Desde sus inicios, las empresas deben valerse de la información que generan para evaluar si están yendo por buen camino, o si por el contrario, se han desviado de sus objetivos iniciales. Las métricas básicas a veces no son suficientes, por eso, en este artículo podrás leer qué son los KPIs y para qué sirven.
¿Qué es un KPI?
Las siglas KPI vienen del inglés Key Performance Indicator, que traducido al español sería Indicador Clave de Actuación, el cual representa una forma de medir si una acción está atendiendo a los objetivos propuestos por una organización.
Existen múltiples indicadores que pueden ser medidos, desde las ventas o visitas a un blog hasta si los trabajadores están siendo productivos. Pueden ser un número o un porcentaje y lo importante es saber cuáles son los mejores indicadores para medir.
¿Para qué sirve un indicador clave?
Un indicador puede medir, comparar y monitorear, con el fin de conocer el desempeño de los procesos y diferentes actividades realizadas para trabajar en las estrategias del negocio. Se trata de medir los resultados para aportar información real a la toma de decisiones.
Más que métricas, los indicadores clave son realmente valiosos para la estrategia y competitividad de la organización frente al mercado.
Cuando se establece un plan con objetivos, se deben definir qué procesos se medirán y cómo se hará. Así los KPIs generarán insights para la mejora continua. Por esta razón, la evaluación constante de los KPI es fundamental para lograr los resultados deseados y comprender dónde se está y cómo mejorar.
¿Por qué deben utilizarlos las empresas?
Valorar la función de los KPIs se convertirá en un punto importante para las empresas de las próximas décadas. Solo sabiendo la información que ofrecen, aumentarán la eficacia y la eficiencia de tus procesos.
Los KPIs permiten medir el rendimiento de la empresa en todos los sentidos y ver la dirección de los objetivos a corto y largo plazo. Estos mostrarán el camino a seguir y vincularán el camino con el propósito de tu empresa.
También funcionarán para comprobar que los esfuerzos realizados por cada departamento han valido la pena y ver el posicionamiento de la web, ofreciendo una visión general de los clientes y las ventas.
Además, analizarán todos los datos y en base a ellos, mostrará los objetivos que pueden plantearse para los próximos meses y trimestres.
Los Dashboard son una herramienta que nos muestra los principales KPIs que intervienen en el crecimiento de un proyecto o una empresa para que los líderes puedan contar con información relevante para hacerla caminar de forma correcta.
Es recomendable realizar un Dashboard periódicamente trayendo múltiples beneficios para la toma de decisiones.
¿Cómo establecer los KPIs?
Existen varias formas de definir los KPI pero en todos los casos es necesario hacer un análisis previo y establecer un método para identificar los indicadores correctos. Por otro lado, hay que tener en cuenta que dependiendo del área de la empresa o tipo de negocio los indicadores variarán. Los pasos que se suelen seguir para elegir estos indicadores de rendimiento son los siguientes:
- Identificar el departamento, proceso o estrategia que se quiere medir
- Definir el objetivo relacionado a cada KPI
- Definir la metodología a seguir para realizar la medición
- Recoger los resultados de rendimiento
- Actualizar el indicador periódicamente
Para ser precisos es recomendable empezar eligiendo tres objetivos prioritarios y luego seleccionar un máximo de tres KPI para cada uno. A veces, solo vas a necesitar un KPI para medir un objetivo, pero si piensas que te hacen falta cinco o seis indicadores es muy probable que tu meta no esté bien definida.
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Tipos de indicadores según áreas de negocio
Cada empresa, sector o departamento requiere de unos indicadores de rendimiento diferentes. Medir uno u otro dependerá de las necesidades que tenga. Estos son algunos KPI específicos según distintas áreas de negocio:
KPI de ventas
Los KPI de ventas miden el rendimiento y desempeño de una estrategia o táctica ejecutada por una empresa, algunos son:
- Satisfacción del cliente
- Compromiso y motivación del equipo comercial
- Niveles de facturación
- Número de ventas cerradas
Todos ellos estarán orientados a mejorar las ventas y la facturación.
KPI de logística
Los indicadores de logística permiten eliminar los errores en el flujo de entrega de bienes, reducir costos, potenciar la rentabilidad y mejorar la productividad de los empleados. .Algunos ejemplos:
- Abastecimiento de inventario
- Rotura de stock
- Plazo de aprovisionamiento
- Distribución de los productos
- Coste de transporte sobre ventas
- Calidad de los productos
KPI de producción
Las empresas que producen o fabrican sus propios productos también pueden analizar datos de estos y son fundamentales para favorecer la mejora constante de los procesos de producción de cualquier empresa. Estos KPIs son:
- Coste medio de la orden de compra
- Errores de previsión de demanda
- Tiempo de producción de un producto
- Tiempo de inactividad
KPI financieros
Estos están relacionados con la estrategia de la compañía. Miden el crecimiento de los ingresos y gastos de la empresa, aumento de beneficios y la buena utilización de los recursos de la empresa. Algunos son:
- Margen de utilidad
- ROI (Retorno de la inversión)
- Apalancamiento financiero
- Punto de equilibrio
KPI marketing digital
Estos se encargan de evaluar el posicionamiento de la marca en el internet y las redes sociales así como la cantidad de conversión según los leads. Estos KPIs pueden ser:
- Tráfico a la web
- Usuarios recurrentes y nuevos usuarios
- Tiempo de permanencia en la página web
- Tasa de rebote
- Leads conseguidos
- Engagement de los usuarios / CTR (Click Through Rate)
- Número de seguidores en los perfiles sociales
KPI retail
Los KPI retail son indicadores que miden el aumento de las ventas e intentan buscar opciones para reducir los gastos comerciales. Algunos son:
- Ratio de conversión
- Número de visitas
- Horas con mayor tránsito
- Ventas por visita
- Ticket promedio
- Grado de satisfacción
Implanta una cultura digital que incluya el análisis de situación de la empresa cada cierto tiempo y evalúa el avance de tus metas y objetivos.
¿Cómo debe ser un KPI?
Dependiendo de lo que quieras evaluar, deberás escoger un KPI u otro, aún así cualquier de ellos debe tener una serie de características para que funcione. Estas características son:
- Los indicadores deben estar alineados a los objetivos, deben ser realistas y viables para aplicar a tu modelo de negocio.
- Todos los datos escogidos deben ser capaces de medirse y poderse cuantificar.
- Deben ser relevantes y exactos. Defínelos de forma precisa y elige solo la información más importante.
- Ser periódicos, debe reflejar fechas concretas y analizarse de forma periódica para ver su rendimiento.
- Estar estandarizados y ser prácticos para que los responsables actúen sobre la toma de decisiones.
¿Cómo calcular los KPIs?
Dependiendo del KPI que estemos midiendo, la forma de calcularlo será de una o otra. Lo más normal es calcularlo, mediante fórmulas matemáticas.
Hoy en día existe otra forma de calcularlos más fácilmente. Si no quieres complicarte la vida es recomendable hacer uso de un software de gestión para la planificación, seguimiento y control de KPIs.
Estos programas recogen los datos y la analizan automáticamente sin que la persona haga nada y logrando ahorrar mucho tiempo en su cálculo. Los mismos, suelen contar con tableros bastante entendibles, donde puedes ver el progreso de los KPIs a lo largo del tiempo.
Realizar un análisis de situación de tu empresa podrá indicar en dónde se encuentras y guiarte a donde quieres llegar.
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