La digitalización de los flujos de trabajo

Permanecer competitivo en el mercado y mantener satisfechos a los clientes requiere una evolución continua. Es necesario impulsar la innovación e incluir la satisfacción de los trabajadores para cambiar la forma como opera la empresa. La transformación digital busca optimizar los procesos y mejorar la experiencia del usuario, por eso, hoy hablaremos de la digitalización de los flujos de trabajo.

Por qué digitalizar los flujos de trabajo

Aquellas empresas que son conscientes del impacto de la transformación digital, es evidente que digitalizarán sus procesos más rápido de aquellas que lo ignoran.

El flujo de trabajo digital implica una automatización de las tareas y migración remota de la comunicación con los trabajadores. Esto proporciona una oportunidad a las empresas de madurar digitalmente y mejorar la eficiencia. 

Estos flujos de trabajo ubican la información en un espacio central para completar las tareas facilitando el envío y repartición de trabajo. También se agiliza la recopilación, organización, búsqueda y análisis de datos así como evita copias y duplicados. 

Los flujos de trabajo tradicionales con un almacenamiento físico, significa una inversión en infraestructura y seguridad para los documentos. Así que una digitalización resultaría especialmente valiosa para los equipos de reclutamiento, contables y recursos humanos de la organización. 

Pero la diferencia más impactante entre los flujos de trabajo físicos y digitales, es la capacidad de asignar tareas y comunicación entre el equipo de trabajo. 

La automatización ayuda a aliviar la carga de trabajo de sus equipos realizando tareas repetitivas o monótonas, para abordar cualquier asunto o proyecto de alto nivel. La digitalización del flujo de trabajo reduce posibles errores humanos y aumentaría la eficiencia de las tareas realizadas.

 

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Pasos para migrar las actividades a un flujo de trabajo digital

1. Auditar y documentar el flujo de trabajo existente

El primer paso hacía una migración digital o implementación de un nuevo modelo de negocio es evaluar los sistemas actuales y las formas en que pueden mejorarse. 

Es necesario analizar los recursos tanto económicos como humanos y las habilidades obtenidas para ejecutar una migración. Además, los líderes deben aceptar y reconocer el potencial de los flujos de trabajo digitales.

Una auditoría del flujo de trabajo es el primer paso en el proceso de transformación digital porque le permite identificar cuáles son los puntos más ineficientes y que deben mejorarse. Las auditorías ayudarán a descubrir tanto cómo se pueden mejorar estos sistemas de trabajo ineficientes como los puntos específicos en los que la digitalización podría optimizar los flujos de trabajo existentes.

2. Diseñar un mapa para implementar un flujo de trabajo digital

Una vez se hayan evaluado los procesos actuales, es hora de esbozar un plan de digitalización. Allí debe priorizar los pasos a seguir y el cronograma de migración digital. 

Una vez decidido qué flujos de trabajo son prioritarios, definan qué herramientas utilizarán a continuación. Aquí podría ser prudente reunirse con los individuos que están asociados con cada tarea, pero lo mejor siempre será  integrar herramientas sencillas.

En este punto es bueno conocer la cantidad de tiempo y recursos que requerirá la implementación y calcular cómo el flujo de trabajo impacta la productividad laboral. Muchos flujos de trabajo digitales incluyen herramientas analíticas incorporadas, que pueden comparar cuán eficiente se ha vuelto una tarea en particular.

3. Integrar herramientas digitales

Teniendo la planificación en mano, ya es posible integrar las soluciones digitales. Durante el proceso de digitalización, es conveniente prever ciertas complicaciones orientadas a los equipos y las habilidades de los trabajadores. 

Obviamente, para empezar a utilizar un flujo de trabajo digital, necesitas una herramienta diseñada para proporcionar este servicio. Algunos de estos vienen con una variedad de características y configuraciones para ayudar a encontrar una solución adecuada a su tamaño o sector.

A medida que los flujos de trabajo digitales amplían la conectividad de los equipos y promueven una visión unificada de los objetivos, las comunicaciones unificadas ayudan a alinear el diálogo de los equipos eliminando la necesidad de canales múltiples. Por eso, también es bueno pensar en una herramienta de comunicaciones que impulse la transferencia de información. 

4. Optimizar y ampliar los flujos de trabajo digitales

Justo ahora debe evaluarse que todo funcione bien. Durante este paso, se verifica que se pueda simplificar los pasos de su flujo de trabajo o eliminar algunos por completo.

Es mejor comenzar el proceso de automatización con los aspectos de su flujo de trabajo que son los más repetitivos y replicables, ya que estos requerirán menos habilidad técnica para comenzar.

Se debe examinar cómo las responsabilidades individuales han cambiado o se han desplazado y establecer nuevas expectativas que se ajusten mejor a su nuevo sistema digital.

Una vez que entienda el proceso de digitalización de sus flujos de trabajo, le resultará mucho más fácil continuar expandiendo esta herramienta a otros departamentos y áreas de su empresa o incorporar otras herramientas digitales.

5. Mejorar la experiencia de trabajadores y clientes

La intención principal de una digitalización debe ser mejorar la experiencia final tanto de los trabajadores como del usuario que es la piedra angular para el éxito de cualquier negocio. 

Prestar atención a la satisfacción de estos traerá buenos resultados a la empresa haciéndola más competitiva y reflejando los valores al mundo.

 

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Tendencias de digitalización en los flujos de trabajo

Tendencias de digitalización en los flujos de trabajo

Impresoras multifunción

A medida que los empleados se acostumbran más al entorno digital y volvemos a los trabajos de forma presencial como antes de iniciada la pandemia, se esperan utilizar las interfaces de la oficina con la misma facilidad y comodidad con la que se estaba desde casa. 

Las impresoras multifunción suelen contar con interfaces de pantalla táctil y aplicaciones personalizables que permiten a los usuarios adaptar los flujos de trabajo a sus necesidades. 

Esta inversión ofrecerá a las empresas, procesos de trabajo más acelerados y una red de dispositivos digitales más interconectados. 

La oficina móvil

Hoy en día, la oficina puede extenderse por distintas ciudades, países y zonas horarias para incluir a cualquier miembro del equipo trabajando de manera interconectada hacía un objetivo común.

Los procesos de oficina se están volviendo más flexibles para ampliar la oficina. Los trabajadores sólo necesitan un dispositivo móvil e internet para acceder rápida y fácilmente a los mismos documentos que utilizan en la sede de la empresa.

Por eso, las empresas están facilitando el acceso a los usuarios con ayuda de la tecnología. El acceso restringido disminuye la productividad y aumenta los costes. 

La adopción de flujos de trabajo específicos de la industria

Las empresas que se suman a la digitalización, se enfrentan a un nuevo desafío, diseñar flujos de trabajo específicos de su industria. La clave es implementar un flujo de trabajo que se adapte a esas prioridades. 

Así es como estamos empezando a ver tecnología específica de una industria y  desarrollos para diferentes necesidades de sus flujos de trabajo. Una de estas necesidades puede ser la seguridad de los datos o la compresión de archivos sumamente pesados para facilitar su transferencia.

Integración de flujos de trabajo personales y de oficina

Con los avances hacia la digitalización, se revisa la tecnología en el lugar de trabajo y se toman medidas para satisfacer las demandas de una del equipo y la organización. 

Se deben proporcionar a los empleados herramientas digitales amigables con el usuario, que tengan el mismo aspecto y den la misma sensación de seguridad en su día a día.

Comunicaciones unificadas

Como mencionamos anteriormente, contar con un sistema de comunicaciones unificadas será primordial para el equipo de una organización digital y que trabaje a distancia. 

La intención de esto es lograr que la transferencia de información entre trabajadores y departamentos sea más fácil. Ciertas herramientas tienen la posibilidad de brindar salas de reunión virtual, creación de equipos y otras funciones para enviar notas de audio o guardar mensajes y archivos.

Software para asignación de tareas

Otra de las tendencias son los software o sistemas para la asignación de tareas. Estos ayudan al control de las actividades y seguimiento de estas. También permiten coordinar el tiempo con el trabajador y evaluar su rendimiento.

Integrar un software para la asignación de tareas logra aumentar la productividad y eficiencia de la empresa.

 

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Durante mucho tiempo, los flujos de trabajo tradicionales fueron la solución óptima para muchas empresas, de hecho, muchas organizaciones siguen modelos manuales al documentar las operaciones del flujo de trabajo en papeles y formularios.

Sin embargo, la tecnología emergente busca cerrar una brecha de ineficiencia del 20% y 30% de muchos procesos manuales.

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