Cualquiera que emprende o monta una empresa, lo hace con la intención de que crezca en el tiempo. La contabilidad registra toda la actividad económica de un negocio y ayuda a crear un plan financiero que impulse las ventas de los productos y servicios ofertados. Por eso llevar la contabilidad de una tienda online es clave para que pueda crecer. A continuación, podrás leer los aspectos más importantes y algunos consejos para llevarlo a cabo correctamente.
¿Por qué es importante llevar la contabilidad de una tienda online?
Si buscas crear o ya tienes una tienda online (ecommerce), registrar todas las operaciones económicas es importante para medir la rentabilidad. Entender los gastos, los ingresos y los movimientos de las cuentas te expondrá un mapa con las riendas de tu tienda. Además, evaluar las finanzas podrá ser útil al momento de tener que ajustar lo que sea necesario.
Todas las empresas, grandes y pequeñas, deben cumplir con la legalidad vigente y prepararse para los impuestos o declaraciones fiscales, este sería el punto más importante de llevar la contabilidad de una tienda online.
Cuando conocemos a profundidad cómo van las finanzas de la tienda se logran tomar mejores decisiones, basadas en información verídica y marcos económicos, analizando los riesgos así como reflejando la situación actual del negocio.
Llevar la contabilidad de tu tienda te servirá no solo para impulsar el crecimiento de tus ventas sino también para entender mejor a tus clientes para ofrecer una mejor experiencia.
El control financiero es esencial para el éxito de un negocio. Con las variaciones en la demanda y subidas de precios, la ubicación, leyes, impuestos, tarifas y documentos que organizar, si desea evitar problemas en el futuro es bueno contar con el control.
Si hablamos de dinero, muchas veces dejamos que las emociones tengan mayor influencia, por eso es mejor evitar cualquier situación en la cual después podamos arrepentirnos.
Diferencias entre autogestionar la contabilidad o contratar a un contable
Antes de emprender, elige si vas a encargarte tú mismo de la contabilidad de tu tienda, o si por el contrario, deberías contratar a un profesional.
Gestionar la contabilidad directamente, permite conocer en tiempo real, el estado económico y financiero de tu tienda y así tomar decisiones más ágiles en ámbitos como las ventas, el marketing, los costes o la gestión de impuestos.
Al elegir autogestionar la contabilidad, es posible abaratar gastos extras, sin embargo es necesario tener conocimientos básicos de contabilidad y exige tener tiempo para registrar las operaciones diarias, y aún más, para cerrar cada trimestre o cerrar el año.
También puedes ayudarte de un software o sistema contable, siempre y cuando sepas manejarlo y evalues la información que te ofrece.
Si, por el contrario, no te encuentras con muchas ocupaciones y prefieres invertir algo de dinero en no tener que preocuparte por las cuentas de tu negocio, contratar a un contable podría ser la mejor opción para ti.
Pero ten en cuenta que no puedes olvidarte por completo de tus cuentas, sobre todo para asegurarte de que sacas el máximo partido a sus servicios de contabilidad. Entiende cómo está llevando las cuentas de tu tienda y toma las mejores decisiones respecto a eso.
Cualquier opción que elijas, considera seriamente tus recursos, los beneficios de ambos y tu capacidad en la gestión contable.
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Aspectos importantes al controlar la contabilidad de una tienda online
El pilar de la contabilidad es el registro de cada ingreso y gasto, especialmente los que están recogidos en facturas.
Es importante contabilizar cualquier operación en el momento en el que se produce. También hay que tener en cuenta los libros de registro, el archivo, documentación y la elaboración de informes y cuentas anuales.
Facturación
Cada venta debe estar justificada con una factura o ticket, aunque no se envíe al cliente. Esto respalda los ingresos y los gastos de la tienda.
El uso de la factura electrónica en una tienda facilitará mucho este proceso y el cálculo de impuestos posterior, añadiendo autenticidad, integridad y legibilidad.
Al contabilizar una factura, hay que separar la base imponible y el importe del IVA para tener mucho más claro lo que se declarará en Hacienda.
Libros de registro
Los libros llevan el control de distintas operaciones. Preparar y conservar en papel o por medios electrónicos será un requisito para cumplir con las obligaciones que exigen Hacienda y el Registro Mercantil, además de guardar los registro en caso de tener que necesitarlos a futuro.
Si tienes una sociedad o empresa registrada, tendrás que llevar tus libros anualmente. Y en cuanto se detecte un error, hay que corregirlo de inmediato.
Archivo
Otro aspecto importante, es archivar toda la documentación que genera la tienda y que justifica los apuntes contables.
La documentación se puede digitalizar siempre que se cumpla el requisito de autenticidad, integridad y legibilidad. La clave está en el orden para encontrar rápido cualquier documentación, sobre todo ante una posible inspección.
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Consejos al momento de llevar la contabilidad de tu tienda
Conoce los conceptos clave
Conocer los conceptos básicos de la contabilidad es deber de cualquier líder de empresa. ¿Qué es un activo? ¿Qué es un pasivo? ¿Y un balance? o saber leer un análisis financiero asegurará que puedas discernir por ti mismo la situación financiera de la tienda.
Aprovecha la eficiencia de la nube
La mayor parte de la información, hoy día se almacena en la nube. Aprovecha la tecnología y digitaliza todo lo posible, esto te permitirá aumentar la seguridad, ahorrar costos de infraestructura y aportar flexibilidad a todos tus procesos.
Separa las finanzas personales de las profesionales
Esto sucede mucho en las pequeñas empresas. Los líderes tienden a gestionar y confundir las cuentas personales con las de la organización, lo que puede ocasionar problemas económicos.
Es fundamental crear una cuenta comercial que registre los ingresos y pagos de la actividad de la tienda y establecer un salario que alimente tu cuenta personal.
Organiza tus finanzas
El equilibrio financiero es otra clave de una gestión exitosa. Organizar y analizar el estado de los ingresos y gastos, brinda conocimiento fiel de la empresa, atender los pagos a tiempo o ahorrar en gastos superfluos.
No dejes todo para último momento
Intenta tener tus cuentas al día. Si llega el último día para presentar los impuestos y no has preparado nada, es probable que cometas alguna equivocación y esto puede acarrear sanciones, recargos o inspecciones por parte de la Hacienda. Así que evita dejar todo a último momento.
Usa herramientas contables
Estas ofrecen hacer más eficiente nuestro trabajo y más rentable nuestra actividad comercial. La digitalización nos permite automatizar muchos procesos y logra ahorrar tiempo para hacer otras actividades. Además tiene toda la información actualizada de la tienda en un solo lugar para facilitar su acceso en cualquier momento.
Usar una herramienta de contabilidad y facturación, permite automatizar facturas, la analítica financiera y hasta calcular más rápido los impuestos.
Cuenta con un asistencia legal
Todas las empresas tienen la obligación legal de registrar sus operaciones comerciales. Si la empresa está iniciando o es pequeña, las finanzas no debería dar mayor problema, pero si esta crece el proceso es más complejo y burocrático.
Si no tienes la capacidad de contratar a un abogado para tu empresa, hay servicios de asesoramiento que cubren la asistencia legal y hacen que no tengas que preocuparte más que de gestionar el día a día de tu empresa.
Aprende a ser un estratega
Es necesario que seas un estratega y sepas cómo manejar cualquier situación de la empresa. La contabilidad no es solo contabilidad. Vela como una estrategia con la que puedas alcanzar tus objetivos.
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Sistema contable para tu tienda online
Adquiere un sistema de gestión contable que te permita agilizar todo el proceso contable de tu tienda online y te ofrezca la digitalización de tus finanzas de manera rápida y sencilla.
Gestion Direct cuenta con un software de contabilidad y un ERP, con el que puedes centralizar la información necesaria para potenciar tus ventas y agilizar el análisis con un Dashboard, que muestra datos detallados de los ingresos y los gastos de tu tienda.
Llevar la contabilidad de un tienda es lo hará que esta crezca más fácilmente y en un periodo más corto. Escríbenos a gestiodirect@gd.eu o llama ya al +34 937 37 75 25 y solicita nuestro sistema contable ya mismo.
