La digitalización de facturas con un sistema OCR es una práctica cada vez más común en el mundo empresarial moderno. Con esta solución no solo ahorras tiempo y dinero, también mejoras la precisión y eficiencia de tus operaciones financieras. En este post, te contaremos sobre los beneficios de la digitalización de facturas con ayuda de un OCR. ¡Acompáñanos hasta el final de este nuevo post!
¿Qué es un sistema OCR?
Un sistema OCR (Optical Character Recognition) es una tecnología que permite reconocer y extraer el texto de una imagen, un documento escaneado, un PDF o un vídeo. Siendo que puede convertir el texto en un formato editable, como un documento de Word o un archivo de texto. También, puede ser un formato estructurado, como una tabla o una base de datos.
Un sistema OCR tiene varias aplicaciones prácticas, como la digitalización de documentos históricos o la automatización de procesos administrativos. También, ayudan en la accesibilidad para personas con discapacidad visual, la traducción automática de textos, la búsqueda de información en imágenes o vídeos, entre otras.
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¿Cómo funcionan un OCR?
El software OCR usa algoritmos de reconocimiento de patrones para identificar caracteres en imágenes escaneadas o fotografías de documentos. Para funcionar correctamente, debe realizar varios pasos:
- Preprocesamiento. Consiste en mejorar la calidad de la imagen y eliminar el ruido o las distorsiones que dificulten la lectura del texto.
- Segmentación. Divide la imagen en regiones que contengan texto y separa los caracteres individuales. La segmentación puede ser global, si se aplica a toda la imagen. O local, si se aplica a una región específica.
- Reconocimiento. Identifica los caracteres a partir de sus formas y le asigna un código correspondiente. El reconocimiento puede basarse en métodos estadísticos, o en métodos basados en inteligencia artificial que aprenden a reconocer los caracteres a partir de ejemplos.
- Postprocesamiento. Consiste en corregir los posibles errores de reconocimiento y mejorar la calidad del texto extraído.
Un sistema OCR puede tener diferentes niveles de precisión y rendimiento según el tipo y la calidad de las imágenes, el idioma y el alfabeto, el tamaño y el estilo de los caracteres, etc. Por eso, es importante elegir un sistema OCR adecuado para cada caso y evaluar sus resultados con criterios objetivos.
6 características que debe tener un buen sistema OCR
Un sistema OCR debe cumplir con algunos requisitos básicos para ser considerado un sistema completo y útil. Algunas de esas características son:
- Ser capaz de procesar diferentes tipos de imágenes como fotografías, escaneos, capturas de pantalla, etc.
- Poder procesar diferentes formatos de entrada, como JPG, PNG, TIFF, PDF, etc.
- Tiene la posibilidad de reconocer diferentes idiomas y alfabetos como español, inglés, francés, árabe, chino, etc.
- Es capaz de detectar y corregir errores de ortografía, gramática y puntuación en el texto extraído.
- Tiene capacidad de preservar el formato y la estructura del documento original, como tablas, gráficos, columnas, etc.
- Puede integrarse con otras aplicaciones o servicios, como editores de texto, bases de datos, sistemas de gestión documental, etc.
En conclusión, un sistema OCR es una herramienta útil y versátil que puede facilitar el trabajo y la vida de personas y organizaciones. Por eso, es importante contar con uno que sea eficiente, rápido y fiable.
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4 ventajas de digitalizar tus facturas con un sistema OCR
Una de las herramientas más útiles para digitalizar tus facturas son los sistemas OCR. Gracias a ellos podrás extraer el texto de las imágenes de tus facturas. A continuación, te presentamos otras ventajas que tiene usar este programa en la digitalización de tus facturas:
5 pasos para elegir un sistema OCR para la facturación electrónica
Para elegir el OCR correcto para la facturación de tu empresa, es importante que tomes en cuentas los siguientes factores:
Al elegir un proveedor de OCR es importante buscar uno que tenga una buena reputación en cuanto a seguridad y privacidad. Además, es importante asegurarse de que los datos se almacenan en servidores seguros y que se utilicen medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos.
GD OCR, la opción correcta para digitalizar tus facturas
En GestionDirect contamos con GD OCR el cual procesa todos los documentos de entrada de forma automática con inteligencia artificial. Estos documentos pueden ir desde facturas, altas de autónomos, DNI, etc.
También, podrás recibir tus documentos desde cualquier canal: mail, PDF, escáner, foto. El sistema OCR lo lee directamente y lo gestiona con ayuda de la IA. Además, el OCR es capaz de leer las facturas y extraer la información necesaria para contabilizar.
A través de la IA se encarga de archivar, trazar, contabilizar, presentar o enviar las facturas o documentos que necesites gestionar. Esto te permitirá reducir costos, tiempo de trabajo y mejorar la eficiencia de tu empresa. Así que no sigas perdiendo el tiempo y consigue tu sistema OCR ideal.
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