La digitalización de documentos es fundamental para cualquier empresa en estos últimos años, donde la transformación digital es el objetivo principal. Cuando existen tantos documentos, es importante conocer cómo gestionarlos de manera que se pueda ahorrar más tiempo, y espacio de almacenamiento. Contar con un sistema OCR puede ayudarte en este punto, lee más al respecto a continuación.
¿Qué es un OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres?
Al expresar las siglas OCR, nos referimos a Optical Character Recognition, una expresión que traducida al español significa Reconocimiento Óptico de Caracteres, proceso que permite digitalizar documentos a través de un escáner.
Este sistema reconoce los caracteres de un documento como parte de un alfabeto, al pasar por un cierto dispositivo, pasando de un formato físico a un formato digital. De este modo, logra editar el documento.
Más concretamente, este sistema realiza un análisis profundo de la estructura de la imagen de un documento, separando de la página los distintos elementos e identificando los caracteres que forman el texto para transferir las palabras exactas.
Hablamos en términos específicos, podríamos decir que compara los diferentes patrones, busca semejanzas y analiza posibles variables formando palabras o frases que tengan sentido para finalmente ofrecer un resultado coherente a la persona.
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Funcionalidades de un sistema OCR
Gracias a un sistema OCR, ahora se puede escanear un libro y editarlo, incluso hasta es posible traducir un texto en otro idioma que no entendemos al instante o reconocer una imagen con diferentes condiciones de entorno, perspectiva e iluminación.
Algunas de las funcionalidades que ofrece un sistema OCR son:
- Reconocimiento fiable de caracteres.
- Transferencia del documento a una amplia gama de formatos compatibles.
- Reconocimiento de números, códigos de barras y fuentes históricas.
- Separación de documentos.
- Integración con otros sistemas.
Ventajas de un sistema OCR
- Ahorro de tiempo en la automatización de transferir documentos a digital.
- Capacidad de editar documentos y buscar palabras claves.
- Escanear imágenes.
- Mayor productividad y mayor calidad en el servicio aumentando la velocidad en el procesamiento de la información.
- Reduce el espacio de almacenamiento de documentos y elimina los archivos físicos.
- Facilita el acceso a personas con discapacidad auditiva o visual.
- ROI rápido y sencillo con retorno de inversión.
- Procesamiento programable desde cualquier lugar y momento.
- Protege los datos y eliminación de información confidencial o datos ocultos como comentarios, capas de texto o marcadores.
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Inconvenientes que se pueden presentar
Los sistemas OCR son difíciles de programar y puede ser complicado crear una detección de caracteres detallada. En este sentido, puede haber problemas en documentos escritos a mano, en los que influye la organización de la información y el tipo de letra de la persona, muy diferente de los de ordenador, donde las grafías ya están estandarizadas.
También puede haber inconvenientes cuando no hay el suficiente contraste entre el fondo y las palabras o cuando existe mucho ruido en el texto, algo muy común al realizar fotocopias.
Otros problemas pueden estar asociados con desperfectos en la imagen, ya sean ocasionados por caracteres borrosos o manchas en la hoja.
En tal caso, se puede hacer una clasificación de los factores que influyen en el buen funcionamiento de un sistema OCR, todos dependientes del estado y calidad del texto original:
- Deterioro.
- Letra poco nítida o borrosa.
- Manchas y transparencias del papel.
- Fragmentación y solapamiento de letras.
- Tipografías menos conocidas.
- Dimensiones del original.
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¿Por qué un sistema OCR es el mejor complemento en la Gestión Documental?
Un sistema en gestión documental en combinación con la tecnología OCR ofrece múltiples ventajas para cualquier empresa. La digitalización y transformación digital se facilitan, reduciendo tiempos en la localización y recuperación de los documentos, así como aumentando la seguridad de los datos.
La gestión documental es el proceso controlado del flujo de trabajo en el área administrativa de un negocio, manteniendo y agilizando el envío de la información. Potenciarlo con un sistema OCR, te ahorrará tiempo en transferir archivos, facturas, datos de los artículos ofrecidos y contratos de pago o con empleados.
El OCR se va a encargar de escanear y capturar la información en el software de gestión para que luego este la guarde, modifique, copie, envíe o transfiera a otra persona dentro o fuera de tu empresa, llevando a cabo un mejor control y seguimiento de estos.
Un avanzado y poderoso sistema OCR te permite reducir los esfuerzos creando, procesando y readaptando documentos. Captura toda tu información y llévala a tu software de gestión documental. Y potencia tu empresa con los planes y servicios de Gestion Direct, llama ya al +34 937 37 75 25 o escríbenos a través de gestiodirect@gd.eu solicitando más información.
