¿Por qué automatizar el departamento de gestión tributaria de tu empresa?

Jonatan Carbonell

Tanto en el Plan Anual de Control Tributario y Aduanero para 2020 como el Plan Estratégico para 2020-2023 insisten en la necesidad de que las gestiones tributarias integren el uso de nuevas tecnologías. Y así comenzar con la transición a una verdadera Administración Tributaria Digital, puesto que las empresas, por voluntad propia, ya comenzaron a seguir este camino. ¿Estás de acuerdo? Entérate aquí por qué es tan importante la digitalización del sistema de gestión tributaria, ¡vamos!

¿Qué es la tributación indirecta?

La incorporación de nuevas tecnologías y nuevas fuentes de información en las gestiones tributarias ha desatado la necesidad imperante de adaptar y modernizar los departamentos fiscales. Y son los impuestos indirectos, como fiscalidad transaccional, los que se ven mayormente afectados.

Los impuestos indirectos son todos aquellos que una persona de pagar por el acto de consumir o utilizar algo. Estos afectan a todos los usuarios por igual. Es decir, todos pagan el mismo porcentaje de impuestos, sin importar el nivel de renta o nivel adquisitivo que se tenga.

 

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¿De dónde viene la idea de digitalizar y automatizar la gestión tributaria?

Actualmente, ya es posible para muchas entidades obtener la declaración de IVA a través de libros de facturas y programas de ayuda que reúnen los importes consignados en los Libros registro llevados a través de la sede electrónica de la AEAT. Haciendo posible calcular la sumas agregadas que corresponderían a los ciudadanos declarar por medio del modelo 303.

Es importante destacar que, cada uno de los datos que son incluidos en la factura están a la vista para toda la Administración tributaria, así como también lo es cualquier posible incidencia. Estas últimas pueden ser provocadas por dos tipos de incoherencias:

Gestión tributaria

Las incoherencias externas suelen detectarse en la misma declaración del IVA que hace la entidad. Sin embargo, los datos de facturación suelen tener implicaciones en muchas otras declaraciones de naturaleza y transaccional, y en todas estas debe haber un cierto grado de coherencia.

En este sentido, las incoherencias pueden tener múltiples causas, como son los errores en la parametrización hasta las diferencias temporales o las distintas interpretaciones que se le da al tratamiento de las operaciones complejas. No obstante, ambos tipos ponen de manifiesto algún tipo de incidencia.

Cada vez con más frecuencia, el fiscalista debe coordinarse con los equipos de sistemas y viceversa, puesto que la forma correcta de cumplir con las obligaciones tributarias requiere de adaptaciones informáticas. Así como también de cambios en los sistemas que pueden tener repercusiones imprevistas en el tratamiento fiscal que es declarado.

¿Cuáles son “dolores” que enfrentan los departamentos de gestión fiscal?

Los departamentos fiscales encargados de llevar las transacciones empresariales encuentran un tipo de problemática similar que consisten en:

Gestión tributaria

Ante esto, es importante destacar que existen estudios que demuestran que los equipos de impuestos pasan casi de la mitad de su tiempo creando y actualizando informes, tareas manuales que, desde luego, pudieran automatizarse.

 

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Elementos clave a automatizar y digitalizar en la gestión tributaria

Algunos líderes fiscales ya comenzaron a sentir la presión de las crecientes demandas y reconocen que su simple status quo no es suficiente para llevar a cabo un trabajo eficiente. 

Por ello, han comenzado a explorar el valor de las nuevas tecnologías y así saber qué podrían aportar a la función fiscal. Reconocen que, al adoptarlas, es posible realizar una administración correcta y que, además, no es necesario reemplazar a las personas por máquinas, sino complementarlos a ambas y desbloquear un nuevo nivel de eficiencia y agilidad.

Teniendo esto en cuenta, te mencionaremos los puntos más importantes dentro de la gestión tributaria que requieren ser automatizados:

  • El trabajo del fiscalista

A medida que desaparece la distancia entre el momento en el que el sistema informático genera un dato y el momento en el que este es declarado en la Administración tributaria, comienza el trabajo del fiscalista.

Tradicionalmente, el trabajo de este está enfocado en la posterior “declaración” de este dato que se recibe y debe anticiparse al momento anterior de la generación de dato.

Es importante que el trabajo del fiscalista, ante el gran volumen de datos, sea más sencillo. De otro modo, las correcciones posteriores a cualquier error resultarán mucho más costosas y, además, pondrán de manifiesto incoherencias que ya habrán sido declaradas erróneamente.

  • Una gestión fiscal preventiva

De la mano con el punto anterior, cada vez resulta más necesario una gestión fiscal que sea preventiva y que intente garantizar la calidad y coherencia del dato desde el origen del mismo. En lo particular, de la información contenida en las facturas que serán parte de un proceso declarativo más o menos automatizado.

Es importante que exista cooperación entre los departamentos fiscales y los departamentos de sistema para que exista una adecuada gestión tributaria.

  • Procesos manuales

Es importante reformular los procesos manuales, pues estos ralentizan los avances de la organización, generando riesgos.

Gracias al poder de procesamiento del lenguaje natural, sumado al lenguaje automatizado, es posible sacar el mayor provecho. Así, las tareas básicas es posible hacerlas más rápido, más exactas y con pistas de auditorias claras de toda una enorme cantidad de datos.

  • Mejorar la eficiencia operativa

Se trata de hacer más con menos. Las herramientas de automatización ejecutan tareas rutinarias de forma precisa y escalan para adaptarse a los nuevos desafíos que se les plantea sin incurrir en gastos añadidos.

  • Prestar atención a lo que los datos ya saben

Los departamentos de gestión tributaria deben ganar confianza en medio de toda la complejidad. Sí, es necesario rastrear y analizar los miles de datos de transacciones, pero, ¿no es mejor crear la capacidad de transformar la forma en la que se autorizan estas transacciones?

  • La calidad de los datos debe tomarse más en serio

Las autoridades tributarias cada vez piden información más actual —incluso en tiempo real— a los departamentos fiscales. Pero, la realidad es que la mayoría de estos departamentos están tomando decisiones para el futuro de las empresas basándose en datos obsoletos.

Teniendo en cuenta las presiones externas, los departamentos fiscales deberán adaptarse con rapidez y alinearse a una organización que cada vez implementa más procesos automatizados.

Es cierto que adoptar un enfoque digital puede parecer un cambio disruptivo, pero, hoy día, es posible hacer una transición lo más fluida posible.

 

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Esperamos que, si estás considerando optimizar tu departamento de gestión tributaria a través de la automatización de procesos, nuestro artículo te haya sido de ayuda. Ofrecemos soluciones digitales diseñadas para ayudarte con las tareas fiscales de tu empresa. Solicita una demo y pregunta por nuestros precios a través de nuestro correo gestiondirect@gd.eu y te atenderemos con gusto.

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