Los procesos en tu empresa son una guía práctica para lograr los objetivos establecidos. Por ello, es importante que los veas como un ciclo continuo de mejoras para llegar al éxito, pues así verificas que todo marcha bien y no pierdes dinero, tiempo, recursos, etc. ¿Quieres aprender cómo lograr la optimización de procesos de tu empresa? Quédate con nosotros en este artículo, porque te contaremos cómo y por qué, ¡acompáñanos!
Pero, antes de comenzar, es fundamental que sepas que el buen seguimiento de los procesos que lleva a cabo tu empresa puede ayudarte a concentrarte e invertir tiempo en cosas realmente importantes y necesarias. Una gestión de procesos claramente definida debe tener prioridad si quieres tu empresa alcance los objetivos que esperas: mayor competitividad, mayores ventas, llegar a nuevos mercados, etc.
¿Qué es optimización de procesos?
Una empresa debe estar compuesta por procesos que le ayuden a acercarse cada vez más a los objetivos que persigue. Por ende, lo razonable es que estos busquen ser optimizados, haciéndolos más simples en la medida que requieren menos inversión de tiempo, menos gastos monetarios, menos recursos, etc.
Pero, ¿cómo determinar si tus procesos son óptimos? Bueno, para ello debes hacerles un seguimiento constante y medir su rendimiento. Para ello, naturalmente, debes contar con procesos que midan tus procesos.
Sí, puede que parezca confuso, pero es necesario justamente porque, como empresa, es necesario verificar que no se pierde dinero, recursos o tiempo en cosas innecesarias y, en su lugar, puedas concentrarte en las cosas que sí lo son para el negocio.
En este sentido, la medición de los procesos para tu optimización puede ser una actividad que, por sí misma, no aporta valor, a menos que esté acompañada de objetivos muy bien definidos y un plan, al cual se le debe ajustar las acciones que ponga en marcha la organización.
Claro está, todo ello, sin que pierdas de vista la evolución del negocio y cómo lo hace el sector a la que pertenece. Entonces, podemos decir que, a través del seguimiento y revisión de los procesos de tu empresa, es posible:
- Definir con exactitud lo que está haciendo y el camino que lleva la compañía en la actualidad.
- Determinar acciones y soluciones a futuro muy bien definidas.
- Identificar las debilidades y fortalezas propias del negocio.
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Cómo y por qué crear un buen proceso empresarial
Para elaborar desde cero un proceso empresarial y que este sea bueno es fundamental que, primero, definas uno o un conjunto de objetivos que quieras lograr. En ese caso, es momento de que te hagas estas preguntas:
- ¿Cuál es el objetivo de mi empresa?
- ¿Cómo la visualizo en el futuro?
- ¿Cuáles fueron las razones que me hicieron entrar en esta industria en particular?
Tener estos objetivos claros te ayudarán a crear una ruta estratégica en la que irás eliminando el riesgo de planificar y añadir actividad que, en realidad, no aportan valor alguno a la empresa.
Obviamente, luego deberás hacer una revisión exhaustiva de los procesos de trabajo para así eliminar los cuellos de botella que estos tengan y las redundancias. Posteriormente, deberás hacer los ajustes necesarios para corregirlos y que funcionen de manera óptima.
Por último, en el proceso de desarrollo, todo será cuestión de implementar y monitorear estos procesos y ver la forma en la que afectan a la empresa. Ese es el objetivo de esta gestión: dividir estos procedimientos en tareas medibles y alcanzables y monitorear cuál es el crecimiento de la empresa con base en estos.
Ahora bien, ¿por qué es importante crear buenos procesos empresariales? Bueno, toda empresa que lo hace obtiene una serie de beneficios que estamos seguros no te quieres perder, si aún no los conoces, a continuación te los detallamos:
- Promueve la coherencia de otros procesos internos de la empresa y el flujo de trabajo.
- Facilita la formación y el seguimiento de los avances y los problemas.
- Ayudan a la empresa a alcanzar sus objetivos, pues este sistema que has creado debe corresponderse con lo que esperas alcanzar.
- Incrementa la eficiencia del seguimiento y análisis.
5 claves para lograr la optimización de procesos
Lo realmente importante luego de establecer un proceso es perfeccionarlo, por ello vamos a mostrarte cuáles son las 5 claves para la optimización de un proceso:
1. Identifica el proceso y los recursos que intervienen en él
Esta primera fase te ayudará, por un lado, a definir cuál es el proceso que estás a punto de crear o revisar. Este puede ser de ventas, de atención al cliente, RR. HH. etc. Por otro, establecerás y evaluarás los recursos que requieres para que sea ejecutado: el tiempo empleado, el número de personas que debe participar, los materiales que gastas, el dinero que inviertes, etc.
Hacer una revisión constante de estos aspectos en cada uno de tus procesos te ayudará a ver dónde puede haber posibles fallas y cómo mitigarlas para que tu proceso sea cada vez más ágil y te acerque a tus objetivos.
2. Divide el proceso en sus distintas acciones
Esta etapa implica dividir el proceso en las pequeñas acciones y pasos que lo conforman, con esto nos referimos a sus entradas (inputs) y salidas (outputs). Es importante conocer a fondo el proceso para poder plasmar todos y cada uno de las tareas que intervienen y la interacción que existe entre ellas-
Esto nos ayudará a tener un mayor control a la hora de detectar cualquier falla y a mejorar la toma de decisiones al respecto.
3. Establece KPIs para las acciones que conforman el proceso
Los KPIs son indicadores de medida concentrados en ofrecer información en pro de la mejora y eficacia del proceso, garantizando una perspectiva objetiva de la situación. En definitiva, si lo que quieres es optimizar, debes medir.
4. Analiza los datos que obtienes y toma medidas oportunas
Analiza lo resultados que te ofrecen los indicadores de medidas que hayas establecido en la fase anterior, puede ser el tiempo, los costes y la calidad del producto final del proceso.
La comparación entre los datos actuales y aquellos con los que empezaste, debe brindarte la información suficiente para ayudarte a tomar la decisión correcta sobre cuáles son las acciones de mejora que requieres.
5. Haz un seguimiento continuo
Establece fechas en el calendario para evaluar continuamente los procesos de tu empresa. Ten el feedback de la situación, recoge y analiza las incidencias que hayan podido ocurrir, así como las aportaciones que te sugieran una mejora.
La fase del seguimiento es de las más importantes y su objetivo es efectuar los ajustes necesarios para que, ante cualquier evento, siempre obtengas tu objetivo principal: la optimización de procesos.
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Por qué resulta tan importante hacer seguimiento a los procesos de tu empresa
Cuando hablamos del seguimiento de procesos, nos referimos a que las partes encargadas de estos deben tener una visión completa sobre el estado del proyecto y sus objetivos para así poder identificar y reaccionar ante cualquier desvío del curso que se planeó originalmente. El objetivo de esto es tomar las decisiones necesarias y de forma asertiva para corregir los potenciales problemas sin atravesar mayores complicaciones a futuro.
Tener el control y seguimiento de los procedimientos de una empresa significa la implicación de muchos actores y un camino largo por recorrer, debido a que comienza con una idea que pretender encontrar la solución a un problema o situación puntual que apoyará el funcionamiento del negocio.
Pero no termina ahí, a partir de esa idea comienzan múltiples etapas de prueba, nuevas ideas, nuevas formas para completar las tareas, etc., hasta conseguir un proceso o protocolo que pueda mantenerse a largo plazo.
En ese sentido, el seguimiento, básicamente, consiste en el análisis de toda la información generada dentro del proyecto a partir de los procesos que lo conforman.
De esa forma, es posible identificar riesgos y desviaciones respecto al plan en una etapa temprana y no sufrir las graves consecuencias de descubrirlos demasiado tarde.
Por su parte, el control se corresponde con el desarrollo de las actualizaciones para conseguir que lo planificado y esperado, finalmente ocurra. Cuando controlas un proceso no solo significa que tendrás que identificar las desviaciones y tomar una actitud calmada ante las mismas, sino que la esencia misma de este consiste en indagar en lo que causó ese desvío, definir las acciones para eliminar o minimizar sus efectos para, finalmente, implementarlas.
Mientras tanto, en el seguimiento, se debe tomar toda la información recolectada para pulirla y corregir los errores y, así, prevenir los inconvenientes detectados al momento de llevar a cabo el proceso
Beneficios de optimizar los procesos de tu empresa
Los procesos que establezcas en tu empresa, como dijimos, deben corresponderse con los objetivos que tengas en la mira, esta es su razón de ser y, al salir bien, este es el beneficio que primero obtendrás: el cumplimiento de tus objetivos. Pero existen otras ventajas que queremos que conozcas, a continuación te las detallamos:
Alivio de los riesgos
Cuando mapeas las actividades que conforman a tus procesos, resulta más sencillo estandarizarlo y formalizarlo. Como consecuencia, los errores disminuyen, así como los trabajos repetitivos y las dudas también. Además, disminuyen los riesgos.
Reducción de costos
El optimizar los procesos permite identificar con facilidad los desperdicios. De esa manera, es posible encontrar los cuellos de botella que comprometen la productividad, incrementan las fallas, provocan un desperdicio de recursos, etc.
Por ende, la mejora de estos permite la resolución rápida de problemas y reducción en los costes.
Mejores resultados
La mejora de resultados respecto a los procesos internos y externos resulta ser uno de los mayores beneficios, puesto que así se amplía la capacidad de entregar a la clientela la calidad que busca en una marca de productos y/o servicios. Así, conseguirás un posicionamiento destacado en el mercado, pues ofrecerás un mayor valor a tu público.
Mayor eficiencia
La optimización de procesos hace posible que tu empresa pueda entregar productos y servicios con agilidad y que estos sean de gran calidad. Cuando corriges las fallas y logras estandarizar los procesos, es posible generar más, en menos tiempo y con una mayor calidad.
Mejor gestión de tiempo
Debes eliminar las actividades que no generan valor; no te preocupes, no traerá ninguna consecuencia negativa. Ello te permitirá crear flujos de trabajo más ágiles y optimizar el tiempo que se le dedica a cada tarea, haciéndolo cada vez menor.
Mejor visión general
Trata, en la medida de lo posible, tener una visión general de todos los procesos que conforman a tu empresa. Ello facilitará la integración de futuros procedimientos y optimizará la organización de todos los elementos como si fuesen uno.
Ganas mayor capacidad para resolver problemas
Una visión amplia que alcance todos los extremos te permitirá identificar el origen de cualquier problema. Gracias a esto, podrás corregirlos desde la raíz, evitando invertir recursos que atenúen las consecuencias en lugar de encontrar soluciones.
Cumplimiento bajo control
Al estandarizar y monitorear tus procesos es mucho más sencillo mantener el cumplimiento de objetivos. Además, que, en lo que respecta a las auditorías, mantener la transparencia en los procesos favorece la optimización del mismo y apoya la obtención de los resultados esperados.
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En definitiva, la optimización de procesos permite mejorar considerablemente la eficiencia de una organización, acercándola cada vez más a sus objetivos. Pero para ello no debes dejar de hacerle seguimiento al rendimiento de tus procesos. ¿Quieres seguir informándote sobre las buenas prácticas empresariales? Suscríbete a nuestro blog en Gestion Direct y, si lo deseas, consulta nuestro catálogo de soluciones digitales. Para consultar precios y solicitar asesorías escríbenos a gestiondirect@gd.eu y te atenderemos con mucho gusto.
