Aplicaciones de RPA en las empresas de hoy

El progreso de las empresas muchas veces se ve retrasado debido a que sus empleados pierden tiempo valioso dedicando sus esfuerzos en realizar procesos complejos de forma manual. Gracias a la Automatización Robótica de Procesos (RPA) las empresas pueden agilizar sus procesos estructurados y repetitivos. Si estás pensando en cómo agilizar la rutina de tu organización, acá te contaremos las aplicaciones de RPA en las empresas de hoy, ¡Vamos a ello!

¿Qué es RPA y cómo funciona?

La RPA o la Automatización Robótica de Procesos es una tecnología innovadora que consiste en agilizar los procesos manuales y repetitivos. A diferencia de los robots físicos, la RPA no necesita máquinas para llevar a cabo su trabajo, solo necesita los llamados robots de software.

Estos robots de software no realizan un trabajo físico, más bien, controlan los procesos digitales a través del Machine Learning. De esa forma, el robot observa las acciones humanas para llevar a cabo un proceso y las imita, creando así un proceso predictivo basado en operaciones rutinarias con reglas. Por ejemplo, rellenar formularios, mover archivos, extraer datos de documentos, automatizar procesos empresariales, etc.

El principal objetivo de la RPA es transferir los procesos humanos a los robots. De ese modo, la automatización robótica de los procesos se implementa como un producto totalmente independiente en un sistema que ya existe. Todo sin necesidad de pagar ajustes costosos en el software de tu empresa o cambios en la infraestructura informática.

 

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Aplicaciones de RPA en las empresas

La solución RPA, tal y como mencionamos anteriormente, se encarga de automatizar acciones manuales. Por ello, puede ser implementada en diversos sectores de las empresas y para una amplia gama de aplicaciones. 

Dependiendo de cuál sea el sector, la RPA puede ofrecer una gran ventaja competitiva e incluso ser indispensable para el éxito económico de la empresa. A continuación, te contaremos cuáles son algunos de los casos de uso más comunes de RPA en las empresas:

Aplicaciones de RPA

Servicio de atención al cliente

La atención al cliente es una de las áreas que más dolores de cabeza causa a los empleados y por ello, es uno de los que más potencial tiene para aplicar el sistema RPA. Gracias a este pueden ordenarse las consultas y ofrecer respuestas iniciales a los clientes de forma rápida y efectiva.

Por ejemplo, si un cliente hace una consulta directa al departamento de ventas, el sistema automatizado de RPA segrega esta consulta para que llegue directamente al departamento. Así, se pierde menos tiempo y se garantiza una respuesta rápida, brindada por la persona correcta.

Además, la RPA aplicada al departamento de atención al cliente no solo se encarga agilizar los procesos de respuestas a las consultas. También permite un fácil mantenimiento de los datos de los clientes y una verificación rápida de los documentos del área.

Contabilidad

El procesamiento de facturas y nóminas requiere de un gran trabajo manual que, de no ser gestionado a tiempo, puede haber pagos demorados e incorrectos, lo cual traería como consecuencia incomodidades por parte del destinatario.

La aplicación de RPA a esta área se puede ocupar de forma efectiva del procesamiento de datos, haciendo pagos sin demora. Como resultado, la experiencia general del cliente mejora y la empresa cobra mejor reputación.

La implementación de RPA en el área contable contribuye a la correcta gestión de facturas digitales, fácil cálculo de los datos de la nómina y la automatización de los procesos de notificación de transacciones.

Servicios financieros

El área financiera, igual que la contable, requiere de un gran esfuerzo humano y procesos manuales en los que los errores pueden ocurrir con mucha facilidad. La aplicación de RPA en el área financiera puede mejorar el departamento en los siguientes aspectos:

  • Mejora las relaciones con los proveedores de la empresa.
  • Identifica problemas de manera eficiente en los pagos de facturas y otros conceptos.
  • Administra de forma sencilla las solicitudes.
  • Mantiene las cuentas.
  • Automatiza el tratamiento de facturas entrantes y salientes.

Recursos Humanos

Es bien sabido que el área de recursos humanos tiene procesos rutinarios como es la creación de nuevas cuentas para los empleados, el alta en la base de datos y más. Los robots digitales de la RPA pueden encargarse perfectamente de recoger esta información, ordenarla y enviarla de forma automática.

Al tener integrado este sistema, se elimina totalmente la necesidad de crear copias en papel de los documentos al recibirlos, puesto que pueden ser tratados digitalmente. Para ser más específicos, la tecnología RPA agiliza los siguientes procesos del departamento de recursos humanos:

  • Establece una estructura para incorporaciones y despidos.
  • Actualiza de forma rápida la información de los empleados.
  • Prepara sin demoras ni complicaciones los contratos laborales.

Ventas y Marketing

El departamento de marketing y ventas es uno de los que más se beneficia de la automatización de procesos. Las campañas pueden ser repetidas sin esfuerzo manual, lo cual permite ajustar las estrategias basadas en análisis, mientras que la RPA ayuda a medir su efectividad.

Los canales de comunicación con los clientes cada vez son más, lo que hace de la comunicación efectiva a través de todos ellos una tarea complicada y agotadora a nivel humano. Pero gracias a la automatización de esta tarea significa una mejora importante en las comunicaciones con el público.

La implementación de RPA en el departamento de marketing y ventas de las empresas, además de mejorar las comunicaciones y la atención al cliente, agiliza otras tareas del área como:

  • Creación de informes de forma sencilla y rápida.
  • Rápida emisión de presupuestos.
  • Envío automático de boletines.

 

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Ventajas de usar RPA en empresas

Las ventajas de aplicar RPA en tu empresa son muchas y de largo alcance. Los robots de software logran mejoras significativas y medibles en áreas de tu negocio que van desde la satisfacción de cliente hasta la velocidad de los procesos, rentabilidad y precisión.

Aplicaciones de RPA

Empleados satisfechos

Cuando las tareas repetitivas y tediosas son asumidas por robots, la motivación de tus empleados aumenta significativamente. Esto es porque ahora pueden utilizar sus capacidades al máximo en actividades que los desafíen y tengan un valor añadido en cuanto a la interacción humana e inteligencia emocional.

Facilidad de uso

Ya que la automatización robótica de procesos emula el comportamiento humano en las interfaces de usuario, el departamento de tecnología no tiene por qué programar una interfaz adicional. Asimismo, los empleados tampoco necesitan conocimientos en programación, por lo que ellos mismos pueden automatizar los procesos.

Clientes satisfechos

Las capacidades que se adquieren durante la automatización permiten mejorar la calidad del área de servicio y, como resultado, los clientes siempre viven una experiencia satisfactoria. 

Esto es gracias a que el personal encargado de la atención al cliente responde con más dedicación a sus deseos y consultas, pues tienen más tiempo para un asesoramiento detallado.

Mejora del cumplimiento y seguridad

Para los robots de software, las reglas claras y definidas son clave para garantizar la calidad de su trabajo. La recopilación continua de datos aumenta su cumplimiento y así la empresa puede tener una amplia y detallada visión de la evolución del negocio.

Asimismo, la toma de decisiones también mejora, pues estaría apoyada en datos fiables, seleccionados previamente por los robots.

Procesos industriales optimizados

Como ya pudiste ver antes, los robots RPA son capaces de automatizar un gran número de tareas manuales. Como resultado, la calidad de los datos aumenta y las tareas que antes requerían demasiado trabajo manual son reducidas a mínimos esfuerzos y agilizadas.

Además, ya que la RPA es capaz combinarse con cualquier sistema sin complicaciones, los procesos ganan una eficiencia adicional que no se lograría con otros software de automatización.

Mayor eficiencia en los costes

Una de las más grandes ventajas que tiene la RPA es que puede implementarse con cualquier sistema sin necesidad de hacer costosas inversiones informáticas. 

Además, estos robots trabajan las 24  horas del día y los 365 días del año, por lo que las actividades repetitivas pueden completarse de una forma más rápida, ahorrando costos.

Para cerrar, la carga de trabajo que en la actualidad puede ser asumida por la RPA está destinada a revolucionar el modelo de trabajo de las empresas actuales. Gracias a este tipo de tecnología, el servicio a los clientes y la evolución de las distintas áreas de las compañías se ve incrementado para mejor, ¿qué esperas para implementarlo en tu negocio?

 

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