Todas las empresas manejan documentos, su diferencia es si utilizan los archivadores físicos tradicionales o un sistema basado en la nube. La gestión documental inteligente es la nueva forma de gestionar la información de tu empresa en la era digital. A continuación podrás leer sobre los beneficios y la importancia de utilizarlos hoy día.
Qué es la gestión documental
La gestión documental son las normas técnicas y prácticas que se aplican para gestionar los documentos y archivos de una organización, facilitando todo el proceso.
En este sentido, un sistema de gestión documental o DMS es un programa que automatiza la organización, creación, capturación, edición, digitalización, aprobación, envío y recepción de documentos en formato electrónico.
Este programa es el encargado de controlar y organizar los documentos de toda la organización, utilizando flujos de trabajo, repositorios de documentos, sistemas de salida, sistemas de recuperación de información y otros procedimientos que optimizan el trabajo con documentos.
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Para qué sirve un sistema de gestión documental
Un sistema de gestión de documentos debe facilitar la recuperación, almacenamiento, limpieza, conservación, transferencia así como la destrucción cuando ya no se necesitan.
De este modo, usando criterios básicos de economía y racionalización se logra ahorrar espacio y costo de la infraestructura para el archivamiento de documentos físicos utilizando el internet y el uso de la nube.
Objetivos de la gestión documental
Los objetivos específicos de la gestión documental son:
- Centralizar toda la información y mantenerla actualizada en tiempo real.
- Controlar los accesos para respaldar la privacidad de los documentos, evitando pérdidas de información y garantizando la confidencialidad.
- Reducir el tiempo de creación de documentos y evitar errores de redacción o tipeo.
- Organizar los archivos por prioridad y etiquetarlos por categoría.
Procesos de la gestión documental
- Incorporación de los documentos: se seleccionan los documentos que se deben digitalizar y archivar en el sistema.
- Registro: se deja constancia de qué documentos se están creando o digitalizando con un identificador único y una breve información descriptiva.
- Clasificación: se agrupan los documentos de forma jerárquica, en función de las características preestablecidas, independientemente del origen, del destino, del soporte u otro.
- Almacenamiento: se guarda y preserva los documentos asegurando su autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario, garantizando su seguridad.
- Acceso: se regula el acceso de los documentos y archivos, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad. Estos dependen del equipo y las necesidades de la organización.
- Trazabilidad: se garantiza que solo los usuarios con los permisos adecuados realicen tareas para las que han sido autorizados. Se debe controlar el uso y el movimiento de los documentos de forma que los documentos puedan ser localizados siempre que se necesiten.
- Disposición: en este punto, agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica una revisión para eliminación, conservación permanente o transferencia a otro sistema archivístico.
Importancia de la gestión documental
Con el paso del tiempo, las organizaciones, empresas o instituciones han tenido que trabajar con mayor cantidad de documentos y con estos más papeles o archivadores ocupan espacio en las organizaciones.
Mientras más documentos manejamos, más complicada es su búsqueda y almacenaje es por eso que contar con un sistema de gestión documental permite agilizar este proceso que maneja cualquier empresa.
El objetivo principal de la gestión documental es administrar el flujo de estos documentos lo que dure su ciclo de vida, lo cual implica una mejora en varios aspectos de su administración, haciendo a las empresas, más eficientes en el uso de la información, reduciendo costos y contando con la información oportuna. Por lo tanto, los usuarios pueden consultar, buscar y compartir información de forma rápida, fácil y muy precisa.
Además, la correcta disposición y organización de la información permite crear una base de datos que sirva para el desarrollo de análisis.
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Beneficios de un gestor documental
Un gestor documental es un proveedor de un sistema de gestión documental que ofrece servicios para la automatización y digitalización de documentos. Estos brindan importantes beneficios a las empresa que las contratan, algunas son:
- Evita la pérdida de documentos y de tiempo en su digitalización.
- Acceso a los documentos de manera segura y estructurada desde un solo lugar.
- Personalización del control de cambio y acceso que se realizan a los documentos.
- Indexación de los metadatos para su fácil recuperación.
- Repositorio centralizado para todos los documentos.
- Control de seguridad asignando perfiles a los usuarios, donde evitamos que información vital y sensible sea consultada por personas equivocadas.
- Facilita el trabajo colaborativo donde diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo con la elaboración o modificación de los documentos.
- Cumplimiento de las normativas de seguridad.
GD como sistema de gestión documental inteligente
Gestion Direct con su herramienta de gestión documental pone a tu disposición una herramienta para automatizar y digitalizar tus documentos de forma rápida y sencilla.
Muchas empresas ya usan este software de gestión para mejorar su productividad y rentabilidad logrando elegir entre diferentes opciones en su digitalización empresarial y transformación digital.
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Sin duda, las empresas ya sean grandes, medianas o pequeñas, de cualquier sector, pueden beneficiarse en gran medida de las técnicas de gestión documental.
Sin una gestión documental inteligente, la gestión de documentos es más complicada. Escríbenos solicitando el sistema GD a través de gestiodirect@gd.eu o llamando al +34 937 3775 25. O inicia tu prueba gratis ingresando a Gestion Direct y comienza tu gestión inteligente hoy.
