Las organizaciones más competitivas optimizan constantemente su flujo de trabajo y se preguntan cómo pueden hacerlo mejor. Para crecer en competitividad así como en rentabilidad, es necesario que se produzcan resultados más eficientes. Por eso, se debe aprender a gestionar y supervisar las tareas de manera que mejoren la compañía. Lee qué es el flujo de trabajo, para qué sirve y cómo optimizarlo.
¿Qué es el flujo de trabajo y para qué sirve?
Workflow, su nombre en inglés, es la organización y el control de un conjunto de tareas que se deben completar en un proceso empresarial, desde su inicio hasta que finaliza.
Estos producen un resultado para la organización y normalmente definen cómo se gestiona una tarea y quién es el responsable de cada etapa.
La intención no es modificar los procesos, sino encontrar la mejor forma de realizar una actividad para que sea eficiente para la empresa.
En otras palabras, es la creación y el control de las tareas identificando los puntos de mejoría y eliminando, aquellas tareas que no le agregan valor al resultado.
Se puede crear un diagrama de flujo de trabajo, lo que ayudará a ilustrar una línea de los pasos a seguir, lo que se requiere y a responder cómo aumentar la eficiencia de la tarea.
Al establecerse el flujo, se pueden automatizar las tareas, sobre todo aquellas del área administrativa, mejorando la transferencia de información y gestionando más rápido esa tarea. Es así que cuando el responsable de una tarea la termina, se avisa al responsable de la siguiente, para que sepa que es su turno.
En este proceso puede haber una serie de multas para que los trabajadores no dejen pasar de hacer sus responsabilidades, esto ayuda a que no se retrase las tareas de otros trabajadores. O en vez de estas multas, pueden haber alertas que indican si una persona ha pasado más tiempo haciendo una actividad de la que requería.
Tipos de flujo de trabajo
Es bastante amplio este punto porque existen tantos flujos de trabajo como sectores, empresas y departamentos. Pueden ser interdepartamentales o requerir cooperación de externos, sin embargo los tres tipos de flujos de trabajo más comunes son:
Workflow secuencial
Cuyos pasos dependen de la conclusión del paso anterior para proseguir. Este tipo de flujo de trabajo tiene reglas condicionales que van afectan8do todo el proceso.
Workflow basado en eventos.
Ocurre de un evento a otro, siendo más complejo que el tipo anterior. Este puede tener puntos de regreso a pasos anteriores. No necesariamente tiene un orden específico para realizarse, lo importante es que los eventos sucedan.
Workflow basado en reglas.
En este tipo de flujo de trabajo, las reglas determinan el progreso de la actividad. Usa condicionales para determinar los pasos y va de la mano al primer flujo de trabajo.
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¿Cómo crear un flujo de trabajo?
Para crearlo debemos tener en cuenta 3 componentes o responder 3 preguntas básicas:
¿Quiénes son los responsables?
Son las personas encargadas de llevar a cabo las tareas específicas de la organización. Cada paso, grupo de pasos o todo el flujo de trabajo debe tener una persona delegada para su ejecución. Esto permite identificar los participantes, ya sean humanos o sistemas.
Cabe destacar que mientras más automatizada se encuentre una tarea, menor será la participación del responsable y se logrará ahorrar tiempo para hacer más cosas.
Pasos a seguir
Es el conjunto de actividades que se debe realizar para completar una tarea. Si logramos identificar todas las tareas según su relevancia, resultado, eficiencia, agilidad y utilización de recursos, lograremos llevar mayor control, organizando de mejor forma a los involucrados y los recursos disponibles.
¿Cuáles son los insumos?
Son los materiales que se necesitan para ejecutar una tarea (equipos, software, documentos, información o cualquier otro) para obtener el resultado deseado. Esta interrogante, ayuda a definir lo que requerirán los participantes para completar sus tareas y proporcionarlos con anticipación.
El papel de la automatización
Hoy en día se puede optimizar los flujos de trabajo gracias a herramientas de automatización. Sistemas de gestión o BPMS (Business Process Management System), automatizan todo el proceso.
A través de estos sistemas se pueden diseñar los flujos de trabajo para representar los procesos de forma estandarizada e intuitiva, optimizando el desempeño de cada uno de ellos.
Pero la automatización aporta mucho más. Permite trazar los procesos de una organización de forma detallada, buscando mejorar y perfeccionar constantemente los procedimientos así como los resultados.
Los BPMS tienen el objetivo de integrar a las personas, los ordenadores y los procesos con la intención de reducir tiempo y aumentar la eficiencia de ejecución de cualquier trabajo. Además se consigue llevar el esquema de trabajo desde el papel hasta un ordenador.
La automatización busca optimizar todas las acciones posibles. Puede incluir desde envío automático de avisos y alertas hasta creación automática de documentos o correos electrónicos, según plantillas. Además, permite la integración con otros sistemas de automatización.
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¿Cuál es la diferencia entre Workflow y BPM?
Los flujos de trabajo (o workflows) y la gestión de procesos empresariales (BPM) suelen confundirse con bastante frecuencia. El primero se encarga de organizar las tareas y recursos a través de reglas, a diferencia de un BPM que gestiona de manera estratégica y global todos los procesos de una entidad.
Es decir, los flujos de trabajo son sólo una parte dentro de los sistemas de BPM, ya que este último abarca mucho más. Veamos sus diferencias:
Un BPM organiza toda la empresa, integra sistemas, procesos y personas, mientras que el workflow, solo organiza documentos y personas independientemente.
Los sistemas de workflow tienden a ser más sencillos y menos escalables que los sistemas BPM.
Con un BPM se puede gestionar una gran cantidad de flujos de trabajo a la vez, mientras que un workflow define una secuencia de tareas para obtener un resultado.
El objetivo de ambos también es diferente, el BPM gestiona con eficiencia todos los procesos de la empresa y el del workflow se centra en solo un resultado para que este se obtenga en la menor cantidad de tiempo y de la mejor forma posible.
El BPM integra diversos flujos de trabajo con la automatización.
¿Cómo funcionan juntos?
Ambos sistemas optimizan los procesos de la empresa. El workflow se enfoca en tareas específicas y el BPM centraliza todos los procesos en busca de su eficiencia total.
Los flujos de trabajo bien diseñados deben ser una prioridad en la gestión de procesos de cualquier organización, logrando agilizar cada tarea eficazmente.
Por otro lado, es esencial que los procesos trabajen de forma integrada para un mayor alcance y eficiencia.
Hoy en día, existen softwares para automatizar tanto la gestión de procesos como el workflow y es bueno utilizar herramientas que permitan manejar ambos frentes en conjunto para alcanzar el máximo desarrollo de la organización.
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Ventajas de la implementación de los flujos de trabajo
Reducción en los costos de operación.
Mejora en la productividad del equipo de trabajo.
Reducción en los tiempos de procesamiento y de respuesta.
Asigna tareas de forma adecuada.
Controla a mayor detalle los procesos de la empresa.
Integra aplicaciones y sistemas diferentes.
Mejora en los servicios y la calidad de los mismos.
Brinda mejores condiciones para los empleados.
Ofrece poder de adaptabilidad.
Mejora todas las comunicación.
Ofrece soporte para la toma de decisiones.
Mejora en la capacidad de planeación y distribución.
Mejores prácticas en la implementación de los flujos de trabajo
Flujo de trabajo bien definidos y documentados
Es necesario definir con claridad todos los flujos de trabajo y documentarlos. De esta forma, se aumentará su visibilidad, y toda la empresa tendrá acceso a información verídica.
Flujo de trabajo optimizados de acuerdo con su prioridad
Organiza los flujos de trabajo por prioridad. Comienza con las tareas cruciales para el buen desempeño de tu empresa.
Supervisión y optimización frecuente
Luego de organizar los flujos de trabajo, es importante supervisar constantemente y hacer optimizaciones cada vez que sea necesario.
Herramientas integradas para tu negocio
Las herramientas integradas ofrecen a las empresas una automatización de la mayor cantidad de procesos empresariales, impactando enormemente en los resultados de la compañía.
Es conveniente hacer un análisis que permita verificar qué procesos se pueden optimizar y cuál es la mejor manera de hacerlo.
El software de BPM permite mapear, modelar, documentar, automatizar, ejecutar, gerenciar y optimizar tanto los flujos como los procesos de forma integrada. Optimiza el tiempo y aumenta la productividad en toda la empresa, permitiéndote hacer más con menos y en menos tiempo.
Mientras más integrada esté una empresa, existirá mayor practicidad en el manejo de sus procesos, aprovechando mejor los recursos.
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