Las oficinas virtuales se han convertido en uno de los modelos de trabajo más eficiente. Lo que hace unas décadas era tan solo una idea, hoy día es una realidad que gira a favor de la colaboración remota, permitiendo la evolución de los lugares de trabajo. Si por algún motivo aún no te has mudado al mundo de la virtualidad, en este artículo te contamos qué es una oficina virtual y por qué debes integrar una en tu empresa, ¡Comencemos!
¿Qué es una oficina virtual?
En palabras simples, una oficina virtual es un servicio de soluciones de negocios en línea, diseñado para llevar a cabo las tareas propias de una oficina física, pero sin tener un espacio físico en concreto. De esa forma, es posible que los propietarios y empleados de las empresas puedan trabajar remotamente desde cualquier parte del mundo sin sacrificar la eficiencia del trabajo.
En esencia, la oficina virtual brinda al propietario de una empresa todo lo que este necesita para demostrar mayor credibilidad y profesionalismo a los clientes. No hay que olvidar que, aunque las empresas saquen el mayor provecho de la tecnología, muchos clientes no se han adaptado a las nuevas maneras de trabajar.
En la práctica, las oficinas virtuales permiten a las empresas ofrecer sus productos y servicios, a la vez que ofrecen una atención al cliente que responda sus dudas y consultas a través de un portal.
Por otra parte, las redes sociales también han logrado convertirse en oficinas virtuales. Redes como Twitter, Facebook e Instagram cuentan con páginas para empresas en las que estas pueden ponerse a la orden de los clientes para responder sus dudas, brindar información sobre sus productos y servicios, concretar ventas y más.
Oficina virtual vs. Oficina física
La oficina virtual, aunque permite llevar a cabo las mismas tareas que en una oficina física, tiene varias diferencias frente a esta última. Para empezar, las oficinas virtuales permiten acceder a un espacio de trabajo remoto para así realizar las actividades relacionadas con la oficina física.
En cuanto a costes, la oficina virtual paga muchos menos por los espacios de oficina; mientras que la física sí requiere muchos más gastos, puesto que estas incurren en gastos de adquisición inmobiliaria, suministros, equipos, alquiler y otros gastos generales.
Asimismo, las oficinas virtuales ofrecen a sus trabajadores la flexibilidad de trabajar desde cualquier lugar, mientras que la oficina física obliga a los trabajadores a estar sujetos a los horarios y actividades presenciales que se desarrollan en esta.
¿Para quiénes son las oficinas virtuales?
El concepto de oficina virtual se ha convertido en una solución para todos aquellos empresarios y emprendedores que desean darle una dirección comercial más profesional a su empresa.
En este sentido, las oficinas virtuales resultan un servicio útil para:
- Trabajadores autónomos que buscan transmitir una imagen más profesional.
- Negocios online que requieren de un domicilio social, fiscal o comercial.
- Multinacionales que estén en expansión y necesitan asignar delegaciones en distintas zonas.
- Empresas que comenzaron a implementar el trabajo remoto; sin embargo, tienen intenciones de usar puntualmente las instalaciones de su sede principal.
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¿Cómo integrar una oficina virtual en tu empresa?
La oficina virtual se ha convertido en una necesidad para las empresas donde la mayor parte de su equipo se encuentra lejos de la oficina principal. Si tu empresa tiene la misma situación o estás considerando dar el paso definitivo hacia la era digital, la oficina virtual puede serte de gran ayuda.
No obstante, antes de integrar una oficina virtual a tu empresa debes responderte varias preguntas que, a la vez, te dirán por qué debes tener una:
¿Quiero una mejor imagen para mi empresa?
Si lo que quieres es proyectar una imagen profesional y ganarte el respeto de la competencia, así como también la confianza de los clientes, la oficina virtual te ayudará a cumplir este cometido.
Tener un centro de negocios virtualizado contribuye con la imagen profesional que quieres dar de tu empresa, a consolidar tu negocio e invitar a los clientes a confiar en tu trabajo.
¿Quiero expandir mis horizontes?
Ya lo hemos dicho antes, lo mejor de integrar una oficina virtual en tu empresa es la flexibilidad que ofrece. Puedes valerte de esto por un periodo corto, largo o permanente, pues todo dependerá de la duración de los negocios en la zona que estés o la expansión de los dominios de la empresa.
Con el servicio de las oficinas virtuales no existen las fronteras, lo único que importa es el lugar donde prefieras operar, pues se acomoda a tus necesidades.
¿Qué clase de servicios necesito?
Todo proyecto puesto en marcha en las empresas requiere de los servicios básicos que garantizarán el éxito empresarial. En este sentido, una oficina virtual no solo ayuda con la reducción de costes que necesita una oficina física, sino que también ofrece los servicios añadidos indispensables para tu trabajo diario.
Por ejemplo, el servicio de tele-secretariado, el cual promete siempre responder el primer contacto que hagan tus clientes con la empresa, te permite garantizar que estos reciben un trato adecuado y que quedarán satisfechos, con ganas de continuar acudiendo a tu empresa.
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Ventajas y desventajas de la oficina virtual
Las oficinas virtuales son parte de la transformación digital que hoy día todas las empresas están atravesando y tienen muchas cosas positivas que aportar. A continuación, te detallaremos las ventajas y desventajas de integrar una en tu organización.
Ventajas
- En primer lugar, la oficina virtual permite ahorrar el dinero que se invierte en un espacio físico, pues no existen los gastos de mantenimiento, alquiler y personal que tienen las oficinas físicas.
- Con una oficina virtual, los propietarios de negocios pueden obtener una dirección dentro de un código de área de buena reputación, lo que equivaldría a una oficina física. Esto garantiza a los clientes que el negocio es legítimo.
- Los espacios virtuales de la oficina proporcionan una dirección postal, contestador telefónico y servicios de videoconferencia, esto significa que una pequeña empresa puede parecer más grande de lo que es. Esta es la razón por la cual las oficinas virtuales resultan tan útiles para startups y pymes, las cuales requieren menos administración que las oficinas físicas.
- Trabajar desde donde sea que se esté usando una dirección de oficina virtual permite ahorrar tiempo y dinero que, de otra forma, se gastaría en viajes diarios a la oficina. En consecuencia, los empleados ahorran la energía que desperdiciarían en los viajes y la invierten en concentrarse plenamente en el trabajo y ser más productivos.
- Los equipos que trabajan virtualmente tienen a la flexibilidad como mayor beneficio. Por tanto, los empleados disfrutan de más tiempo libre, lo que ayuda a que exista un mayor equilibrio entre la vida personal y el trabajo, lo cual tiene un impacto positivo sobre el desempeño de los mismos.
Desventajas
- Como no estás allí, tus clientes no pueden reunirse contigo en persona y tener un contacto más personal.
- Las comunicaciones con tu equipo y realización de tareas diarias están sujetas al buen funcionamiento del internet, lo que puede generar cierta dependencia.
- Coordinar un equipo virtual no es tarea fácil. Debes conocer muy bien a tu personal para saber qué tan regulados y disciplinados son con las tareas que les asignas. Si no tienes esto bajo control, es muy probable que los objetivos a los que aspires, no sean logrados.
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Con las tendencias inclinándose a favor de las oficinas virtuales y la colaboración remota, ¿qué pasará con los lugares de trabajo? Pues, cambiarían para mejor.
Gracias a la tecnología, los lugares de trabajo continuarán evolucionando y que más personas aspiren flexibilidad en sus horarios y ubicación de trabajo. En pocas palabras, la oficina virtual está en miras de convertirse en el futuro de las empresas.
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