Las firmas escaneadas se convirtieron en una actividad cotidiana de las empresas y emprendedores al hacer negocios. Sin embargo, tratar con documentos con la firma escaneada puede conllevar algunos riesgos para las mismas. ¿Quieres saber de qué hablamos? Quédate y descubre los riesgos de usar una firma escaneada en tus documentos, ¡vamos!
Diferencias entre la firma escaneada y la firma electrónica
La firma electrónica y la firma escaneada son dos formas de firmar documentos digitalmente. Pese a ello, tienen características y efectos jurídicos muy distintos.
La firma escaneada es una imagen digital de una firma manuscrita obtenida al escanear un documento previamente firmado a mano. En cambio, la firma electrónica es un conjunto de datos que identifica al firmante y se asocia al documento que firma.
Esta no tiene un valor legal debido a que es imposible identificar al firmante. Además, no es posible probar el consentimiento de las obligaciones derivadas del documento.
Dicho esto, la firma electrónica sí tiene valor legal. Siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos por la ley y garantice la autenticidad, integridad y consentimiento del firmante.
Frente a la firma escaneada, la cual es fácil de alterar y falsificar, la electrónica ofrece un mayor nivel de confianza y seguridad.
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¿Qué es la firma electrónica en España?
La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que identifica al firmante de un documento, asegurando su integridad. Esta es el equivalente electrónico a una firma manuscrita y tiene efectos similares en lo jurídico. La misma se asocia a un documento y es intransferible.
La firma electrónica en España se regula mediante la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza y el Reglamento (UE) N.º 910/2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014 (eIDAS).
Siendo así, entre sus funciones básicas destacamos:
- Identificar al firmante de forma inequívoca.
- Asegurar la integridad de los documentos firmados. Es decir, garantiza que es el mismo que el original y no ha tenido alteraciones.
- Asegurar el no repudio del documento, o sea, asegurar que los datos del firmante para efectuar la firma sean únicos y exclusivos.
5 peligros de firmar tus documentos con una firma escaneada
Puede que la firma escaneada te sea una herramienta de gran utilidad y segura a la hora de realizar trámites. Pero, implica ciertos riesgos que debes conocer y prevenir. Conoce aquí los 5 más comunes:
Facilitas la falsificación de tu firma
Al enviar un documento con tu firma escaneada, te expones a que sea copiada y pegada en otros documentos sin tu consentimiento. Esto puede tener consecuencias graves, como que te hagan responsable de contratos o acciones ilegales que no has hecho.
Para evitar este riesgo, es mejor usar una solución de firma electrónica. Esta será capaz de garantizar la autenticidad e integridad de tu firma y no permitirá su reproducción o manipulación.
Cualquiera puede alterar fácilmente los documentos que has firmado
Al escanear y enviar por correo electrónico una firma física, estás permitiendo que otros editen el documento sin tu conocimiento ni consentimiento. Esto puede afectar al contenido y al sentido del documento, y puede generar conflictos o reclamaciones.
Por ello, es mejor usar una solución de firma electrónica que preserve la integridad de los documentos firmados y que impida su modificación o alteración.
Se puede anular la validez legal de tu firma con mucha facilidad
Si no cuentas con los servicios de un tercero de confianza que certifique la validez legal de tu firma, podrías tener problemas para demostrarla en caso de una disputa legal. Esto puede hacer que pierdas tus derechos o tengas que asumir obligaciones que no te corresponden.
Para que esto no suceda, lo mejor que puedes hacer es usar una solución de firma electrónica que cumpla con los requisitos legales y reglamentarios. Además, debe proporcionar evidencias suficientes para probar la identidad, el consentimiento y la intención de los firmantes.
Podrías generar falta de confianza en clientes y proveedores
Si envías documentos con una firma escaneada que no ofrece ninguna garantía de seguridad ni cumplimiento, podrías transmitir una imagen poco profesional y generar desconfianza en tus relaciones comerciales.
Esto puede afectar a tu reputación y a tu competitividad en el mercado. Lo mejor para ti y tu empresa es implementar una herramienta de firma electrónica que ofrezca confianza y transparencia a tus clientes y proveedores y que les facilite el proceso de firma.
Dificultas que tus clientes y proveedores realicen una firma adecuada
Si les pides que firmen documentos con una firma escaneada, les estás obligando a seguir un proceso engorroso y poco eficiente que podría afectar su satisfacción y fidelidad. Puedes perder oportunidades de negocio o que aumente el tiempo y el coste de las operaciones.
Lo más adecuado es evitar este riesgo e implementar una solución de firma electrónica que simplifique el proceso y que se adapte a las necesidades y preferencias de tus clientes y proveedores.
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5 ventajas que tiene firma electrónicamente
Firmar electrónicamente tiene muchas ventajas tanto para las empresas como para los clientes y usuarios que necesiten hacer trámites en línea. Algunas de las más importantes son:
¿Qué documentos puedes firmar electrónicamente en España?
En España se pueden firmar electrónicamente la mayoría de documentos en el ámbito personal y profesional. Claro está, siempre que se cumplan los requisitos legales y técnicos establecidos por la ley y el reglamento eIDAS. Algunos ejemplos de documentos que se pueden firmar electrónicamente son:
- Declaración de la renta a través de Internet.
- Solicitudes en los registros electrónicos administrativos.
- Petición de la vida laboral.
- Recepción de notificaciones electrónicas.
- Firma de correos electrónicos.
- Firma de facturas electrónicas.
- Contratos laborales, jurídicos, financieros, comerciales, etc.
- Seguros, arrendamientos, hipotecas, etc.
- Nóminas o documentos acreditativos del pago de salarios.
¿Cómo puede ayudarte GD Firma electrónica?
En Gestion Direct te ofrecemos nuestro software de firma electrónica con el que podrás tu propia firma y poder realizar tus trámites. Todo desde la comodidad de tu oficina o tu casa. Además, con este programa podrás:
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