Cómo gestionar equipos en remoto de forma eficaz 

La pandemia ha obligado a cambiar el modelo de trabajo de muchas empresas. Gestionar equipos en remoto es el futuro del mercado laboral mundial, por ese sentido hacerlo de forma eficaz debe ser lo primordial para estas organizaciones que lo implementen. Sigue leyendo y podrás conocer los desafíos como las claves para gestionar equipos en remoto.

Trabajar de forma remota

La pandemia ha ampliado las vacantes de empleos de forma remota. Las organizaciones, los equipos y las personas experimentan más con el trabajo virtual para mantenerse activas, al mismo tiempo, beneficiándose con la expansión del alcance laboral. 

Hasta ahora no hay nada que diga que se vaya a adoptar permanentemente este nuevo formato de trabajo, pero sí formará parte de los nuevos modelos organizativos.

La preparación de las personas como de las empresas debe ser mayor en conocimiento como en habilidades debido a los desafíos que se enfrentan y la competencia en el mercado. Sin embargo, son los líderes de esta última, los responsables de que haya una buena gestión del equipo eficazmente, impulsando el desarrollo integral a fin de contribuir positivamente en los miembros y en la comunidad.

La captación y retención de talento es primordial para las organizaciones modernas, encontrar al trabajador adecuado y contratarlo es tarea del reclutador.Hoy en día, existen agencias y plataformas dedicadas a encontrar el trabajador global para la vacante de una empresa con requisitos específicos. 

El cambio está obligando a las organizaciones a abrirse a nuevos paradigmas internacionales que rompen las fronteras físicas y horarias.

 

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Desafíos de trabajo con un equipo remoto

Toda organización que se enfrenta al trabajo remoto, suele tener que superar varios desafíos que pueden generar un gran impacto en la compañía.

A esto hay que añadir factores como la salud mental, el equilibrio entre la vida personal y laboral o la motivación de cada uno de los empleados.

Para poder superar estos desafíos y hacer una excelente gestión o servir de apoyo a tu equipo, es importante identificar primero los desafíos que probablemente enfrenten tus empleados:

Desafíos de trabajo con un equipo remoto

  • Poca interacción. Al trabajar a distancia, la falta de interacción personal con los jefes y entre los miembros del equipo puede provocar una sensación de aislamiento y falta de contacto, incluso malentendidos.
  • Dificultad para acceder a información. Las complejidades del internet, sobre todo en países poco desarrollados, puede dificultar el acceso a la información. Además, la comunicación remota puede hacer que los empleados se sientan perdidos o desconozcan las tareas que hay que realizar.
  • Aislamiento o sentimientos de soledad. Los empleados pueden sentirse aislados o solos trabajando de forma remota al carecer de momentos de interacción social o informal que ofrece el trabajo en una oficina.
  • Diferencias de zona horaria. No todos los equipos remotos se encuentran en la misma zona geográfica. Esto puede dificultar la programación de reuniones o comunicación inmediata sobre alguna tarea específica o actualizaciones del proyecto general.
  • Distracciones en el hogar. Al estar en casa, los niños, las mascotas así como la televisión o el celular son distracciones que pueden repercutir negativamente en la productividad de quien trabaja en remoto.
  • Exceso de trabajo y fatiga. Por otra parte, los empleados que trabajan desde casa tienden a alargar su jornada de trabajo y a obviar los necesarios descansos debido a las distracciones ya mencionadas, esto al mismo tiempo, puede ocasionar mucha fatiga en la persona.
  • Seguridad. Por más que los empleados sigan las pautas de seguridad de la empresa, al no estar regulado desde una central y por profesionales en el área, pueden haber fugas de información o desprotección de los datos, ya sea por la IP, el internet o descuidos de que algún trabajador que deje la interfaz abierta desde su ordenador.

 

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Claves para liderar equipos en remoto

A pesar de todas y evidentes desafíos de dirigir equipos que trabajan de forma remota, a continuación te mostramos algunas claves que te ayudarán a conseguir que los miembros de tu equipo se sientan conectados y motivados así como de administrar de forma eficiente la información:

1. Mantén comunicación diaria con tu equipo

Durante el trabajo remoto, la buena comunicación entre el equipo es primordial para mantener la motivación y obtener los resultados deseados. Este factor aplica para cada uno de los empleados o líderes que forman parte de la organización. 

La comunicación diaria puede ahorrar mucho tiempo y malas gestiones. Trabajar de forma remota, no significa que se dejen de organizar reuniones de trabajo. 

Busca un hueco para hacer cada día una breve teleconferencia en equipo, delega que un miembro del equipo recopile los puntos de discusión, fija un horario que beneficie a todos, ya sea una reunión grupal o individual, y comenta cuáles fueron los logros y qué faltó por hacer. 

Esto ayudará a que todo el equipo esté informado y dará pie a conversaciones informales que den cohesión al equipo.

2. Unifica las comunicaciones

Actualmente existen millones de vías de comunicación con las que te puedes comunicar con tu equipo, pero no todas son eficientes para todo. Considera cuál es la mejor manera de comunicarte con ellos. Intenta unificar las comunicaciones a través de una herramienta o intenta utilizar las menos posibles. Lo recomendable es elegir canales de comunicación que permitan comunicarse de forma organizada y eficiente.

Asegúrate de que estas herramientas de comunicación funcionen de manera eficiente y que todos sepan cómo usarlas. 

Establece normas de comunicación para que no se mezclen los mensajes profesionales con los personales, para que siempre se mantenga un respeto y se eviten malentendidos. 

3. Establece metas y expectativas realistas con anticipación

El establecimiento de las metas que hagan crecer a la compañía puede ser un reto cuando se cuenta con trabajo remoto.

Los empleados pierden tiempo cuando tienen que fijar ellos mismos sus responsabilidades. Asegúrate de comunicar tus expectativas y los objetivos que tiene la organización. No hagas suposiciones, no todas las personas entienden o están alineadas a los mismos objetivos, por eso deja bien en claro lo que se quiere lograr. 

Establece metas inteligentes, específicas, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada.

Comunícate y que tus miembros remotos no se sientan aislados del resto del equipo o esperen sin hacer nada. Hablar con anticipación empoderará al equipo y sabrán lo que tienen que hacer antes de siquiera asignar las tareas.

4. Incluye a tu equipo en la toma de decisiones

A pesar de la distancia, anima a tu equipo a compartir su opinión, a proponer ideas y a que asuman la gestión de una tarea o proyecto.

Cuando incluyes a los trabajadores en la toma de decisiones, estos se sienten importantes y tomados en cuenta, lo que aumenta la motivación. Esto es excelente para intercambiar impresiones sobre los proyectos que están en marcha o los futuros.

Escuchar a tus empleados es esencial para su desarrollo profesional y para que se sientan parte de tu empresa. Además, estos puntos de vista, opiniones y aportaciones pueden ser positivos y beneficiosos para la organización. 

5. Planifica proyectos colaborativos e incentiva la participación

Crea proyectos donde diferentes equipos colaboren para integrarlos más en la organización. Además incentiva la participación de todos los miembros, sin importar el rango que tengan. 

Asegúrese de que los miembros del equipo sepan cómo encaja su trabajo en el panorama general de la empresa.

6. Ofrece facilidades y flexibilidad a los trabajadores

Algo clave para el trabajo remoto es la flexibilidad, al hacerlo liberamos presión de los trabajadores. Brindar facilidades y flexibilidad estimula un incremento en su desempeño.

Ofrecer libertad de horario de trabajo u ofrecer algún incentivo, en muchos casos son económicos, aumenta tanto la participación como la motivación laboral.

7. Reconoce los esfuerzos públicamente y demuestra su importancia

Para que haya un excelente flujo de trabajo, es importante que te intereses por el estado de ánimo de tus trabajadores. No restrinjas la comunicación a temas únicamente profesionales. Demuestra que te interesas por ellos, cultiva esta relación y deja que te conozcan a ti también compartiendo cosas sobre ti. 

En épocas festivas, intenta hacer algo más que enviar una felicitación. Cuando los trabajadores no perciben reconocimiento a su esfuerzo, empiezan a buscar otros rumbos.

Además muestra gratitud por su excelente trabajo, aunque sea mínimo, esto puede impactar positivamente.

Los equipos remotos a menudo no reciben estímulos verbales que a la larga son bastantes significativos. 

Reconocer regularmente su contribución públicamente, como en una reunión de equipo o en el correo electrónico del equipo, ayuda a sentir que sus esfuerzos son valorados. No hace falta hacer un gran esfuerzo, pero sí ofrecer el gesto.

8. Céntrate en los resultados y no en las actividades

No gestiones las horas de trabajo como una métrica para medir la productividad. Esta cifra no cuenta todo el trabajo. En lugar de eso, concéntrate más en los resultados. Define lo que quieres que tu equipo logre y dele la propiedad de su trabajo.

9. Conviértete en un mentor

Los mejores gerentes ofrecen mentorías ayudando a sus equipos a adquirir más conocimientos. Ayudar a los empleados y sus habilidades los prepara para más responsabilidades, aumenta la participación y retención.

Planifica el desarrollo individual del equipo y brinda comentarios constructivos para que mejoren sus tareas.

10. Capacita al equipo

El 94% de los empleados dice que está dispuesto a permanecer más tiempo en empresas que invierten en su aprendizaje. Invierte en capacitación u otros recursos tangibles para ayudarlo a superar las brechas.

Un equipo de trabajo remoto debe tener conocimientos suficientes para lidiar en un entorno lleno de distracciones como es el hogar así como de aquellos más específicos que permitan realizar sus actividades de manera eficiente. 

Si en tu empresa utilizan herramientas de un nicho específico o avanzadas brinda la capacitación relacionada.

 

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Herramientas importantes para trabajar con equipo remoto

Al trabajar en remoto, las empresas tienen la obligación de facilitarles el trabajo a sus trabajadores. De esta forma, existen muchas herramientas en el mercado que tienen gran impacto en las operaciones de la organización y en su flujo de trabajo.

Como ya mencionamos anteriormente, es importante unificar las comunicaciones, una herramienta mejorará la eficiencia comunicacional y la transferencia de información. Algunas ofrecen la posibilidad de crear grupos y hacer videollamadas, otras solo ofrecen los chat y guardar mensajes importantes para buscarlos más fácilmente. La idea es encontrar una que se adapte a tus necesidades y al estilo de tu equipo.

El almacenamiento en la nube también supone la más importante inversión para las organizaciones que ofrezcan trabajos remotos ya que esta es por la que los empleados accederán a la información y subirán el trabajo.

Otras herramientas como la gestión del tiempo o la asignación de tareas también suelen estar presentes en las empresas que trabajan en remoto, aunque estas no son tan significativas como las dos anteriores.

 

Las empresas han tenido que cambiar el modelo de trabajo debido a la pandemia. Esto representa un gran desafío para los gerentes y aquellas empresas que no están familiarizadas con la transformación digital.

Aprende a gestionar equipos en remoto ya que esto seguirá impactando en el mundo laboral los próximos años. Para obtener herramientas que mejoren tus procesos de trabajo en remoto, cuenta con Gestion Direct. Llama ya al +34 937 37 75 25 o escríbenos a través de gestiodirect@gd.eu y solicita nuestros planes y servicios. 

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