El proceso de digitalización no hay que tomárselo a la ligera. Varias empresas han fallado por desconocimiento o falta de planificación. Antes de comenzar asegúrate de estar preparado. En este artículo te damos unas series de recomendaciones al momento de crear un plan de digitalización para tu empresa.
¿Qué es un plan de digitalización?
La tecnología avanza diariamente y las exigencias y necesidades de los usuarios cambian con ella. Esta es la misma razón por la que las empresas no pueden quedarse atrás si desean cumplir con una mejor experiencia al usuario.
Los próximos 3 años España estará recibiendo diferentes ayudas para la digitalización de empresas, microempresas, pymes y autónomos y, es necesario que ya cuenten con una estrategia digital.
Un plan de digitalización consiste en un documento con información relevante sobre el tipo de iniciativas en el ámbito digital que va a llevar a cabo la empresa para lograr sus metas.
El fin final, es tener una ruta para lograr la transformación digital a través de las acciones que se plasman en dicho documento.
En este plan deben participar todos los directivos de la empresa y reflexionar sobre las necesidades de la empresa y procesos más importantes.
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¿Qué incluye un plan de digitalización?
El plan de digitalización incluye:
- Integración de nuevas tecnologías y herramientas digitales, aplicaciones para mejorar procesos internos e incrementar la productividad.
- Modernización de los equipos tecnológicos y del software.
- Optimización de la presencia online del negocio. Esto incluye posicionamiento SEO y SEM en página web y redes sociales.
- Apertura y optimización de canales digitales especializados en atención al cliente y ventas.
- Estudio sobre la posibilidad de abrir nuevos modelos de negocio basados en las nuevas tecnologías.
- Acciones para garantizar la seguridad de los datos y procesos de la empresa.
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¿Cómo crear un plan de digitalización?
1. Identifica tus objetivos
Cada empresa tendrá sus propios objetivos y se encontrará diferentes necesidades. Se debe realizar un análisis preliminar que integre una evaluación de todas las áreas de la organización para identificar debilidades y oportunidades.
2. Identifica qué necesitas
En muchas ocasiones, implementar nuevas tecnologías supone realizar cambios en la organización o los procesos de la misma. En este punto, es importante identificar los cambios que debes realizar, los tipos de tecnologías y el presupuesto de inversión.
El equipo debe estar al tanto de los cambios y se debe hacer una estructuración flexible que se adapte a la nueva estrategia.
3. Define las tecnologías a implementar
Aquí es necesario alinear todos los elementos de la empresa a la digitalización. Se debe elegir las tecnologías que se van a implementar y el proveedor.
La organización debe dividir la digitalización entre los procesos internos, procesos externos y el equipo digital.
En los procesos internos que son todas las actividades que se realizan dentro de la empresa como las finanzas, las ventas, recursos humanos, atención al cliente, el almacenamiento, la producción, la ciberseguridad, servidores, bases de datos, entre otros.
Las soluciones que se pueden implementar para procesos internos son los sistemas de gestión, inteligencia artificial, big data, inteligencia de negocios o sistema blockchain.
Los procesos externos son aquellos donde el éxito depende de factores que se encuentran fuera del control de la empresa aquí entra la presencia en internet, las redes sociales, el marketing de contenidos y el posicionamiento SEO y SEM. En estos procesos más que tecnologías, se deben tomar diferentes acciones para la optimización de cada una.
Por último, en el equipo digital hay que tomar en cuenta las competencias digitales, las habilidades del equipo humano, el liderazgo digital y las capacidades de las herramientas tecnológicas.
Teniendo todo esto presente, la implementación será rápida y eficiente.
4. Ejecuta el plan
Una vez el plan de digitalización esté listo, se debe ejecutar. Es bueno contar con un cronograma de acciones y los recursos destinados para cada área. Cada acción debe ser guiada por un responsable, y también se debe tener flexibilidad para realizar cambios sobre la marcha.
Habla con tu equipo sobre la implementación digital y realiza un análisis de resultados cuando el plan se haya llevado a cabo por completo. Esto te permitirá evaluar el éxito y la adaptación a las nuevas tecnologías.
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Recomendaciones al crear un plan de digitalización
Para realizar un excelente plan de digitalización te recomendamos las siguientes cosas:
- Al momento de analizar tus necesidades, ten en cuenta tu presupuesto y cuál es tu capacidad de inversión. No siempre es necesario adquirir el producto o servicio más costoso, pero tampoco es bueno pagar el más barato si no logra cumplir con los requerimientos de la organización.
- Piensa cuál será el impacto que tendrá la empresa con la implementación de tal o cuál tecnología, cómo afectará al equipo y cómo será el proceso de adaptación.
- Nombra a un responsable. Si no puedes entrar de lleno en el proceso de digitalización empresarial, encuentra a una persona experta en el tema que pueda hacerlo. En ocasiones es bueno nombrar un encargado por departamento, pero si la empresa es pequeña lo más recomendable es que se encargue una sola persona.
- Establece prioridades, no es bueno querer lograr todo al mismo tiempo. Define qué es lo más importante y crea una lista de qué es primero y qué después.
- Comienza primero por los procesos internos. Los factores externos suelen variar mucho, además para que tus clientes crean que tu empresa está digitalizada, es bueno estarlo de verdad.
- Empápate sobre las tecnologías que vas a implementar. Conoce las obligaciones que debes cumplir y es importante que tengas al menos una base para manejarlas.
Crear tu plan de digitalización es una herramienta indispensable para la transformación digital. Prepárate antes de solicitar cualquier financiamiento para este proceso y apóyate de tu equipo para lograr tus objetivos.
Si necesitas una consultoría para realizar este plan de digitalización puedes enviarnos un correo a gestiodirect@gd.eu o habla con uno de nuestros expertos al +34 937 37 75 25. Con gusto atenderemos tus dudas y preguntas.
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