La numérisation des flux de travail

Pour rester compétitif sur le marché et satisfaire les clients, il faut évoluer en permanence. Il est nécessaire de stimuler l’innovation et d’inclure la satisfaction des employés pour changer le mode de fonctionnement de l’entreprise. La transformation numérique vise à optimiser les processus et à améliorer l’expérience utilisateur, c’est pourquoi nous allons aujourd’hui parler de la numérisation des flux de travail.

Pourquoi numériser les flux de travail

Les entreprises qui sont conscientes de l’impact de la transformation numérique numériseront clairement leurs processus plus rapidement que celles qui l’ignorent.

Le flux de travail numérique implique l’automatisation des tâches et la migration à distance de la communication avec les travailleurs. Les entreprises ont ainsi l’occasion de devenir numériquement matures et d’améliorer leur efficacité. 

Ces flux de travail placent les informations dans un espace central pour accomplir les tâches en facilitant la répartition et le partage du travail. Elle rationalise également la collecte, l’organisation, la recherche et l’analyse des données et évite la copie et la duplication. 

Les flux de travail traditionnels avec stockage physique impliquent un investissement dans l’infrastructure et la sécurité des documents. La numérisation serait donc particulièrement utile pour les équipes chargées du recrutement, de la comptabilité et des ressources humaines de l’organisation. 

Mais la différence la plus importante entre les flux de travail physiques et numériques est la possibilité d’assigner des tâches et la communication entre les membres de l’équipe. 

L’automatisation permet d’alléger la charge de travail de vos équipes qui effectuent des tâches répétitives ou monotones pour traiter tout problème ou projet de haut niveau. La numérisation du flux de travail réduit les erreurs humaines potentielles et augmente l’efficacité des tâches effectuées.

 

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Étapes de la migration des activités vers un flux de travail numérique

1. Audit et documentation du flux de travail existant

La première étape vers une migration numérique ou la mise en œuvre d’un nouveau modèle d’entreprise consiste à évaluer les systèmes actuels et les moyens de les améliorer. 

Il est nécessaire d’analyser à la fois les ressources financières et humaines et les compétences obtenues pour exécuter une migration. En outre, les dirigeants doivent accepter et reconnaître le potentiel des flux de travail numériques.

Un audit des flux de travail est la première étape du processus de transformation numérique, car il vous permet d’identifier les points les plus inefficaces et ceux qui doivent être améliorés. Les audits permettront de découvrir à la fois comment ces systèmes de flux de travail inefficaces peuvent être améliorés et les points spécifiques où la numérisation pourrait optimiser les flux de travail existants.

2. Conception d’une feuille de route pour la mise en œuvre d’un flux de travail numérique

Une fois que les processus actuels ont été évalués, il est temps de définir un plan de numérisation. Vous devez y classer par ordre de priorité les mesures à prendre et le calendrier de la migration numérique. 

Une fois que vous avez décidé des flux de travail prioritaires, définissez les outils que vous utiliserez ensuite. Ici, il peut être judicieux de rencontrer les personnes associées à chaque tâche, mais il sera toujours préférable d’intégrer des outils simples.

À ce stade, il est bon de savoir combien de temps et de ressources la mise en œuvre exigera et de calculer l’impact du flux de travail sur la productivité du travail. De nombreux flux de travail numériques comprennent des outils d’analyse intégrés, qui permettent de comparer l’efficacité d’une tâche particulière.

3. Intégrer les outils numériques

Avec la planification en main, il est désormais possible d’intégrer des solutions numériques. Au cours du processus de numérisation, il est conseillé de prévoir certaines complications liées à l’équipement et aux compétences. 

Il est évident que pour commencer à utiliser un flux de travail numérique, vous avez besoin d’un outil conçu pour fournir ce service. Certains d’entre eux sont dotés d’une variété de fonctionnalités et de configurations pour vous aider à trouver une solution adaptée à votre taille ou à votre secteur.

Alors que les flux de travail numériques étendent la connectivité des équipes et favorisent une vision unifiée des objectifs, les communications unifiées aident à aligner le dialogue entre les équipes en éliminant le besoin de canaux multiples. C’est pourquoi il est également bon de penser à un outil de communication qui favorise le transfert d’informations.

4. Optimiser et étendre les flux de travail numériques

Pour l’instant, vous devez évaluer si tout fonctionne bien. Au cours de cette étape, vous vérifiez si vous pouvez simplifier les étapes de votre flux de travail ou en éliminer certaines.

Il est préférable de commencer le processus d’automatisation par les aspects de votre flux de travail qui sont les plus répétitifs et les plus reproductibles, car ce sont ceux qui nécessitent le moins de compétences techniques au départ.

Vous devez examiner comment les responsabilités individuelles ont changé ou évolué et fixer de nouvelles attentes qui correspondent le mieux à votre nouveau système numérique.

Une fois que vous aurez compris le processus de numérisation de vos flux de travail, il vous sera beaucoup plus facile de continuer à étendre cet outil à d’autres départements et domaines de votre entreprise ou d’intégrer d’autres outils numériques.

5. Améliorer l’expérience des employés et des clients

L’intention principale d’une digitalisation devrait être d’améliorer l’expérience de l’utilisateur final et de l’employé, qui est la pierre angulaire du succès de toute entreprise. 

En prêtant attention à leur satisfaction, l’entreprise obtiendra de bons résultats, en la rendant plus compétitive et en reflétant ses valeurs dans le monde.

 

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Tendances de la numérisation des flux de travail

Tendances de la numérisation des flux de travail

Imprimantes multifonctions

À mesure que les employés s’habituent à l’environnement numérique et que nous revenons au travail en face-à-face comme avant le début de la pandémie, ils s’attendent à utiliser les interfaces de bureau aussi facilement et confortablement qu’à la maison. 

Les imprimantes multifonctions disposent souvent d’interfaces à écran tactile et d’applications personnalisables qui permettent aux utilisateurs d’adapter les flux de travail à leurs besoins. 

Cet investissement permettra aux entreprises de bénéficier de processus de travail plus accélérés et d’un réseau plus interconnecté de dispositifs numériques.

Le bureau mobile

Aujourd’hui, le bureau peut s’étendre sur plusieurs villes, pays et fuseaux horaires pour inclure tous les membres de l’équipe travaillant de manière interconnectée vers un objectif commun.

Les processus de bureau deviennent plus flexibles pour étendre le bureau. Les travailleurs n’ont besoin que d’un appareil mobile et de l’internet pour accéder rapidement et facilement aux mêmes documents qu’ils utilisent au siège de l’entreprise.

Par conséquent, les entreprises facilitent l’accès des utilisateurs grâce à la technologie. Un accès restreint diminue la productivité et augmente les coûts. 

Adoption de flux de travail spécifiques au secteur

Les entreprises qui adoptent la numérisation sont confrontées à un nouveau défi : concevoir des flux de travail spécifiques à leur secteur. La clé est de mettre en œuvre un flux de travail qui correspond à ces priorités. 

C’est ainsi que nous commençons à voir apparaître des technologies et des développements spécifiques à chaque secteur d’activité pour répondre aux différents besoins en matière de flux de travail. L’un de ces besoins peut être la sécurité des données ou la compression de fichiers extrêmement volumineux pour en faciliter le transfert.

Intégration des flux de travail personnels et professionnels

Avec l’évolution vers la numérisation, la technologie sur le lieu de travail est examinée et des mesures sont prises pour répondre aux exigences de l’équipe et de l’organisation. 

Les employés doivent disposer d’outils numériques conviviaux qui se ressemblent et procurent le même sentiment de sécurité dans leur travail quotidien.

Communications unifiées

Comme mentionné ci-dessus, la mise en place d’un système de communications unifiées sera essentielle pour l’équipe dans une organisation de travail numérique et à distance. 

L’objectif est de faciliter le transfert d’informations entre les travailleurs et les services. Certains outils ont la capacité de fournir des salles de réunion virtuelles, de favoriser le travail en équipe et d’autres fonctions permettant d’envoyer des notes audio ou de sauvegarder des messages et des fichiers.

Logiciel de gestion des tâches

Une autre tendance est celle des logiciels ou systèmes de répartition des tâches. Ils permettent de contrôler et de suivre les activités. Ils permettent également de coordonner le temps avec le travailleur et d’évaluer ses performances.

L’intégration d’un logiciel de répartition des tâches accroît la productivité et l’efficacité de l’entreprise.

 

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Pendant longtemps, les flux de travail traditionnels ont été la solution optimale pour de nombreuses entreprises. En fait, de nombreuses organisations suivent des modèles manuels en documentant les opérations de flux de travail sur du papier et des formulaires.

Cependant, les technologies émergentes cherchent à combler un manque d’efficacité de 20 à 30 % de nombreux processus manuels.

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