Todas las organizaciones están conformadas por múltiples actividades que hacen posible el buen funcionamiento de la misma, tanto a nivel interno como externo. Todo gracias al mapa de procesos, una tarea compleja, pero clave en la elaboración del plan estratégico corporativo de la compañía. Pero, ¿qué es exactamente un mapa de procesos y cómo puedes hacer uno? Lee hasta el final, porque aquí te contamos todo lo que debes saber, ¡Vamos!
¿Qué es un mapa de procesos?
Cuando te hablamos de un mapa de procesos nos referimos a la técnica empleada para planificar lo más visual posible los flujos de trabajo y procesos. Esta técnica implica, desde luego, la creación de un mapa que también puede ser llamado diagrama de flujo y tiene como propósito comunicar cómo funciona un proceso en específico de forma concisa y directa.
Este mapa permite a todos los miembros del equipo comprender con facilidad el procedimiento para llevar a cabo procesos específicos sin necesidad de demasiadas explicaciones verbales.
Cuando elaboras un mapa de procesos de principio a fin, es posible identificar de mejor manera cómo funcionan los procesos y detectar cualquier ineficiencia que presente, para así saber dónde ajustar los cambios con precisión. Por ello se convierte en una herramienta esencial para la gestión de proyectos.
En este sentido, puedes usar los mapas de procesos para visualizar cualquier proceso, aunque lo más común es usarlos para la gestión y análisis de los mismos, capacitaciones para los empleados, integraciones o mejoras frecuentes en los procesos.
Del mismo modo, también son de gran utilidad para comunicar procesos complejos, abordar temas recurrentes dentro de un proceso en específico o coordinar las responsabilidades correspondientes de varios miembros de un equipo.
Estos mapas te ayudarán a conocer y dar a conocer de forma detallada y profunda el funcionamiento de los procedimientos y actividades en los que la empresa está involucrada. Por lo general, suele realizarlo el equipo con responsabilidades de todos los departamentos y se encarga en identificar todos los procesos (tanto los principales como los secundarios).
¿Para qué se utiliza el mapa de procesos?
Un mapa de procesos es más que un simple diagrama de flujo. Si lo haces bien, prestando atención, sin errores, puede ser capaz de aportar mucha información de valor para las gestiones cotidianas de la empresa.
En este sentido, y de forma más concreta, el mapa de procesos puede servirte para:
Alinear los objetivos
Al verlos plasmados gráficamente, puedes ganar una visión más global que ayuda a los distintos departamentos a establecer metas en común, reduciendo las discrepancias entre ellos. Todos corren hacia una misma línea de meta.
Definir una estructura coherente para la organización
Compartir una misma y organizada visión de todos los procesos, te permitirá establecer sin complicaciones las jerarquías necesarias entre cada uno de las personas que estarán encargadas de llevar a cabo el proyecto.
Establecer las responsabilidades y roles
Una vista general de todos los procesos que lleva a cabo tu empresa, te ayudará a tener presente en todo momento quién debe hacerse cargo de qué. Debes pensar en su capacidad para llevar a cabo las tareas que tienes en mente, su compromiso, sus habilidades, etc. Teniendo en cuenta esto, verás cómo pueden agilizarse las gestiones del equipo.
Mejorar el intercambio de información y las comunicaciones
Gracias al mapa de procesos, cada quién sabe qué le toca hacer dentro del proyecto. De esa forma, los datos y las informaciones se distribuyen con mayor rapidez entre los distintos equipos y jerarquías.
Analizar los procesos
Podrás entender mejor cómo y por qué tu empresa hace lo que hace y sabrás cuáles son los procedimientos que te ayudarán a aumentar la calidad de la producción e invertir el tiempo de tus colaboradores en actividades de verdadero valor para la organización.
Identificar oportunidades de mejora
La visión conjunta de toda la actividad en equipo te ayudará a identificar, en caso de haberlos, los puntos más débiles en tu estructura y a aplicar las medidas necesarias para corregirlos.
Asimismo, también te será de gran utilidad para encontrar maneras alternativas para desarrollar el trabajo, lo que no vendrá mal para mejorar la eficiencia y eficacia de las acciones de tu empresa.
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Beneficios de implementar un mapa de procesos en tu empresa
Comenzar con el mapeo de los procesos de una empresa puede generar muchas dudas respecto a cómo implementarlo, pero más aún respecto a los beneficios que puede aportar. Por eso, a continuación te detallaremos cuáles son los beneficios que puede ofrecer a tu empresa:
- Podrás definir roles y responsabilidades dentro de la organización con mucha mayor facilidad. No solo de los niveles superiores dentro de los departamentos o en la misma empresa, sino también entre los colaboradores que integran cada equipo.
- Optimiza el flujo de información y comunicación entre las distintas áreas y departamentos que tienen una relación directa, contribuyendo con la identificación eficaz de los puntos improductivos.
- Favorece la alineación de objetivos y funciones corporativas en todos los niveles de la empresa, permitiendo que estos estén adaptados a las necesidades generales de la organización. De esa forma, ninguna pieza queda fuera de la acción en conjunto.
- Ayudan a identificar los indicadores claves del desempeño, así como las oportunidades importantes.
En definitiva, podrás conseguir mucho más orden y alinear las visiones individuales de la empresa en un conjunto con el mismo objetivo: conseguir una empresa mucho más competitiva.
Consideraciones antes de hacer un mapa de procesos
Toda organización tiene procesos que pueden dividirse en 3 grandes grupos: los procesos estratégicos, los operativos y los de soporte. A partir de estos grupos, es posible identificar los procesos más pequeños que formarían parte de cada grupo.
Luego de conocer todos los procesos de tu compañía, el siguiente paso es crear el mapa de procesos. Este podrías considerarlo como una gran telaraña de procesos que se interconectan entre sí y que están representados gráficamente, mostrándote una visión global de la empresa y todos los procesos que la conforman.
Para crearlo, entonces, es esencial conocer todas y cada una de las conexiones, así como las entradas (inputs) y salidas (outputs) de cada proceso.
Es importante mencionar, de igual forma, que los mapas de procesos no son iguales en todos los casos, pues cada empresa adapta el suyo según sea su estructura. Para ello, se debe ser claro y conciso en lo que respecta a la información que se refleja y que cumpla la finalidad de todo mapa de procesos.
En este sentido, todos los procesos deben estar plasmados en el mapa y deben estar unidos a los procesos con los que se interrelacionan, claro está, si es que los hay. No es obligatorio que sean explicados en detalles todos los procesos, pero sí que queden constatados los grupos de actividades que implican.
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Cómo hacer un mapa de procesos: paso a paso
Hacer tu propio mapa de procesos es una labor relativamente sencilla. Aunque puedes hacerlo incluso en una hoja de papel, te recomendamos usar el software de gestión de flujos de trabajo de tu preferencia o, si lo deseas, buscar plantillas en internet.
Dicho esto, te explicaremos cómo hacer un mapa de procesos desde cero, paso a paso:
Paso 1: Identifica el proceso que quieras diagramar
Es importante que, en primer lugar, determines el proceso que quieres representar. Para ello, puede ayudarte resolver estas preguntas: ¿cuál es el proceso en mi empresa que más presenta ineficiencias y debe mejorar? ¿Hay algún proceso nuevo que quiera comunicar al equipo? ¿Existe algún proceso complejo que siempre genere dudas entre mis empleados?
Si puedes responderlas con claridad y lograr identificar lo que quieres diagramar, asígnale un nombre.
Paso 2: Determina quiénes intervendrán en el proceso
El inicio de la creación del mapa es el momento propicio para definir quienes harán cada cosa: responsables y departamentos. Este paso es clave para la futura y correcta ejecución de tareas que formen parte del proceso que estás a punto de diagramar.
Paso 3: Enumera cada una de las actividades relacionadas
Asegúrate de documentar y prestar atención a todas y cada una de las tareas necesarias para llevar a cabo el proceso. En esta etapa, el orden no es importante. Por ello, te recomendamos hacer una lista de todas las actividades y quién será el responsable de llevarlas a cabo.
Te recomendamos colaborar con todos los compañeros de equipo, así como otros involucrados en el proceso, para que así puedas recolectar con precisión los datos necesarios y determinar el nivel de detalle que necesitas.
Además, es importante que establezcas dónde comienza y dónde termina el proceso para que así puedas saber si debes o no agregar pasos o tareas extras que te ayuden a alcanzar el objetivo que te has propuesto.
Paso 4: Determina cuál será la secuencia de pasos
Una vez que hayas trabajado suficiente en la lista de todas las actividades y los actores involucrados, el siguiente paso es ordenar las actividades y tareas de forma correcta hasta que el proceso esté completo de principio a fin y tenga sentido. Aprovecha este paso para revisar si pudiste olvidar algo en el paso anterior.
Paso 5: Momento de crear el diagrama de flujo
Escoge el formato de mapa de procesos que se adecúe a lo que quieres hacer y representa el proceso con la simbología que le corresponda. Existen aproximadamente 30 símbolos estándares que puedes emplear para representar distintos elementos del proceso, más adelante te detallaremos los más comunes.
Paso 6: Añade los últimos detalles y compártelos con tu equipo
Una vez terminado tu mapa, revísalo junto a los otros participantes que están involucrados para así asegurarte de que todos lo entiendan, te compartan si están de acuerdo y cualquier otro feedback.
Verifica, por último, de que no hayas omitido ningún paso y de que no haya ambigüedades o redundancias.
Paso 7: Analiza las posibles oportunidades de mejora
Después de comprobar que el mapa de procesos cumple su función: describir con claridad el flujo de trabajo del proceso que hayas elegido diagramar, el propio mapa servirá como herramienta para la mejora continua del proceso.
Apóyate en los comentarios de tu equipo e identifica dónde se encuentran los cuellos de botellas y las posibles ineficiencias en lo que has representado o en el proyecto en sí. ¿Hay pasos que se podrían eliminar? ¿Existen tareas que quizá puedan hacerse con mayor eficiencia?
Una vez identifiques y analices las áreas de mejora, toma acciones para mejorarlas y corrige en el mapa para comunicar a todos los nuevos cambios.
Simbología en los mapas de procesos
Los mapas de procesos utilizan símbolos como lenguaje unificado de modelado, conocido como UML por sus siglas en inglés. A través de este, representan los elementos claves de un mapa de procesos, tales como los pasos seguir, los puntos de decisión, las entradas y salidas, y los participantes involucrados.
A continuación, te describiremos algunos de los símbolos más comunes en los mapas de procesos y su uso:
- Terminal: los óvalos denotan el inicio y el fin de un proceso.
- Proceso: los rectángulos demuestran una actividad o tarea.
- Flujo: las flechas se encargan de conectar los pasos del proceso y muestran el flujo direccional a seguir.
- Retraso: los símbolos con forma de D indican una demora.
- Decisión: los rombos representan un punto en el proceso en donde debe tomarse una decisión.
- Datos: un paralelogramo representa los datos que van de entrada o salida en una actividad del proceso.
- Documentos: un rectángulo con una línea ondulada en la parte inferior representa un documento o información que el participante puede leer. Si existen varios documentos, estos se indican con un símbolo de varios rectángulos ondulados apilados.
- Entrada manual: un rectángulo con una línea inclinada en la parte superior indica que hay datos deben introducirse de forma manual.
- Subproceso: un rectángulo con líneas dobles en posición vertical indica que existe un subproceso que está predefinido en otra parte.
Claro está, también existen muchos otros símbolos que puedes incorporar en tu mapa, pero estos que te nombramos son los más comunes y más útiles, en especial si estás comenzando.
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Para finalizar, los mapas de procesos resultan ser una herramienta de gran efectividad para documentar y mejorar los procesos de tu empresa. Puesto que combinan la información detallada con estos siete pasos para así crear un flujo de trabajo eficiente. Si usas las herramientas adecuadas, te aseguramos que podrás comenzar a crear y gestionar mapas de procesos que te ayuden a lograr una comunicación clara y aumento de la productividad en tus equipos.
Ahora que ya aprendiste cómo el mapa de procesos puede mejorar las gestiones de tu empresa, ¿estás listo para aprender mcuhas cosas más? En nuestro blog en Gestion Direct encontraáras contenido variado, destinado a informarte sobre cómo ser un mejor empresario cada día. También ofrecemos herramientas digitales para agilizar las gestiones en tu compañía. Puedes consultarlas en nuestra web o preguntar por ellas a través de gestiondirect@gd.eu, ahí nuestros profesionales responderán tus dudas y te atenderán con gusto.
