¿Tu equipo está creciendo cada vez más y la nómina es una gran tarea cada mes? Los software de nóminas no solo te ayudan a ahorrar tiempo y dinero, sino también solucionan incidencias en el cálculo de nóminas, se actualizan respecto a cuestiones legislativas y agilizan los procesos. ¡Aquí te contamos cómo los software de nóminas son capaces de aumentar la productividad de tu empresa!
¿Qué es un software de nómina?
Un software de nómina no es más que un programa digital empleado para la gestión de la nómina de una empresa y almacenamiento de información de valor.
Todo aquel responsable de usarlo, podrá hacerlo de forma local o a través de la nube y, desde luego, se encarga de calcular automáticamente el salario de los empleados, tomando en cuenta deducciones, horas extra, impuestos, descuentos y más.
La existencia de este tipo de software significa para los equipos de Recursos Humanos una menor carga de tareas repetitivas y estresantes que antes solo limitaban su productividad. Pues, mientras él mismo las hace, el equipo puede concentrarse en otras tareas de valor.
Pero, desde luego, es importante que sepas que no se trata de simplificar procesos simplemente, sino también de apoyar a la inteligencia empresarial.
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¿Qué debe tener un software de gestión de nómina para ser una solución completa?
Un software para la gestión de nómina debe ser capaz de ofrecer soluciones específicas y a su vez tener en consideración aspectos en concreto que hagan más fácil el día a día de los encargados de la gestión de la nómina.
Te contaremos con qué características debe contar la herramienta perfecta para que brinde resultados efectivos a tu empresa, fíjate bien:
Debe mostrar la temporalidad de los datos
Toda la información recolectada por el programa debe ir segregada por periodos de tiempo, haciendo que todo dato esté fechado.
Gracias a esto, resultará más sencillo obtener conclusiones y hacer análisis que permitan detectar cualquier cambio o errores en concreto para reaccionar ante ellos o, incluso, anticiparse.
Debe ser flexible
Una herramienta cerrada y estática no podrá adecuarse correctamente a las necesidades de tu empresa. Por ello, resulta de gran importancia que el software que elijas tenga la capacidad de adaptarse a situaciones extraordinarias, cambios legales o disposiciones concretas, propias de tu organización. Es decir, debe tener la posibilidad de ofrecerte soluciones personalizadas.
Ofrece una grata Experiencia de Usuario (UX)
El propósito de un software de nómina es facilitar la gestión y la automatización de las mismas, por lo que su uso debe ser sencillo.
Si la herramienta no contribuye con la agilización de los procesos a causa de su complejidad, sencillamente no está cumpliendo con su función y, por tanto, no aumentará la productividad que se espera obtener al implementarlo.
Cuenta con simulación de escenarios
Para conocer las consecuencias que puede traer un cambio en específico, tu equipo necesitará hacer una simulación.
La simulación de escenarios es un aspecto incluido en estos software para así facilitar la planificación y toma de decisiones, ofreciendo datos que pueden esperarse ante cualquier situación.
¿Cuándo es momento de automatizar la nómina de tu empresa con un software especial?
Antes de implementar un software de nómina es esencial que identifiques, en primer lugar, cuáles son las necesidades a cubrir. La elección de un sistema de gestión de nómina debe partir de un análisis de los problemas que surgen y señalar cómo puede ser resueltos.
Entre las dificultades claves que puedes encontrar en tu empresa y que son una clara señal de que debes automatizar tu nómina, están las siguientes:
Dificultad para gestionar una gran cantidad de datos
La falta de datos en formato digital puede llegar a convertirse en un obstáculo considerable si tu empresa llegara a experimentar un rápido crecimiento.
Tan solo si el número de empleados aumenta, automáticamente se multiplicarían las tareas relacionadas con los ajustes de salario o cómputos por horas extras que fueron cubiertas.
Las hojas de cálculo no siempre serán la solución adecuada, pues no solo supone una gran inversión de recursos para completar procesos, sino también puede dar lugar a errores manuales que perjudiquen la compañía.
Quieres reducir el número de errores en los cálculos
De la mano con el punto anterior, al haber un gran número de trabajos manuales, el porcentaje de errores solo puede aumentar, pudiendo convertirse en un grave problema.
Al tener bajo tu poder información sensible, un simple fallo en los cálculos puede verse plasmado en los honorarios de uno o más empleados, dando lugar a la desconfianza y haciendo necesaria cualquier rectificación.
Además, también es un hecho que estos errores pueden repercutir de forma importante la partida presupuestaria de los salarios, por lo que un descuadre afectaría en cadena a otros departamentos.
Problemas para lidiar con la descolocación
La globalización ha permitido que las empresas puedan tener sedes o empleados en distintos países, teniendo que considerar que las diferencias de legislación laboral o tributaria según la zona geográfica.
Esto implica un factor importante en la eficiencia de la gestión de la nómina, lo que requiere un mayor grado de especialización para procesarla.
Por esa razón, se han originado distintos modelos de externalización que facilitan la adaptación de las organizaciones a las leyes locales que correspondan. Además, otro de los problemas relacionados es que, ya que cuentan con distintos proveedores según el país, la unificación de todos en un mismo sistema puede resultar compleja.
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Posibilidades y ventajas que ofrece un software de nómina
Un software de nómina es capaz de ofrecer a las empresas la plataforma ideal para impulsar su digitalización y favorecer la implantación de planes que puedan beneficiar el conjunto de la empresa.
Por tanto, ofrece a su vez todo un mundo de posibilidades y ventajas de las que te hablaremos a continuación, no te las pierdas:
Mayor eficiencia en el cálculo de nómina
Un buen sistema de gestión de nómina resulta una herramienta extremadamente precisa a la hora de calcular todo lo referente a la nómina de empleados. De la misma forma, es capaz de reducir el tiempo requerido para efectuar la tarea y logra limitar los fallos manuales que pudieran existir de hacerse de la manera tradicional.
Esto pone en evidencia su eficiencia, por lo que resulta una ayuda para aligerar las cargas laborares que, como consecuencia, favorece el crecimiento de la empresa y su buen desarrollo, pues los esfuerzos son enfocados a actividades nuevas de mayor valor.
Facilidad para la creación, gestión y modificación de contratos
Tan solo la posibilidad de importar automáticamente los datos necesarios para efectuar de forma ágil y eficiente la contratación de empleados pinta todo un universo mejor.
No solo eso, también pone a disposición una amplia y variada colección de plantillas para contratos laborales con la opción, incluso, de firma electrónica ofrecida por el software.
Mayor accesibilidad a la información
Gracias a estos sistemas digitales que llegaron para potenciar las gestiones de RRHH, es posible acceder a las bases de datos de toda la empresa para así obtener la información necesaria y de forma más sencilla, sin tanta burocracia ni barreras entre departamentos.
Por otra parte, también ofrece la posibilidad a los empleados de poder consultar y disponer de su información personal de acuerdo a la nómina y su contrato, quedando patente la equidad y la transparencia de las actividades de la organización.
Contar con una plataforma unificada e integrada
Un software de nómina se encarga de aliviar la carga de trabajo proporcionando una única plataforma que ponga a disposición toda una variedad de funcionalidades que incluyan contabilidad, configuración de convenios, gestión, retribución correspondiente, categorías salariales, establecimiento de vacaciones y más.
El programa deberá poder ser integrado con las aplicaciones de la administración pública y con la misma administración pública per se, así como cruzar los datos y evitar duplicaciones o cualquier otro error.
Adaptar la gestión laboral
Con la implementación de un buen sistema podrás personalizar las asignaciones, las deducciones, los ingresos, los reembolsos y más, de acuerdo a la política de tu empresa. También podrás adaptar toda la gestión laboral a las necesidades empresariales que haya en el momento.
Movilidad y autonomía
Por lo general, los software de nómina disponen de una web y otras aplicaciones que te permitirán realizar las gestiones que requieras desde cualquier otro lugar por medio de distintos dispositivos, sin limitar el trabajo a ninguna ubicación.
De ese mismo modo, todos estos programas optimizados y creados a partir de la innovación, te ofrecen la oportunidad de utilizar la firma digital para así agilizar cualquier proceso o trámite.
Ciberseguridad y protección de los datos
El desarrollo de estos software, en lo que respecta a la ciberseguridad, encriptación y herramientas de protección, se aseguran de mantener seguros y protegidos los datos de gran valor de tu empresa y la nómina de los empleados frente a posibles vulnerabilidades o ciberataques.
Del mismo modo, se encarga de garantizar la protección de los datos empresariales, haciendo posible, exclusivamente, el acceso a datos específico tan solo a las personas autorizadas y que dispongan de los permisos necesarios.
Simulación de escenarios
Ya antes te hablamos de esto, pero es que gracias a las funcionalidades que ofrece este tipo de software es posible disfrutar de cosas interesantes, como contar con un programa que simula situaciones futuras.
El asunto consiste en, antes de realizar cualquier modificación o tomar cualquier decisión, es posible visualizar cuáles serán las acciones a tomar y cómo pueden afectar a la empresa.
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