6 herramientas para digitalizar y agilizar la comunicación interna en empresas

Para una empresa, la comunicación interna efectiva debe ser una pieza indispensable de la rutina. Y, gracias a los avances tecnológicos, es posible emplear herramientas que favorezcan el flujo comunicativo. No olvides que la comunicación efectiva es esencial para transmitir los valores de la empresa, así como aumentar el sentimiento de pertenencia a la misma. ¡Acompáñanos en este artículo donde te contaremos cómo optimizar las comunicaciones internas en la empresa a través de su digitalización!

¿Qué es la comunicación interna en empresas?

Las comunicaciones internas tienen como objetivo lograr que las comunicaciones entre departamentos y sus miembros sean efectivas. No se trata de comunicación unidireccional donde los directivos a penas si envían un par de mensajes a sus colaboradores, no, va más allá de eso. 

Estas pretenden establecer diálogos entre los distintos estratos de la empresa, sin importar si son interdepartamentales o jerárquicos, para fomentar la participación en el desarrollo de la compañía y sentir que se es una parte importante del proceso.

Este tipo de comunicación es muy variada, pues abarca muchas etapas de la rutina de una empresa, desde el anuncio de nuevas políticas, la actualización de herramientas, el trabajo con proyectos, auditorías, etc.

De cualquier modo, las comunicaciones internas en la empresa es un medio por el cual se puede impulsar las relaciones de confianza y que estás ayuden a fortalecer el compromiso de los empleados e integrarlos a la empresa. Asimismo, se estaría apoyando a compartir la cultura y los valores de la organización para alinearlos con los del equipo laboral.

¿Por qué son importantes las comunicaciones internas en tu empresa?

Una comunicación interna efectiva y eficiente solo puede ser responsable de la buena interacción y compromiso entre los empleados, puesto que, en primer lugar, les permite estar al tanto sobre la situación de la empresa. Siendo así, para ellos será más sencillos aprender los cambios comerciales que sean necesarios y alinearse con los nuevos objetivos y situaciones de la empresa en un momento dado.

Además, una buena comunicación entre departamentos de una empresa, permite a los empleados sentirse parte del negocio. Cuando los directivos y la gerencia se preocupan por mantenerse comunicados con sus empleados, así como también fomentan una cultura positiva, estos automáticamente se sienten parte importante del negocio.

Inclusive, la buena comunicación puede estar relacionada con la buena percepción que se tiene de la empresa. Cuando esta es llevada a cabo correctamente, la motivación, el compromiso y la productividad de los trabajadores aumenta y, al final, ello se ve en la fidelización de los clientes para con la organización.

 

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3 tips para optimizar la comunicación interna en empresas

Como ya te dijimos anteriormente, una comunicación interna efectiva no solo vuelve más comprometidos a los miembros de tu equipo, sino más productivos. Sin embargo, ¿cómo consigues una conexión buena entre los profesionales que contratas y tu organización? 

Pues, no tienes que ir demasiado lejos, habla sus mismos códigos y hazlo a través de canales que puedan formar fácilmente parte de su día a día. Eso es el significado de hacer tu comunicación interna más digital.

De parte del equipo de Gestion Direct, queremos compartirte 4 consejos que te ayudarán a hacer más digital la comunicación interna de tu empresa:

  1. Explora nuevos formatos

No importa cuál sea el mensaje que quieras transmitir, incluye los recursos que creas necesarios: fotos, clips, emoticones. Además, si es algo urgente lo que necesitas comunicar, no olvides agregar el llamado a la acción que invite a tus receptores a la interacción.

Aprende qué les llama la atención, qué es lo que motiva sus respuestas, cómo se comunican y trabájalo a favor de la comunicación en equipo.

  1. Más que un equipo, crea una comunidad

Fomenta la creación de un ambiente donde siempre haya conversaciones y colaboración entre equipos, así la retroalimentación siempre será sencilla y siempre habrá oportunidades de que tu equipo crezca y se fortalezca cada vez más.

  1. Sé más ágil

Los colaboradores suelen tener poco tiempo para leer comunicados extensos, por ello, deberás asegurarte de transmitir mensajes breves y concisos, así como elegir el momento adecuado para que todos presten atención. 

Piensa, no es igual comunicar algo un lunes a primera hora en la mañana que hacerlo un jueves a media mañana. Por ello, es importante que te apoyes en los líderes que has designado a cada departamento o equipo y usar la experiencia que te comparten para mejorar tus comunicaciones y medir el impacto de ellas.

6 herramientas para digitalizar las comunicaciones internas en tu empresa

Todas las empresas, sin importar su tamaño, deben cuidar el buen funcionamiento de sus comunicaciones internas para crear una marca que se mantenga activa, aporte valor, haya una menor tasa de rotación de personal y mejore la competitividad.

En pocas palabras, la buena comunicación interna en la empresa contribuye con la experiencia positiva que viven los empleados dentro de ella, haciendo que el ambiente laboral sea mucho mejor.

Dicho esto, a continuación te compartiremos 7 herramientas que te pueden ser de ayuda en esta tarea:

Comunicación interna en la empresa

  1. Para las reuniones de equipo

Organizar reuniones con un equipo que es tanto remoto como presencial, es clave para mantener informados a todos los miembros de los departamentos participantes. Antes de efectuarla, es necesario que tengas el protocolo claro: los objetivos de los que vas a hablar y a las personas que sí necesitas que estén presentes.

Dicho esto, las herramientas que te recomendamos para este tipo de tarea son Google Meet, Zoom, Slack, etc. Honestamente, hay muchas que podemos mencionarte, pero es cuestión de que pruebes tú y tu equipo cuál les gusta más entre toda la variedad existente.

  1. Gestores de proyectos o tareas

Este tipo de herramientas favorece la comunicación en la medida que todos pueden estar al tanto de qué hace cada miembro, incluso si pertenecen a departamentos distintos.

Este tipo de herramienta suele ser sencilla y práctica en cuanto a su uso, ofreciendo información completa sobre los equipos, dando avisos, enviando notificaciones, creando conversaciones enteras con solo hacer clics.

De este tipo de herramienta podemos mencionarte Asana, Trello, Monday, ClickUp, Jira, entre muchas más. Igualmente, es cuestión de que tu equipo encuentre la opción que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa.

  1.  Email de empresa

Aunque ya quedaron un poco obsoletos, nunca está de más tener un email interno en la empresa por la que se hagan llegar notificaciones, novedades y otras comunicaciones generales, sobre todo cuando son para un área en concreto. 

  1. Manual para los empleados

Elaborar un manual de empleado, completamente detallado para facilitar la llegada y adaptación de nuevos empleados, te servirá para brindar la mayor cantidad de información básica sobre la empresa el primer día de trabajo y, de ser posible, del departamento en específico al que pertenecerá el trabajador.

Es ideal que recoja las políticas sobre la empresa, la bienvenida sobre los nuevos empleados y una pequeña guía sobre la imagen, los valores y misión del negocio.

  1. Chat de mensajería instantánea

Cualquier medio de mensajería instantánea será de gran utilidad para compartir información de importancia con los distintos equipos de la compañía y mantener conversaciones fluidas en tiempo real sin que nadie se pierda de nada.

Para este caso, podemos recomendarte apps como Slack, Teams, Google chat, entre otros.

  1. Buzón de sugerencias

Recoger ideas y opiniones de tus trabajadores respecto a la experiencia en la oficina o el trabajo en general es importante para conocer su realidad e implementar iniciativas que ayuden a que se cree un ambiente óptimo.

Por ello, habilitar un espacio virtual como un buzón de sugerencias u organizar reuniones one-to-one con tus empleados, puede ser de gran ayuda para mejorar.

 

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Ventajas de optimizar las comunicaciones internas 

Optimizar las comunicaciones internas de la empresa pueden traerte múltiples ventajas como las que te mencionaremos a continuación:

Flexibilidad

La palabra trabajo fue asociado durante años con el concepto de rigidez, sin posibilidad a nada más o algo distinto. Pero, con la llegada de la digitalización de las empresas, las cosas cambiaron significativamente.

Ahora, la flexibilidad para comunicarse de manera fluida y llevar a cabo las tareas es mucho mayor. Incluso, es posible trabajar desde cualquier lugar siempre y cuando se tenga conexión a internet para realizar las tareas diarias y tener en línea las herramientas necesarias.

Es importante mencionar que la flexibilidad fomenta una mayor capacidad de adaptación a los cambios, una mayor satisfacción y un aumento considerable en la productividad.

Optimización de las tareas

Finalmente, se acabó el trabajo totalmente manual, improductivo y agotador. Gracias a los avances tecnológicos, es posible optimizar las tareas repetitivas e, incluso, automatizarlas.

Con ello, no solo se ahorra tiempo que puede ser invertido en otras tareas de valor, sino también costes.

Optimización de la mano de obra

Con una comunicación interna fluida, la empresa puede aspirar a mejores resultados a través de la optimización del trabajo de los colaboradores. La agilización de este proceso permite facilitar muchos otros, como las contrataciones, las inducciones, las preparaciones, la retención de talentos y más.

Mejora el enfoque estratégico

Gracias a la digitalización, muchas de las tareas repetitivas y sobre todo las burocráticas pueden ser cedidas a la tecnología. Con ello, tus colaboradores ganarán una mejor calidad de vida, un sentido de propósito útil para la empresa, lo cual te beneficiará mucho y a los resultados positivos que puedes obtener.

Reducción de gastos

Con la digitalización, las empresas se tornan más ágiles, capaces y competentes, ello permitirá una reducción considerable de los costos y aumentará la concentración aumentada en las metas que se quieren lograr.

 

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