En un entorno empresarial donde todo está basado en datos y las listas de estos no paran de crecer, su procesamiento eficiente se ha convertido en una de las principales prioridades de cualquier negocio. Cualquier información errónea puede afectar negativamente a la empresa y sus resultados. Por ello, en este artículo te contaremos cómo hacer una migración de datos a ERP exitosa y proyectar hacia el futuro tu empresa, ¡acompáñanos!
¿Qué es un sistema ERP?
Seguro te preguntas, ahora que lo hemos nombrado, qué es un sistema ERP y por qué puede ayudar en la centralización y migración de datos, te lo explicaremos.
Un Enterprise Resource Planning /ERP, por sus siglas en inglés) o Planificación de Recursos Empresariales, es todo un conjunto de aplicaciones de software integradas que permiten automatizar la mayoría de las prácticas del negocio que estén relacionadas con el área operativa o productiva.
De ese modo, toda la información relacionada con estas áreas: logística, compras, producción, finanzas, marketing, recursos humanos, etc., quedaría facilitada y centralizada en un mismo lugar.
Entre las principales características que puedes encontrar en un software ERP destacan su modularidad y escalabilidad, es decir, su capacidad para implementar funcionalidades que necesita la empresa en todo momento, sin vulnerar ni limitar su crecimiento o necesidades futuras.
Puesto que la implantación de este tipo de sistemas requiere una inversión considerable para las empresas, su éxito es lo que más importa. Por ello, para su implementación es necesaria una consultoría previa que revise a fondo el modelo empresarial, los procesos que lo rigen, las estrategias y los flujos de información entre los distintos departamentos de la compañía.
Además, es importante mencionar que dicho cambio aprovechará para modelar, cambiar y mejorar todos los aspectos y procesos que se consideren vitales para el éxito de la implementación.
En conclusión, la premisa esencial de los ERP para con tu negocio es centralizar y unificar los datos procedentes de las diversas áreas de la empresa, evitando que sean duplicadas y facilitando la fluidez de la información en un dato único.
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Entonces, ¿qué es la migración de datos de una empresa?
La migración de datos no es más que un procedimiento que consiste en la mudanza de información de un programa a otro. No siempre es un proceso sencillo, puesto que implica ciertos riesgos durante la migración.
Sin embargo, lo único que hay que hacer al respecto es prestar suma atención a cómo hacerlo, ya que este tipo de sistema contendrá información vital de la compañía como pueden ser los recursos disponibles, la planificación empresarial, los procesos internos, la contabilidad, etc.
Generalmente, son tres casos, en concreto, por los que las empresas deciden llevar a cabo este proceso y asumir los riesgos de la migración de datos a un ERP:
- Migrar de un programa a otro con la intención de mantenerse actualizados.
- Combinar dos sistemas para unificar la información en uno nuevo.
- Mantener dos sistemas y crear un tercero que reúna los datos de los otros dos, como es el caso del almacenamiento en la nube.
¿Por qué una empresa necesitaría migrar sus datos?
La migración de datos es, en la mayoría de los casos, una herramienta base que permite medir el éxito o el fracaso de la implementación de un sistema ERP. Una de las principales funciones de este software es la gestión de datos, por lo que una migración adecuada y eficiente resulta vital para la correcta ejecución del proyecto.
En este sentido, a medida que pasa el tiempo, todas las empresas han empleado un significativo esfuerzo y recursos en recopilar, organizar y mapear los datos de su negocio.
Los datos son material de gran importancia para las empresas pequeñas y medianas que quizá no cuentan con grandes presupuestos y día a día están construyendo sistemas de almacenamiento de datos en carpetas y repositorios.
Pero, cuando dichos sistemas ya no son suficientes y el retorno de inversión ya no es positivo, es el momento preciso para pensar seriamente a adoptar un sistema ERP y sustituir el canal habitual por uno más nuevo, eficiente y resolutivo que satisfaga las necesidades del negocio y los procesos que lo componen.
Al momento de reemplazar un sistema antiguo por un nuevo ERP, los datos de tu empresa deben permanecer muy bien protegidos. Por ello, una correcta migración de datos al momento de cambiar de ERP debe concentrarse en la reducción de los riesgos, de los costos operativos y la mejora de la calidad de los datos que se supone deben impulsar el crecimiento de la empresa.
6 buenas prácticas para la migración de datos para ERP
En la actualidad, la migración de datos se ha convertido en un elemento clave para el éxito de la implementación de sistemas ERP en la nube. Tu nuevo sistema se puede ver afectado por múltiples factores que puedes evitar, pero para ello debes aprender a conocer y manejar tus datos correctamente para su migración.
A continuación, te compartimos 6 buenas prácticas para la migración de datos a un sistema ERP:
1. Planifícate con anticipación
La primera tarea a realizar y que garantizará una migración de datos exitosa, es planificar una estrategia que esté basada en objetivos y el modelo comercial de todo la figura de migración e implementación.
En este sentido, tu enfoque debe estar concentrado en la segregación de contenidos en distintas categorías según la importancia y uso para operaciones futuras, ello te permitirá eliminar del proceso todos aquellos datos que no tengan valor. Como resultado, el proceso resultará más rápido tanto para los equipos como los usuarios externos.
La estrategia por sí sola permite extraer la información necesaria y la segrega, ayudando, de ese modo, a los analistas de la empresa —quienes se encargan del análisis de datos y la creación de informes, análisis y contenido— a ofrecer una mejor calidad en su trabajo a partir de los datos recopilados.
Asegúrate de tener todo lo que un buen plan para migración de datos necesita: los recursos de los que necesitas disponer, y haber evaluado los datos y su complejidad. De ese modo sabrás cuáles datos deben descartarse y cuáles deben archivarse.
2. Decide cuáles son los datos que quieres migrar
Una de las decisiones más importante que debes tomar antes de migrar tus datos es cuáles datos son los que moverás.
Decidir esto puede parecerte tonto, pero si no tienes un orden establecido, entre el caos pueden ocurrir un montón de errores que, créenos, no quieres que pasen. Identifica cuáles son las aplicaciones a las que afecta la implementación del ERP y, a continuación, identifica cuáles son las aplicaciones que el sistema sustituirá.
Entre más aplicaciones quieras que sustituya el programa, mayor será la cantidad de datos que deberás mudar.
3. Tómate tu tiempo para comprender las complejidades del mapeo de datos
Parte de la migración y mapeo de datos también tiene que ver con los tipos de datos que contiene cada sistema. Para darte un ejemplo, es posible tener un ID de cliente en una aplicación que acepte caracteres alfanuméricos, mientras que otra acepte solo caracteres numéricos.
En este tipo de casos, debes decidir cómo acomodarás estas diferencias durante el proceso de mapeo y migración para así no perder ninguna parte de la información que quieras manejar.
4. Decide cuáles serán los parámetros de la migración
La mayoría de los jefes de proyecto optan por solo migrar grupos pequeños de datos al nuevo sistema ERP en la nube.
Algunas de las razones por las cuales deciden hacerlo es porque el volumen de datos es de gran relevancia que son posteriores a una determinada fecha. Por ejemplo, estos pueden dar la orden de que los equipos solo migren los datos correspondientes a las fechas luego del 1 marzo de 2020.
Pero, también existen otros parámetros que pueden ser asignados, tales como segregar todos aquellos datos de los proveedores que ya no suministran a la organización y archivarlos o descartarlos.
5. Ten un plan de acción para aquellos datos que no se emigrarán
En caso de que decidas migrar un grupo pequeño de datos, deberás determinar qué harás con los que quedan en el antiguo sistema. A continuación, te dejamos algunas recomendaciones:
- Si conservarás el acceso al antiguo ERP, puedes configurar los permisos de todos a modo lectura. Asimismo, es muy posible que tu antiguo proveedor te ofrezca una tarifa menor para que continúes accediendo al antiguo sistema y consultes la información de allí.
- Si prevés que para el futuro no necesitarás los datos, quizá solo quieras archivarlos en hojas de cálculo que solo consultarás. Te recomendamos que, antes de considerar esta opción, consideres el volumen de datos que contiene tu antiguo ERP y su complejidad. Esto te ayudará a determinar si el uso de la hoja de cálculo te resultará factible.
- Por último, es posible que quieras recurrir a una base de datos. Esto último te puede ser de utilidad si crees que necesitarás acceder a los datos de vez en cuando. Esta opción puede convertirse en un proyecto propio, puesto que alguien del equipo deberá crear la base de datos y migrar estos datos.
6. Elabora un plan de acción detallado
Un plan detallado, en donde se describan los pasos necesarios para efectuar exitosamente la migración de datos, resulta un elemento importantísimo de la migración de datos.
La elaboración de uno permite garantizar que se han tomado en cuenta todas y cada una de las dependencias del proyecto, así como que todos los miembros del equipo saben cuál es la parte de la que son responsables.
En este sentido, la migración de datos puede implicar a muchas personas para realizar las tareas necesarias para la migración, como es la extracción de datos, la conversión de los mismos, la carga de información en el nuevo sistema, las entradas manuales y la validación de los datos introducidos.
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Riesgos a tener en cuenta durante la migración de datos
Durante el proceso de migración de datos pueden surgir imprevistos que pueden tener consecuencias graves para los datos de la empresa. Así como también, puede haber errores humanos que puedan poner en peligro la información, el sistema.
Las fallas más comunes en la migración de datos de un ERP y que pueden suponer graves riesgos se relacionan con la integración y la calidad. Aún no lo entiendes, pero pueden repercutir en aspectos, como:
Especificaciones incompletas e inexactas
Es esencial que el proceso de migración de datos a un ERP cuenten con las especificaciones de mapeo columna a columna, además de comunicar el método de limpieza de datos. De esa forma, te podrás asegurar de que la migración se está llevan a cabo correctamente y sin imprevistos.
Es importante que sepas que, también, para que la migración sea completada con éxito, debes contar con el capital humano adecuado para gestionar y controlar el proceso.
Problemas en la calidad de los datos
En caso de haber este problema, es muy probable que se presente un retraso en la fecha tope para terminar la migración. Para evitar que este problema tenga repercusiones en las siguientes etapas y más avanzadas, te recomendamos realizar actividades de perfilado de datos en las fases posteriores a la migración.
Dificultades en la gestión para la ejecución de migración de datos
Este riesgo puede traer múltiples consecuencias y, para evitarlo, es fundamental tener presente que existen riesgos en la migración de datos y que, además, este es un proceso que toma tiempo. Además, te recomendamos contar, no solo con el capital humano, sino también con el equipo adecuado para efectuar la migración de forma óptima y en los tiempos que hayas establecido.
Y ahora, 4 pasos para evitar estos riesgos
Para que toda la operación de migración de datos transcurra adecuadamente te dejamos, además de nuestras 6 buenas prácticas, pasos para que evites riesgos durante tu migración:
- Planifica el proceso de migración de datos por completo: desde el diseño de tu estrategia hasta el análisis de viabilidad de la operación. Durante este análisis es fundamental considerar las distintas variables como la integración o la exactitud que deben tener los datos que se migrarán.
- Programa una fase de pruebas. En esta etapa comienza a aplicar los ciclos de prueba a los sistemas que utilizarán la base de datos para que así verifiques que son eficaces y adaptables.
- Debes controlar cada una de las fases de la migración, lo cual supone gestionar el proceso de extracción, transformación y carga de la información.
- Por último, no olvides la evaluación final, pues gracias a esta podrás determinar los ajustes necesarios para que tu migración sea un éxito y funcione de forma óptima.
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