Tipos de mapa de procesos: cuántos hay y técnicas para elaborar uno

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Se dice que si puedes explicar exitosamente un proceso a alguien que no esté relacionado con él, es sinónimo de que lo dominas por completo. Llegar a este punto no es sencillo, pero, ciertamente, el camino más corto para dominar un proceso a la perfección es aprender cómo hacer un mapa de procesos y cuál de todos sus tipos se ajusta mejor a las necesidades de tu empresa, ¿quieres conocer los tipos de mapas de procesos que existen? Acá te contamos cuáles son, ¡Vamos!

¿Qué es un mapa de procesos?

En artículos anteriores ya te hemos explicado qué es un mapa de procesos, pero, en caso de que no hayas visitado nuestro artículo anterior o sigas sin entenderlo del todo, acá te lo explicamos una vez más.

Los mapas de procesos, también conocidos como diagramas de flujo, son una herramienta implementada por los líderes de empresas para planificar de la manera más gráfica posible los flujos de trabajo y procesos de la organización.

La función de un mapa de procesos es comunicar cómo funciona un proceso de forma exacta, directa y concisa, permitiendo que los miembros del equipo lo comprendan con facilidad sin tener que confundirse con largas explicaciones verbales.

Cuando haces un mapa de procesos de principio a fin te resultará más simple comprender cómo funciona el proceso en su totalidad e identificar cuáles son las ineficiencias que el mismo tiene. 

En definitiva, el mapa de procesos resulta de gran utilidad para comunicar un proceso de forma concisa, abordar un tema frecuente dentro de un proceso en específico o coordinar las responsabilidades que tendrá cada miembro del equipo.

 

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¿Cuántos tipos de procesos existen?

Antes de comenzar con el mapeo de procesos, sobre todo si harás uno de tu empresa, es fundamental que conozcas los tipos de procesos que hay en una organización. Entre ellos, podemos destacarte los siguientes:

Procesos estratégicos

Los procesos estratégicos hacen referencia a todo el conjunto de actividades y tareas que conciernen a la alta dirección y forman parte de los planes de acción de la empresa. 

Como ejemplo, podemos mencionarte el lanzamiento de nuevos productos y cada uno de los pasos que hay que llevar a cabo para completarlo.

Procesos clave o procesos operativos

Los procesos operativos son esenciales y giran en torno al objetivo final de la empresa, es decir, están implicados directamente con el producto que la misma desarrolla o el servicio que comercializa. Estos son considerados como los procesos más importantes, pues son los que le entregan valor al cliente de forma directa.

Procesos de apoyo o soporte

Este tipo de procesos sirven de soporte a los procesos estratégicos y operativos, y sirven para garantizar que estos se ejecuten correctamente. Este tipo de proceso no entrega un valor a los clientes de forma directa. Como ejemplo, podemos mencionarte el proyecto de formación de empleados.

¿Por qué hacer un mapeo de procesos en tu empresa?

El mapa de procesos de una empresa permite la consolidación de ideas y la simplificación de procesos, ya que comunica visualmente los pasos necesarios para llevar a cabo la idea.

El mapa de procesos puede ayudarte a ti y a tu equipo de múltiples formas, por ejemplo:

  1. Ayudan a identificar ineficiencias, cuellos de botella, omisiones y otros problemas que puedan interrumpir el flujo de trabajo.
  2. Las ideas complejas se dividen en pasos más pequeños y se simplifican.
  3. Facilita significativamente la comprensión exhaustiva de cualquier proceso.
  4. Detectan las contingencias a tiempo y permiten su pronta resolución.
  5. Las responsabilidades son delegadas equitativamente entre varias personas o departamentos.
  6. Constituyen la documentación clara sobre el proceso a la que cualquiera puede acceder y utilizarlo a modo de manual.
  7. Simplifican la comunicación a través de un formato visual fácil de entender para los usuarios.
  8. Agilizan la toma de decisiones en la medida que las comunicaciones se simplifican. Todos tienen conocimiento total de la situación, pues saben cómo funciona el proceso.
  9. Al brindar ayuda a los empleados, el desempeño de los mismos mejora, así como su satisfacción laboral. Pues no hay estrés, mala comunicación, ambientes pesados, etc.
  10. Permiten que tu empresa cumplan con los estándares establecidos por las normas ISO 9000 e ISO 9001.

6 tipos de mapa de procesos

Los mapas de procesos existen con diversas formas y tamaños, pero todos cumplen con un mismo propósito: facilitar la comprensión y dominio de los procesos. Sin embargo, no existe un único tipo de mapa, pues no todos pueden ser usados en todos los proyectos.

En la siguiente lista te mencionaremos los tipos de mapas de procesos más comunes:

Mapa de procesos

1. Diagrama de flujo

La forma más básica y conocida de los mapas de procesos son los diagramas de flujo. Un diagrama de flujo básico utiliza símbolos del mapa de procesos que ilustran las entradas y salidas de cualquier proceso y los pasos necesarios llevarlo a cabo.

Pueden ser utilizados para la planificación de nuevos proyectos, la mejora de las comunicaciones internas, agiliza la resolución de problemas y mejora la gestión de los flujos de trabajo.

Asimismo, los diagramas de flujo resultan idóneos para mostrar cómo se realiza un proceso de principio a fin, por lo general es un orden secuencial.

2. Mapa de procesos de alto nivel

El mapa de procesos de alto nivel, conocido también como mapa descendente o de la cadena de valor, otorga una vista completa y de alto nivel del proceso que se intenta plasmar y entender. Los pasos del mismo se limitan a lo esencial del proceso y en el mapa se muestran detalles mínimos.

Este tipo de mapa suele usarse con el fin de definir los procesos de negocios e identificar los pasos que se necesitan. Es una solución para explicar cualquier proceso de forma rápida a aquellos que no necesitan conocer cada etapa del proceso, sino que solo necesitan tener un panorama general del mismo.

3. Mapas de procesos detallados

A diferencia del mapa de alto nivel, el mapa de procesos detallado se ocupa en brindar todos los detalles de cada paso e, incluso, los subprocesos. No escatima en información. 

Por su naturaleza, brinda mayor entendimiento del proceso creado y es el más eficaz a la hora de detectar los cuellos de botella.

4. Mapas inter funcionales (swimlane)

El mapa de procesos inter funcional, también conocido como mapa swimlane, se encarga de determinar todas las actividades de un proceso en “carriles” para así designar quién es el responsable de cada tarea. 

En ese sentido, el mapa se divide en canales para cada miembro, enumerando cada actividad que haya en el canal del responsable correspondiente. Con su ayuda, es posible resaltar los distintos roles involucrados y las interacciones que existen entre los participantes.

Son de gran ayuda para identificar las ineficiencias del proceso como las redundancias, los retrasos y las posibles fallas.

5. Mapa de flujo de valor

Este tipo de mapa procura señalar las acciones y pasos que deben realizarse para entregar un producto o servicio a los clientes. Es en ellos en los que se basa el viaje del cliente donde son aplicadas las etapas que suceden cuando un cliente, por ejemplo, contrata un plan de internet.

Los mapas de flujo de valor pueden ser aplicados para optimizar los procesos de este tipo, ahorrar costos en las operaciones y, sobre todo, ofrecer una mejor atención, más eficiente y rápida.

6. Diagrama SIPOC (Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas, Clientes)

El diagrama SIPOC no es tanto un mapa, sino un gráfico que muestra aquellos elementos claves involucrados en cualquier proceso que será parte de un nuevo proyecto. 

Tal y como lo sugiere su acrónimo, este diagrama debe contener 5 columnas que incluyan los pasos básicos del proceso, tales como las entradas, los clientes, las salidas y los proveedores de cada entrada.

Por esa razón, resulta una herramienta que puede ser implementada antes de diseñar otro tipo de mapeo. De esa forma, ayuda a definir trabajos complejos y a designar a los responsables en cada una de las etapas.

 

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Técnicas de mapa de procesos

Según sean tus necesidades y preferencias, puedes personalizar tu mapa de procesos. Sin embargo, antes de tomar tu lápiz y papel, puedes seguir nuestros consejos generales y potenciar su efectividad.

A continuación te contaremos las mejores prácticas sobre los mapas de procesos para que puedas aplicarlas cuando estés comenzando:

Cuando apliques tu mapa de procesos:

  1. Establece los límites del proceso que quieres representar de forma que esté incluida solo la información necesaria.
  2. Establece objetivos claros.
  3. Asegúrate de solo crear mapas con un resultado objetivo definido.

Al diseñar tu mapa

  1. Trabaja de atrás hacia adelante, desde las salidas hasta las entradas.
  2. Mantén los subprocesos sencillos.
  3. Incluye los detalles que consideres necesarios, nada más y nada menos.
  4. Integra anotaciones estandarizadas, de ese modo todos estarán alineadas.

Al momento de revisar tu mapa

  1. Pide feedback de los involucrados.
  2. Detallas las rutas alternativas para llegar a las condiciones elegidas cuando sea el momento.
  3. Crea un mapa de tu proceso actual. No importa si no es perfecto, lo importante es comenzar y, desde allí, mejorarlo.

 

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Ahora que sabes cuáles son los tipos de mapas de procesos que existe, ¿qué esperas para hacer tu propio mapa de procesos y agilizar los procesos en tu empresa? Si quieres seguir informado sobre las nuevas tendencias empresariales, suscríbete a nuestro blog en Gestion Direct y mantente siempre actualizado. Ante cualquier duda, puedes escribirnos a nuestro correo gestiondirect@gd.eu y nuestros profesionales te atenderán con todo el gusto.

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