La gestión documental es un proceso crucial para cualquier empresa que desee optimizar su eficiencia y productividad. A medida que las organizaciones crecen, la cantidad de documentos aumenta exponencialmente. Esto hace difícil mantenerlos organizados y acceder a ellos de manera rápida y eficiente. A continuación, entérate de qué es la gestión documental y cuáles son los beneficios que aporta a tu empresa, ¡vamos a ello!
¿Qué es la gestión documental de una empresa?
La gestión documental es el proceso mediante el cual una empresa organiza, almacena y controla el acceso a sus documentos y registros. Es decir, todos los documentos que genera y maneja en el curso de su actividad.
Esta gestión implica la implementación de políticas y procedimientos que aseguran que los documentos se almacenen y manejen de manera segura. Siendo así que sea posible recuperarlos rápidamente cuando sea necesario. Además, deben estar disponibles para aquellos empleados que los necesiten.
Pero ahí no termina todo, también implica el uso de un sistema de almacenamiento y organización de los documentos que permite el acceso rápido y fácil a la información. Esto puede ser útil a la hora de acceder a archivos relevantes que contribuyan con la toma de decisiones.
En ese sentido, la gestión documental también puede incluir la digitalización de los documentos en papel. Pero no solo eso, también permite la indexación y etiquetado de documentos.
También puede interesarte: ¿Qué es la firma electrónica?
¿Cuáles son los conceptos clave de la gestión documental de una empresa?
Los tipos de archivos que pueden ser gestionados en el proceso de gestión de archivos varían según la empresa. A continuación, te mencionamos los más comunes:
Es importante mencionar que esta lista no es exhaustiva. Cada empresa tiene su propio conjunto de documentos y registros que deben gestionarse. Además, la gestión documental también puede aplicarse a archivos físicos y digitales, y puede ser realizada en servidores locales o en la nube.
Siendo así, otros conceptos claves son:
- Digitalización. Esta es la transformación de los documentos físicos en formato digital para facilitar su almacenamiento y gestión documental.
- Indexación. Es la clasificación y etiquetado de los documentos para identificar fácilmente su contenido y ubicación.
- Almacenamiento. Consiste en la elección del lugar y la forma en que se guardarán los documentos para su fácil acceso y protección.
- Control de acceso. Es la limitación del acceso a los documentos solo a las personas autorizadas. Esto permite la gestión de los permisos de acceso a los diferentes usuarios.
- Conservación. Se trata de la preservación de los documentos durante el tiempo necesario para cumplir con las regulaciones legales y fiscales.
5 beneficios de la gestión documental para tu empresa
La gestión documental es fundamental para el funcionamiento eficiente y organizado de cualquier empresa en la era digital. La gran cantidad de información generada diariamente por las organizaciones requiere un enfoque estratégico y estructurado para su manejo.
En este sentido, la implementación de un sistema de gestión documental ofrece beneficios significativos para las empresas. Estos van desde la optimización de procesos y la reducción de costos, hasta la mejora en la toma de decisiones y el fortalecimiento de la seguridad.
¿Quieres saber más? Mira a continuación donde te detallamos los 5 beneficios claves:
1. Ahorro de tiempo y reducción de costos
La gestión de archivos bien implementada permite ahorrar tiempo, ya que los empleados pueden acceder y encontrar rápidamente la información que necesiten.
Además, la autorización de procesos y eliminación de documentos duplicados o innecesarios puede reducir costos de almacenamiento y administración.
2. Mayor eficiencia y productividad
Una gestión documental eficaz permite mejorar la eficiencia empresarial al permitir a tus empleados acceder fácilmente a la información que necesiten. Como consecuencia, podrán resolver tareas en un menor tiempo.
Esto permite mejorar la productividad en general y así ayudar a la empresa a cumplir con sus objetivos.
3. Mejora de la colaboración y el trabajo en equipo
Una buena gestión documental facilita la colaboración entre equipos al permitir el acceso e intercambio seguro de información y documentos. Como consecuencia, es posible ayudar a los empleados a trabajar juntos de forma eficaz y conseguir mejores resultados.
4. Mayor seguridad y cumplimiento
De hacerse de forma adecuada, la gestión documental puede mejorar la seguridad de la información. Así, será posible limitar el acceso a los documentos y registros solo a empleados autorizados.
Además, tu empresa puede verse apoyada al cumplir con las regulaciones gubernamentales y las leyes de privacidad de datos. De esa forma, se reduce el riesgo de multas y sanciones.
5. Mejora de la toma de decisiones
Una gestión documental bien estructurada puede proporcionar información valiosa y datos históricos que pueden ayudar a los gerentes y líderes empresariales a tomar decisiones informadas y estratégicas.
También puede interesarte: ¿Qué es la gestión documental inteligente?
Cómo implementar una gestión de archivos efectiva
Implementar una gestión documental efectiva es esencial para optimizar los procesos documentales de una empresa. En este apartado, exploraremos los pasos clave para lograr una gestión de archivos eficiente.
Desde la evaluación de las necesidades específicas de la empresa hasta la selección de las herramientas y tecnologías adecuadas. Así como la capacitación del personal y el establecimiento de procesos claros, descubriremos cómo llevar a cabo una implementación exitosa. Dale un vistazo a los 3 pasos principales:
Crea y gestiona tus documentos con GD Documentos
Nuestros software GD Documentos te permite crear contratos y documentos de forma automática y sin errores. Podrás crear documentos de todo tipo: jurídicos, empresariales, contratos y más sin necesidad de redactarlos desde cero.
Gracias al poder de la inteligencia artificial de GD, lo que quieras estará listo en muy pocos clics.
De la mano de las características que antes te hemos mencionado, podrás visualizar y gestionar en tiempo real el trabajo de tu equipo. Pudiendo otorgar accesos diferenciados a tu equipo y así puedan acceder a la información y funcionalidades que realmente necesiten.
Además, imagínate poder vigilar los estatus de los documentos: si están proceso, acabados, enviados o firmados.
Esto y mucho más con nuestro software. ¿Quieres una demo? Escríbenos a gd@gestiondirect.eu.
También puede interesarte: ¿Cómo automatizar contratos?
La gestión documental es una estrategia clave para mejorar la eficiencia y productividad de tu empresa. En tiempos digitales, es aún más importante contar con un software adecuado que se adapte a las necesidades de las estructuras empresariales españolas.
¡No pierdas más tiempo y toma las mejores decisiones en gestión documental para tu empresa! Contáctanos a través de nuestro correo gd@gestiondirect.eu y solicita una demo de nuestro software GD Documentos.
También, te brindamos el asesoramiento necesario y personalizado para impulsar la digitalización de tu despacho o pyme y garantizar el éxito.
