Flux de travail : qu’est-ce que c’est, à quoi ça sert et comment l’optimiser ?

Les organisations les plus compétitives optimisent constamment leur flux de travail et se demandent comment elles peuvent faire mieux. Pour gagner en compétitivité ainsi qu’en rentabilité, il est nécessaire de produire des résultats plus efficaces. Vous devez donc apprendre à gérer et à contrôler les tâches de manière à améliorer l’entreprise. Découvrez ce qu’est le flux de travail, à quoi il sert et comment l’optimiser.

Qu’est-ce que le flux de travail et à quoi sert-il ?

Le flux de travail (workflow) est l’organisation et le contrôle d’un ensemble de tâches à accomplir dans le cadre d’un processus métier, du début à la fin.

Elles produisent un résultat pour l’organisation et définissent généralement comment une tâche est gérée et qui est responsable de chaque étape.

L’intention n’est pas de changer les processus, mais de trouver la meilleure façon de réaliser une activité afin qu’elle soit efficace pour l’entreprise. 

En d’autres termes, il s’agit de la création et du contrôle des tâches en identifiant les points d’amélioration et en éliminant les tâches qui n’apportent pas de valeur ajoutée au résultat.

Il est possible de créer un diagramme de flux de travail, qui permettra d’illustrer une ligne des étapes à suivre, ce qui est nécessaire et de répondre à la question de savoir comment augmenter l’efficacité de la tâche. 

En établissant le flux, les tâches peuvent être automatisées, notamment celles du domaine administratif, ce qui améliore le transfert d’informations et permet de gérer la tâche plus rapidement. Ainsi, lorsque la personne responsable d’une tâche la termine, la personne responsable de la tâche suivante est avertie, afin qu’elle sache que c’est son tour.

Dans ce processus, il peut y avoir une série de pénalités pour que les travailleurs ne manquent pas leurs responsabilités, ce qui permet de s’assurer que les tâches des autres travailleurs ne sont pas retardées. Ou bien, au lieu de ces amendes, il peut y avoir des alertes qui indiquent si une personne a passé plus de temps que prévu à faire une activité.

Types de flux de travail

Ce point est assez large car il y a autant de flux de travail qu’il y a de secteurs, d’entreprises et de départements. Ils peuvent être interdépartementaux ou nécessiter une coopération extérieure, mais les trois types de flux de travail les plus courants sont les suivants :

Flux de travail séquentiel

Dont les étapes dépendent de l’achèvement de l’étape précédente pour pouvoir continuer. Ce type de flux de travail comporte des règles conditionnelles qui affectent l’ensemble du processus. 

Flux de travail axé sur les événements. 

Se produit d’un événement à un autre, étant plus complexe que le type précédent. Elle peut comporter des points de retour à des étapes précédentes. Il n’y a pas nécessairement d’ordre spécifique à respecter, l’important étant que les événements se produisent.

Flux de travail basé sur des règles. 

Dans ce type de flux de travail, les règles déterminent la progression de l’activité. Il utilise des conditionnels pour déterminer les étapes et va de pair avec le premier flux de travail.

 

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Comment créer un flux de travail ?

Pour le créer, nous devons prendre en compte 3 éléments ou répondre à 3 questions fondamentales :

  1. Qui sont les responsables ? 

Ce sont les personnes chargées d’exécuter les tâches spécifiques de l’organisation. Chaque étape, groupe d’étapes ou l’ensemble du flux de travail doit avoir une personne déléguée pour son exécution. Cela permet d’identifier les participants, qu’ils soient humains ou systèmes.

Il convient de noter que plus une tâche est automatisée, moins le gestionnaire aura à intervenir et plus il gagnera du temps pour accomplir d’autres tâches.

  1. Étapes à suivre 

Il s’agit de l’ensemble des activités qui doivent être réalisées pour mener à bien une tâche. Si nous parvenons à identifier toutes les tâches en fonction de leur pertinence, de leurs résultats, de leur efficacité, de leur agilité et de l’utilisation des ressources, nous obtiendrons un meilleur contrôle, une meilleure organisation des personnes impliquées et des ressources disponibles.

  1. Quelles sont les entrées ?

Les matériaux nécessaires à l’exécution d’une tâche (équipements, logiciels, documents, informations ou autres) pour obtenir le résultat souhaité. Cette question permet de définir les éléments dont les participants auront besoin pour accomplir leurs tâches et de les fournir à l’avance.

Le rôle de l’automatisation

Aujourd’hui, les flux de travail peuvent être optimisés grâce à des outils d’automatisation. Les systèmes de gestion ou BPMS (Business Process Management System) automatisent l’ensemble du processus.

Grâce à ces systèmes, des flux de travail peuvent être conçus pour représenter les processus de manière standardisée et intuitive, en optimisant les performances de chacun d’entre eux.

Mais l’automatisation apporte beaucoup plus. Elle permet de cartographier en détail les processus d’une organisation, en cherchant à améliorer et à affiner constamment les procédures ainsi que les résultats.

Les BPMS visent à intégrer les personnes, les ordinateurs et les processus dans l’intention de réduire le temps et d’augmenter l’efficacité de l’exécution de tout travail. En outre, il est possible de faire passer le schéma de travail du papier à l’ordinateur.

L’automatisation vise à optimiser toutes les actions possibles. Cela peut aller de l’envoi automatique de notifications et d’alertes à la création automatique de documents ou d’e-mails, selon des modèles. Il permet également l’intégration avec d’autres systèmes d’automatisation.

 

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Quelle est la différence entre Workflow et BPM ?

Les flux de travail et la gestion des processus métier (BPM) sont souvent confondus. Les flux de travail organisent les tâches et les ressources au moyen de règles, contrairement au BPM, qui gère de manière stratégique et globale tous les processus d’une organisation.

En d’autres termes, les workflow ne sont qu’une partie des systèmes BPM, car le BPM englobe bien plus. Examinons leurs différences :

  • Un BPM organise l’ensemble de l’entreprise, intègre les systèmes, les processus et les personnes, alors qu’un flux de travail organise uniquement les documents et les personnes de manière indépendante.
  • Les systèmes de workflow ont tendance à être plus simples et moins évolutifs que les systèmes BPM.
  • Avec un BPM, un grand nombre de workflow peuvent être gérés en même temps, alors qu’un workflow définit une séquence de tâches pour atteindre un résultat.
  • L’objectif des deux est également différent : le BPM gère efficacement tous les processus d’entreprise, tandis que le workflow se concentre sur un seul résultat à atteindre en un minimum de temps et de la meilleure façon possible.
  • Le BPM intègre divers workflow avec l’automatisation.

Comment fonctionnent-ils ensemble ?

Les deux systèmes optimisent les processus de l’entreprise. Le workflow se concentre sur des tâches spécifiques et le BPM centralise tous les processus pour une efficacité totale.

Des workflow bien conçus devraient être une priorité dans la gestion des processus de toute organisation, en rationalisant efficacement chaque tâche. 

D’autre part, il est essentiel que les processus fonctionnent de manière intégrée pour une plus grande portée et efficacité.

De nos jours, il existe des logiciels permettant d’automatiser à la fois la gestion des processus et le workflow. Il est bon d’utiliser des outils qui permettent de gérer les deux fronts ensemble afin d’atteindre un développement organisationnel maximal.

 

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Avantages de la mise en œuvre de workflow

  • Réduction des coûts d’exploitation.
  • Amélioration de la productivité de l’équipe.
  • Réduction des délais de traitement et de réponse.
  • Attribue les tâches de manière appropriée.
  • Il contrôle les processus de l’entreprise de manière plus détaillée.
  • Il intègre différentes applications et systèmes.
  • Améliorer les services et la qualité des services.
  • Elle offre de meilleures conditions aux employés.
  • Il offre le pouvoir de l’adaptabilité.
  • Améliorer toute la communication.
  • Il fournit une aide à la prise de décision.
  • Amélioration de la capacité de planification et de distribution.

Meilleures pratiques dans la mise en œuvre des workflow

  1. Workflow bien définis et documentés

Tous les workflow doivent être clairement définis et documentés. Cela augmentera leur visibilité, et l’ensemble de l’entreprise aura accès à des informations précises.

  1. Optimisation des workflow en fonction des priorités

Organisez les workflow par priorité. Commencez par les tâches qui sont cruciales pour le succès de votre entreprise.

  1. Suivi et optimisation fréquents

Après avoir organisé les workflow, il est important d’assurer un suivi constant et de procéder à des optimisations si nécessaire.

Des outils intégrés pour votre entreprise

Les outils intégrés offrent aux entreprises l’automatisation du plus grand nombre de processus commerciaux, ce qui a un impact considérable sur les résultats de l’entreprise.

Une analyse doit être effectuée pour vérifier quels processus peuvent être optimisés et comment les optimiser au mieux.

Les logiciels BPM vous permettent de cartographier, modéliser, documenter, automatiser, exécuter, gérer et optimiser les flux et les processus de manière intégrée. Il optimise le temps et augmente la productivité dans toute l’entreprise, vous permettant de faire plus avec moins et en moins de temps.

Plus une entreprise est intégrée, plus elle sera pratique dans la gestion de ses processus, en faisant un meilleur usage de ses ressources.

Si vous êtes intéressé par l’acquisition de solutions intégrées pour votre entreprise, nous vous invitons à consulter nos plans et services sur notre site Gestion Direct. Vous pouvez également clarifier tous vos doutes en envoyant un message à gestiodirect@gd.eu ou en appelant le +34 937 37 75 25.

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