¿Cómo automatizar contratos y ahorrar tiempo en redacción y envío?

Los contratos y acuerdos se hacen diariamente dentro del mundo empresarial. Este tipo de documentos son el núcleo de las relaciones comerciales y, automatizar los contratos te asegurará una transformación en la forma con la que interactúas con tus clientes o proveedores. Sigue leyendo para conocer cómo automatizar contratos en tu empresa. 

¿Qué es la digitalización de documentos? 

La digitalización de documentos se ha convertido en una de las cosas más importantes dentro de la transformación digital, pasando de los formatos físicos al manejo electrónico de los documentos de una empresa.

Proceso que consiste en convertir lo analógico en digital, de modo que ayude a realizar la administración, de una manera más eficiente y reduciendo tiempos de búsqueda, clasificación o acceso.

automatización de contratos

Digitalización de formatos legales

Dentro de las organizaciones, la realidad es que el proceso de los acuerdos y contratos es bastante complejo. Las solicitudes, revisiones, aprobaciones y firma, por lo general, toman tiempo y conllevan a una política burocrática.

Los contratos son el centro del crecimiento y la estabilidad de una empresa, por lo que cualquier ayuda que permita simplificar su creación y mantenimiento, es esencial para el crecimiento, la seguridad y el control a largo plazo.

Hacer los procesos más simples y sostenibles se vuelve más fácil con las soluciones tecnológicas para la gestión documental, logrando agilizar el proceso y construir mejores relaciones comerciales. 

La automatización de contratos es la digitalización del recorrido que realiza el cliente en un contrato. Mejorar este recorrido significa al mismo tiempo, mejorar la experiencia y la satisfacción del cliente. 

 

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¿Por qué automatizar contratos?

Automatizar los procesos contractuales conlleva a mejores estándares de seguridad y cumplimiento, haciendo un seguimiento de renovaciones o fechas de término de los contratos.

A continuación te mencionaremos varios puntos por qué deberías automatizar contratos en tu empresa:

  1. Los procesos contractuales se vuelven más rápidos, agilizando los hitos y centralizando toda la información. 
  2. Hay menos probabilidades de caer en errores humanos de redacción, modificación o transcripción equivocada.
  3. Se logra mayor cumplimiento al programar el envío de contratos o acuerdos que deben renovarse de forma periódica. 
  4. Mayor trazabilidad y visibilidad en tiempo real.
  5. Se evitan duplicados de un documento así como los distintos formatos de un tipo de contrato o documento.
  6. Tiempo de obtención de ingresos más rápido al no retrasarse con los contratos de venta.
  7. Aumenta la productividad al no tener que estar redactando una y otra vez un tipo de contrato o documento.
  8. Se controla el acceso a los documentos importantes y confidenciales.
  9. Agiliza el proceso de creación, búsqueda, modificación y envío de contratos.
  10. El valor de contrato aumenta, se vuelve más seguro y elimina las fugas contractuales.
  11. Mejor experiencia del cliente al ser un proceso totalmente digital, y logra ahorrar la movilización al momento de firmar o recibir los acuerdos.

Incluir una firma electrónica en la gestión documental

Se pueden conseguir grandes mejoras tras incorporar la firma electrónica a la gestión documental. Se reduce el tiempo del proceso de firma en papel, ahorrando la impresión y la movilización.

Esto logra mejorar la productividad en aquellas organizaciones con grandes cantidades de documentos, garantizando su integridad y su autenticidad, además de lograr una mayor eficiencia.

Existen ocasiones donde los directivos o responsables de firmar, no se encuentran en las instituciones o están de viaje, en esos casos, la firma electrónica logra que la persona firme desde cualquier lugar o momento con solo ingresar al sistema.

 

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¿Cómo automatizar contratos?

Para automatizar contratos y otros documentos, necesitarás contar con un sistema o software de gestión documental. La forma de hacerlo, depende mucho del proveedor y la estructura de la herramienta.

Los sistemas de gestión documental te permitirán crear un documento o plantillas para tus contratos, incluyendo cláusulas o secciones, para ahorrar tiempo y evitar distintas versiones de un mismo tipo de acuerdo. Muchas incluso, te brindarán la opción de catalogar el tipo de documento.

automatizar contratos

Imagen de software de gestión documental de GD. Sección de Plantillas. 

Al momento de enviarlo tendrás las etiquetas que te facilitarán para especificar la fecha o el cliente a quién se lo envías, y decidirás la forma de envío, ya sea a través del mismo sistema o en archivo pdf al correo electrónico.

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Imagen de software de gestión documental de GD. Sección de Asignación de cliente.

También, si posees relaciones comerciales con algún cliente y debes enviar periódicamente acuerdos, tienes la posibilidad de programar el envío de este para que puedas dedicarte hacer otras cosas y se envíe automáticamente en el momento deseado.

 

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Beneficios de escoger a Gestión Direct para automatizar contratos

Gestion Direct te ofrece un sistema de gestión documental completo donde podrás automatizar contratos de manera rápida y sencilla:

  • Reduce el tiempo de creación y envío de documentos.
  • Incluye 50 plantillas personalizables de acuerdos y contratos. 
  • Guarda la información de tus clientes.
  • Controla el nivel de acceso que tiene tu equipo para evitar fugas de información confidencial.
  • Incorpora tu firma electrónica.
  • Programa el envío de contratos.
  • Adapta el sistema al idioma que manejes.
  • Cuenta con soporte jurídico.
  • Visualiza el estado de tus documentos en tiempo real.

 

Los tiempos obligan a adaptarse para los desafíos del futuro. La transformación digital, la digitalización y la automatización aumenta el valor de tu empresa, minimiza pérdidas y aumenta los ingresos. 

Automatizar contratos te liberará para realizar otras actividades que te generen mayor rentabilidad. Adquiere tu gestión documental inteligente con Gestion Direct. Llama ya al +34 937 37 75 25 o escríbenos a través de gestiodirect@gd.eu y solicita tu prueba gratis por 15 días sin ningún compromiso.

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