¿Cómo archivar documentos digitales para mejorar tu gestión empresarial?

La información de tu empresa puede llevarte muy lejos y hacer crecer tu rentabilidad. Por eso, archivar documentos de manera eficiente es importante, para que puedas agilizar el proceso de gestión documental. Lee cuál es la mejor forma de archivar documentos, los pasos y algunas recomendaciones para crear un archivo digital.

La importancia de saber archivar documentos digitales

Es normal que ahora se guarden y administren los documentos localmente, ya sea utilizando la nube o un servidor especializado para archivar documentos, conectado a una única red.

Existen múltiples ventajas de los archivos digitales en la gestión empresarial, permitiendo ahorrar tiempo y mejorar la calidad de los expedientes. Sobre todo si se cuenta con un sistema OCR que apoye la digitalización de los viejos documentos, lo que logra fomentar la transformación digital buscando mejorar todos los procesos de la compañía.

Los motores de búsqueda de archivos mejoran día tras día, y lo que le queda por hacer a los líderes o representantes empresariales, es saber cómo organizar documentos con intención de agilizar la gestión documental.

Contar con un archivo digital da la posibilidad de recuperar con facilidad versiones antiguas de determinados documentos digitales. Además, poder editar a distancia y de forma simultánea un mismo documento, por varias personas de un mismo equipo de trabajo.

Saber cómo organizar los archivos digitales de una empresa, facilita las búsquedas al momento de requerir un documento determinado, evitando tardanzas innecesarias. 

De esta manera, será más fácil establecer medidas de protección para aquellos expedientes que sean sensibles o contengan información confidencial, así como compartir información con otros miembros del equipo, teniendo eficiente administración del espacio y aumentando el rendimiento de trabajo.

¿Cuál es la mejor forma de archivar documentos?

Existen diferentes métodos de clasificación de archivos para ordenar la información de una empresa, todas válidas y útiles según los requerimientos de la organización. Esta clasificación puede ser:

  • Funcional: según su función en la empresa.
  • Orgánica: según la estructura administrativa.
  • Por materias: según su contenido.

Independientemente de esto, los documentos se pueden ordenar por orden alfabético, por fecha de creación, por orden de importancia o, por serie o subcategoría. La mejor forma de archivar documentos, dependerá de las necesidades de la empresa y el tipo de información que maneje.

Si ya sabes cómo archivar contratos digitalmente, te recomendamos leer cómo automatizar documentos con la gestión documental inteligente.

Pasos para organizar tu archivo digital

Una vez sepas cómo vas a ordenar y clasificar los documentos, debes ejecutar la tarea de hacerlo. Crea una planificación y agenda el tiempo que dispones para la organización. 

Sigue estos 6 pasos para organizar tu archivo digital de forma eficiente:

Así es un archivo digital eficiente

  1. Establece objetivos y el proceso de trabajo

Pregúntate por qué y para qué vas a crear el archivo. ¿Será solamente para uso interno? o ¿darás acceso a clientes y colaboradores externos?, ¿deseas almacenar solamente un archivo histórico? o ¿vas a generar nuevos documentos?. Dependiendo de tus respuestas, deberás explorar diferentes alternativas.

  1. Selecciona los documentos para el archivo digital

Examina todos tus documentos y archivos. Elige cuáles vas a conservar en el archivo y cuáles están obsoletos, que deben eliminarse. Así no utilizarás espacio en información que no necesitas. 

  1. Verifica la estructura escogida

Antes de archivar tus documentos, revisa si los criterios que escogiste inicialmente, son los correctos para almacenar la información. ¿Necesitas utilizar más de un método de clasificación? ¿Qué le resulta más conveniente al funcionamiento de tu empresa?. Realizar este paso, te garantizará hacer una organización eficiente.

  1. Elige una herramienta tecnológica

Busca un software de gestión documental inteligente adecuado. Según sean tus necesidades, elige la herramienta que le aporte valor a tu información y que sea capaz de procesar todo lo que necesitas.

La tecnología ofrece avances para cualquier empresa, así que no ignores la era digital. Un gestor de archivos permite agilizar todos los procesos documentales. 

  1. Digitaliza documentos

Convierte los archivos físicos en archivos digitales, para que logres aprovechar todas las bondades de la digitalización de documentos. No es necesario que elimines por completo tus documentos en papel, pero es bueno que respaldes todo lo posible, en un archivo digital para que puedan estar mejor protegidos y sean más accesibles, en caso de requerirse.

  1. Añade metadatos

Los metadatos son etiquetas que se añaden a los archivos digitalizados, aportando información extra sobre los documentos. Esto te servirá para llevar un mayor registro de los archivos y hacer más fácil su búsqueda.

Recomendaciones para archivar documentos digitales

Antes de finalizar este artículo, utiliza estas recomendaciones que te damos para mejorar tu gestión de archivos digitales. 

6 pasos para crear un archivo digital

  • Crea subcarpetas, esto es la garantía de que no se pierda ningún documento entre tantos que puedas tener.
  • Usa nombres descriptivos, es decir, guarda tus archivos con la fecha, el tema, el  idioma o los involucrados. Estos metadatos te serán de utilidad al momento de buscar algún archivo que necesites.
  • Emplea colores y caracteres especiales, podrás pensar que es poco serio o profesional, pero hacerlo ayuda a encontrar más rápido lo que estés buscando.
  • Que todo el equipo conozca las pautas establecidas. Así cualquiera que ingrese seguirá el mismo orden o almacenamiento.
  • Ten una regla de no eliminar. Si hay algo que ya no te sea de utilidad o tengas un documento el cual hace tiempo no ingreses, mételo en un proceso de revisión, luego si ves que realmente no te va a funcionar, guárdalo un tiempo en otro espacio antes de eliminarlo. De esta forma, te aseguras de no perder información importante.
  • Establece una rutina, apenas generas un archivo, clasifícalo y nómbralo según las normas que tengas.

Puedes contar con asesoría administrativa, contable, fiscal o jurídica ingresando en la web de TAS Consultoría, que cuenta con un equipo de asesores que te ayudarán a emprender en España. 

Mejora tu gestión de archivos digitales

Como mencionamos anteriormente, un sistema de gestión documental inteligente te ayudará a manejar tus archivos digitales de manera cómoda y sencilla. Proporcionando distintas herramientas para facilitar y agilizar tu gestión documental, a través de un sistema centralizado, permitiendo el acceso en cualquier lugar y momento.

Gestión Direct con su software documental te convierte en una empresa productiva y eficiente, automatizando múltiples procesos. Y te ofrece un espacio, donde podrás utilizar tu firma electrónica de manera segura y confiable.

 

Saber cómo archivar documentos digitales es la clave para gestionar más productivamente la información de tu empresa. Ten una prueba gratis del software documental de GD o consulta tus dudas a través de gestiodirect@gd.eu con uno de nuestros asesores comerciales.

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