El sueño de todo empresario es saber que su empresa funciona eficientemente en su ausencia. Siendo así, uno de los departamentos que más importancia tiene es el de RRHH. Entonces, ¿quieres saber cómo lograrlo? Nosotros tenemos la respuesta: implementar una nómina electrónica. En este post te contaremos en qué consiste y cómo puede beneficiar a tu empresa, ¡acompáñanos!
¿Qué es una nómina electrónica?
La nómina electrónica no es más que un documento digital que registra los pagos que hace la empresa a sus trabajadores. Y tiene la misma validez legal que la nómina de papel, pero ofrece otras ventajas adicionales. Por ejemplo, reducción de costos, agilización de procesos y seguridad de datos.
Siendo así, esta nómina es emitida a través de un sistema informático que genera archivos XML. Este documento incluye información de cada trabajador: su nombre, cargo, salario, deducciones, aportes y horas extra.
La nómina electrónica, además, ofrece beneficios tanto para las empresas como para los trabajadores. Para las empresas, la nómina electrónica permite ahorrar tiempo y dinero de impresión, envío y almacenamiento físico. También, facilita el cumplimiento de obligaciones tributarias y laborales.
Para los trabajadores, por otra parte, significa mayor seguridad y transparencia en el pago de sus salarios. Ya que pueden acceder a su nómina en cualquier momento.
Todo esto quiere decir que la nómina electrónica contribuye con la modernización y formalización del mercado laboral.
También puede interesarte: ¿Cómo gestionar equipos en remoto de forma eficaz?
6 beneficios de implementar una nómina electrónica
La nómina electrónica es un documento digital que contiene la información sobre el salario y las deducciones de un trabajador. Al implementarla en tu empresa te brindará múltiples beneficios, aquí te contamos alguno de ellos:
¿La nómina electrónica tiene la misma información que la nómina en papel?
Los recibos de nómina electrónica deben cumplir con los mismos estándares que los recibos de nómina tradicionales. Esto es debido a que la normativa vigente no distingue entre un tipo y otro. Pues, la información debe ser la misma sin importar el formato.
Esto convierte a la nómina electrónica la mejor opción porque incluye la información de todas las partes involucradas. Esto ofrece el beneficio adicional de reducir el precio del papel y el almacenamiento digital.
También puede interesarte: El liderazgo transformacional para la gestión de cambio
¿Qué conceptos debe documentar una nómina electrónica?
Los conceptos reunidos en este tipo de nómina se rigen según el modelo. Todo dependerá de lo que se recoja en la Orden ESS/2098/2014. En este sentido, los conceptos son:
Además de estos conceptos, una nómina electrónica debe incluir una firma electrónica avanzada o cualificada. Con ello podrá garantizarse la autenticidad e integridad del documento. También, debe cumplir con los requisitos de conservación, acceso y entrega al trabajador establecidos por la legislación laboral y tributaria.
¿Se exige una forma especial para la entrega de la nómina?
Según el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores, la nómina debe entregarse por escrito al trabajador. Ya sea en papel o en formato electrónico. Sin embargo, si se opta por el formato electrónico, deben cumplirse ciertos requisitos.
Por ejemplo, se debe contar con la firma electrónica del empleador o con un sistema de verificación que permita identificar al emisor y al receptor de la nómina. Además, el trabajador debe dar su consentimiento expreso para recibir la nómina en formato electrónico y tener acceso a ella en cualquier momento.
Si el trabajador no está de acuerdo con esta modalidad, puede solicitar que se le entregue la nómina en papel. En cualquier caso, el empleador debe conservar una copia de las nóminas durante al menos cuatro años. Esto debido a que pueden ser requeridas por la Inspección de Trabajo o por el propio trabajador.
¿Cómo puede ayudarte GD Portal de Empleados con tu nómina electrónica?
En Gestion Direct contamos con GD Portal de Empleado, un software con el que podrás optimizar las tareas de administración de recursos humanos. Y no solo eso, también podrás digitalizar todos tus procesos de gestión de empleados para mejorar la productividad de tu negocio.
Nuestra plataforma te permitirá a ti y tus empleados tener toda la información que necesiten en una sola app. Todo centralizado. Además, podrás generar la nómina para pagar sueldos, calcular obligaciones y beneficios, así como generar reportes personalizados de forma automatizada.
Esto y más son los beneficios que ofrece nuestro software de gestión de recursos humanos, para mejorar la capacidad de tu empresa y convertirla en un éxito.
También puede interesarte: RRHH digital: por qué, cómo, y beneficios para tu empresa
Si tienes alguna duda o consulta sobre las nóminas electrónicas, no dudes en contactarnos a través de nuestro correo electrónico gd@gestiondirect.eu. Agenda tu demo personalizada con nosotros, nuestros profesionales te mostrarán cómo funcionan nuestras soluciones digitales, basándose en las necesidades de tu empresa. ¿Qué esperas? Son muchos los que están dando el gran paso, ¡no te quedes atrás!
