En algunas ocasiones, el proceso de compraventa es un poco largo y burocrático. Es posible que se complique el acuerdo y es allí, cuando necesitamos presentar los borradores para facilitar el proceso. Mira a continuación qué diferencia hay entre una factura y una factura proforma, cuándo utilizarla y cómo puede servirte en este proceso de compraventa.
¿Qué es una cotización o factura proforma?
Se podría decir que es una cotización o una «borrador» de la factura comercial que se envía a un comprador con los detalles que posteriormente incluirá en esta con la intención de informar sobre estos al cliente.
En este sentido, es un documento que declara el compromiso del vendedor de proporcionar los bienes o servicios especificados al comprador a un precio determinado.
Estas no se registran en las cuentas ni forman parte de la contabilidad o las declaraciones fiscales, ya que ante la Hacienda no posee la misma validez.
Con la factura proforma se especifica el producto o servicio, el precio, los impuestos correspondientes a las condiciones de la factura y cualquier otra especificación para que el cliente pueda observar todo antes de firmar el documento.
Ahora será obligatoria la facturación electrónica en España, lee más sobre eso aquí.
¿Para qué sirve una factura proforma?
Sabiendo todo lo anterior, entonces esta factura tiene únicamente carácter informativo para acordar las condiciones de compraventa de un servicio o producto. Con esto no queremos decir que no tiene ninguna utilidad, al contrario, puede servir en casos de operaciones internacionales o para justificar las subvenciones.
Por otro lado, si hubiera algún problema con un cliente porque no te quiere pagar o porque no se llega a ningún acuerdo, la factura proforma sí tiene validez jurídica y acredita que ha habido algún indicio de actividad en donde este está obligado a cumplir con el pago.
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Diferencia entre factura y factura proforma
Una factura comercial y una proforma tienen características muy similares, incluso contienen el mismo contenido. La diferencia más importante entre ambas es que la primera tiene validez fiscal, documento definitivo que no se puede modificar.
A diferencia de la proforma que en cambio, es un documento previo a la emisión de la factura y nunca tendrá validez legal.
Así mismo también podemos aclarar que no es un presupuesto o un albarán ya que se entregan en diferentes momentos de la negociación.
Por lo general, primero se envía un presupuesto cuando alguien solicita información sobre lo que ofrecemos. El precio puede tener modificaciones a futuro y tampoco quiere decir que el cliente te contrate para lo que necesita.
Luego se enviará la factura proforma para confirmar que el cliente está de acuerdo con la realización del servicio y en las condiciones que hayan llegado. Además también se especificará lo que se requiere y el tiempo de finalización.
En el siguiente paso se envía la factura comercial, el cliente paga, y por último, se haría el albarán que indica que el producto o servicio se ha completado o ha llegado a manos de la persona o la empresa.
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¿Cómo hacer una factura proforma online?
Podemos agregar cuantos datos veamos necesarios. Normalmente, se añaden los mismos de factura convencional, señalando que se trata de una factura proforma en el encabezado.
Además podemos incluir una numeración para mantener el tener control de las facturas emitidas, siempre separándolas de las comerciales para no confundirlas.
La forma más rápida de emitir una factura proforma es a través de un sistema de facturación que las realice de forma automática y solo tengas que cambiar los datos internos del cliente y el precio.
Con un software se ahorra tiempo y dinero, se aumenta la productividad y se mejora la eficiencia, cumpliendo con todos los requisitos conforme a la legalidad. Este almacena los documentos de forma segura y administra el acceso en las grandes empresas.
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