Gracias a la digitalización de los procesos es posible hacer cada vez más trámites remotos. Entre ellos, destaca la firma online, la cual resulta práctica y cómoda. Pero, para disfrutar de sus beneficios, debes aprender a usarla. Por ello, en este artículo te explicaremos paso a paso cómo aprender a usar la firma online y ahorres todo el papel posible en los procesos de firma, ¡vamos a ello!
¿Qué es la firma electrónica?
En palabras simples, la firma electrónica es un conjunto de datos en formato electrónico que están asociados a un documento electrónico en específico y cuya función principal es identificar al firmante que aparece reflejado en el documento. Asimismo, asegura que el documento firmado es totalmente igual al original y que este no ha sido rechazado ni alterado.
Todo esto es gracias a que los datos que posee el firmante son únicos y exclusivos para él. Por tanto, no podrá negar el haber firmado ningún documento online, pues las claves bajo su custodia vinculan la firma inequívocamente a él.
Si te preguntas si la firma online es legal, la respuesta es sí. Las firmas electrónicas son legales dentro de la Unión Europea y son reguladas por el Reglamento UE N.º 910/2014. También conocido como el Reglamento eIDAS.
En el artículo 25 que figura dentro de dicho reglamento, se establecen los efectos jurídicos correspondientes a las firmas electrónicas, de modo que no se denegarán los efectos jurídicos ni la admisibilidad como prueba de procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de su naturaleza.
¿Qué es y para qué sirve el certificado digital?
El certificado digital, también conocido como DNI electrónico, es un documento oficial en formato digital que permiten acreditar la identidad de una persona ante las Administraciones Públicas españolas, asegurando, así, su identidad.
El certificado será necesario para efectuar trámites administrativos tales como la liquidación de impuestos o la presentación de los mismos, firma de documentos bancarios o contratos, etc.
Si tienes un certificado digital, te será posible firmar online cualquier documento sin tener que movilizarte a ningún sitio, ni hacer colas o esperar. Solamente deberás asegurarte de que tu certificado esté correctamente instalado en tu equipo.
¿Por qué es tan importante, hoy día, la firma online?
Simple: desde que la tecnología comenzó a impactar por completo el mercado de las transacciones, existen puntos claves a tratar para normalizar la situación del negocio, entre ellos destaca la firma electrónica de documentos con garantías legales.
Actualmente, cualquier documento puede ser firmado digitalmente sin necesidad de estar presente. Pueden ser firmas de contratos —ya sean de seguro, servicios o trabajo, etc.—, transacciones, trámites u otros.
Además, estos procedimientos son totalmente seguros, puesto que garantizan la integridad del documento y su no repudio gracias a que la firma digital recoge una serie de datos que permiten identificar inequívocamente al firmante.
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¿Qué características debe tener la herramienta de firma de documentos online correcta?
Existe una gran variedad de plataformas que permiten firmar PDF online, enviarlos solicitando la firma e, incluso, recibirlos. Pero no solo esto, estos programas también permiten recaudar evidencia como quién ha descargado el documento, si lo han firmado, con qué tipo de firma, en qué momento y más.
No obstante, la productividad de todo el asunto radica en tener todas las características en una sola herramienta que permita trabajar de forma remota y adaptar los costos, las tareas y servicios como:
- Firmar electrónicamente documentos con envíos certificados: ya sean de representantes, de la empresa o tuyos.
- Crear circuitos de varias posibilidades y que puedan verse los detalles, por ejemplo: un documento puede ser firmado por varias personas o departamentos y que estos reciban una copia del documento luego de que hagas tu firma.
- Ver ten tiempo real el estado en el que se encuentran estos circuitos.
- Elegir el tipo de firma según las necesidades que se tengan.
- Recoger evidencias que respalden la validez legal del documento firmado: cuándo se descargó, cuándo y quién lo firmó, etc.
- Verificar las tareas pendientes: verificar si tienes documentos pendientes por firmar o que te firmen y envíen.
- Ofrecer movilidad: debe permitirte firmar tus documentos desde cualquier lugar o dispositivo.
- Vídeo identificación: este sistema permitirá identificar a las personas electrónicamente y a distancia a través de una videoconferencia.
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¿Cómo hacer la firma online de documentos con certificado digital?
Seguramente más de una vez te han pedido que firmes un documento que está en formato digital y lo envíes por correo electrónico. Tan solo imprimirlo, firmarlo, escanearlo y asegurarte de que has tomado bien la foto para luego enviarlo de vuelta por correo es un proceso sumamente tedioso que roba más tiempo del que uno quisiera.
Para suerte de todos, ya no es necesario seguir con estos procesos, puesto que puedes firmar PDF online en muy pocos pasos. Gracias a esto, ya no tendrás que preocuparte por tener papel y tinta en la impresora y en pocos clics habrás resuelto todo el asunto.
Además, te sorprenderá lo útil que puede serte tu certificado digital durante el proceso de la firma para verificar tu identidad y garantizar la integridad del documento.
Ahora bien, en vista de los beneficios que puedes obtener a través de la firma digital de tus documentos, te contaremos el paso a paso para firmar online mediante opciones útiles y fáciles. ¡Vamos!
¿Cómo firmar un PDF con Adobe Acrobat Reader?
Una de las herramientas más comunes de usar, cuando se quiere firmar documentos, es Adobe Acrobat Reader. Seguramente ya has escuchado hablar de él en múltiples ocasiones, pero no has tenido la oportunidad de usarlo. En ese caso, lo primero que debes tener en cuenta es que necesitas tener tu certificado digital y el programa correctamente instalados para hacer la firma online exitosamente.
Además de eso, lo siguiente es seguir los pasos que te mencionaremos a continuación para poder firmar tus documentos con éxito. Recuerda tener la clave de tu firma a la mano, la necesitarás para finalizar el proceso:
- Selecciona el documento PDF que necesitas firma en Adobe Acrobat Reader.
- Cliquea en “Herramientas” y luego en “Certificados”.
- Pulsa en “Firmar digitalmente” y da clic en “Aceptar”.
- Define el espacio de la firma y luego selecciona el certificado que utilizarás.
- Guarda.
- Selecciona la opción “Firmar” y guarda el documento.
- Ahora, deberás introducir la contraseña asociada a tu firma digital.
- Por último, si deseas verificar la validez de tu firma, puedes cliquear dos veces sobre ella. Entonces, dirígete e “Propiedades de la firma” y luego a “Validar firma”. Al final, cierra.
¿Cómo firmar un PDF con certificado digital en Mac?
La principal diferencia que debe tenerse en cuenta cuando se desea llevar a cabo la firma de documentos online en Mac es que las versiones de los software tienen diferencias claras y marcadas con las de Windows. Por tanto, para el proceso de instalación debes tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Para macOS debes instalar Adobe Acrobat Reader DC.
- El certificado digital debe estar instalado en el llavero de macOS. Siendo así, tendrás el fichero del certificado en formato .p12. Entonces, cuando hagas doble clic sobre él, se integrará al llavero de forma automática.
Luego de que tengas estos dos puntos resueltos, solo deberás seguir los pasos mencionados anteriormente.
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Para concluir, te recomendamos que aproveches esta gran oportunidad que vivimos actualmente para echar mano de todas las herramientas digitales disponibles que te permitirán gestionar y realizar trámites a distancia, tal y como es la firma digital. No lo hagas por no salir de casa, hazlo por apoyar la digitalización y agilización de los procesos, por apoyar el cambio de mentalidad respecto a la transformación digital con todo y los beneficios que esta ofrece.
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