¿Cómo llevar un control de inventario digital y automatizado?

Controlar y seguir las ventas de tus productos es más sencillo y rápido si se tiene un proceso automatizado. A través de los sistemas de gestión puedes llevar un control de inventario digital que te ayude a agilizar y mejorar los procesos de venta así como también la organización de los artículos de manera que se pueda tener mayor confianza con el cliente. Lee más sobre esto a continuación.

¿Qué es un control de inventario automatizado?

Se le denomina así al proceso moderno que utiliza tecnología avanzada o herramientas digitales para gestionar el inventario dentro de la cadena de suministro de una organización.

Gracias a la transformación, logramos ahorrar tiempo valioso y reducir o agilizar las tareas repetitivas como colocar los códigos de barras, escanear los productos, organizar el almacén de suministros y buscar su disponibilidad.

El control de inventario automatizado se alinea con los procesos de la empresa e integra al equipo con la tecnología, mejorando la gestión y la eficiencia de la cadena de suministro con mayor velocidad y precisión de operación.

Es verdad que la gestión de inventario no es complicada, pero al automatizarla las empresas y sobre todo el equipo equilibran tiempo de forma acertada sin descuidar los pedidos de los clientes.

 

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Sistemas de gestión de inventario

También llamado software para el control de inventario es un programa con normas, métodos y procedimientos necesarios para planificar y controlar los productos o materiales que utiliza una empresa a través de un ordenador buscando funcionar más eficazmente. 

Este sistema permite conocer la cantidad de artículos, estimar cuándo hay que reabastecerse y conciliar las existencias físicas con las registradas en la documentación.

Beneficios del sistema de control de inventario digital

  • Más eficiencia en el cumplimiento de las demandas de producción
  • Determinación y mantenimiento de puntos de repedido
  • Mejora el proceso de compra
  • Gestión de entregas de pedidos de clientes
  • Facilita la comprensión y seguimiento de la rotación de productos 
  • Proporciona datos de indicadores
  • Supervisión de productos en tiempo real
  • Integración con otros sistemas de gestión

 

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Pasos para implementar un sistema de control de inventario

Pasos para implementar un sistema de control de inventario

1. Organizar y complementar la información de tus inventarios

Este te permitirá tener una visión más real de tu situación y así optimizarlos. Mantener un catálogo actualizado y depurado de tus productos te ayudará a lograr mayor confianza con tus clientes.

Es primordial eliminar los productos que ya no manejas y los que se encuentran repetidos. Además clasificarlos por grupos de artículos y relacionados con cada uno de tus proveedores te hará más fácil el proceso de búsqueda.

2. Clasificar tus productos

Amplificando un poco el punto anterior es importante categorizar los productos en al menos las siguientes 3 clasificaciones:

  • Productos de alta rotación: aquellos que tienen venta constante.
  • Productos de temporalidad: los que se utilizan en un momento específico del año.
  • Productos especiales o sobre pedido: son los de ventas eventuales por alguna requisición extraordinaria.

De esta forma podrás ofrecer un mejor servicio y agilizar tu proceso de seguimiento de inventario.

3. Establecer los días de inventarios

En base a la frecuencia de compra y el tiempo en que tarda la entrega del proveedor, define cuándo ingresas nuevo inventario esto podría ser, diario, semanal, mensual o hasta trimestralmente. La idea es establecerlo para no perder a algún cliente que quiera comprarte y no tengas el producto.

4. Calcular máximos, mínimos y puntos de reorden

Continuando con el punto anterior establece el tiempo máximo, el mínimo de compra y el punto para organizar el inventario, tomando en cuenta que los productos de temporalidad o especiales. Considera con cuidado el nivel máximo para evitar el exceso de mercancía que te genere costos de almacenamiento si el producto tarda en ser vendido.

5. Compara la información con tus inventarios actuales

Es importante que cada cierto tiempo compares la información que tienes con los inventarios. Cuéntalos y analiza que los cálculos sean correctos, esto con el fin de que puedas tomar decisiones como realizar una estrategia o promoción de ventas y se alcancen los niveles óptimos de mercancía según lo que a tu empresa le convenga más.

6. Monitorea tus inventarios en tiempo real

Verifica con el sistema en tiempo real, cuántos productos quedan, cuáles necesitas volver a comprar y poder aprovechar el espacio y el costo del transporte en lugar de hacer varias compras individuales al momento de requerir cada producto por separado.

7. Actualización constante de la información

Las tendencias de los productos tienden a cambiar, por lo que es importante hacer revisiones periódicas de la información y actualizarla constantemente. Realizarlo al menos  anualmente y asegúrate de contar con datos confiables para tomar todas las decisiones.

 

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Recuerda que el éxito está en el análisis de datos, ser flexible y adaptarse proactivamente a las nuevas situaciones llevando un control de inventario digital. Implementa un ERP completo como el de Gestion Direct que te ayude a gestionar tu inventario y otras áreas de tu empresa. Solicita ya tu prueba gratuita a través de gestiodirect@gd.eu.

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