Para que una empresa pueda crecer de manera sólida y adecuada, necesita contar con herramientas adecuadas de planificación. Los planes de acción, en ese sentido, resultan una técnica popular para la gestión de proyectos que te ayudarán a delinear con exactitud cómo necesitas lograr tus objetivos. Saber cómo elaborar uno te será de utilidad para crear una estrategia empresarial eficaz, sin importar el cargo que tengas, ¿quieres aprender? Aquí te lo explicamos, ¡vamos a ello!
¿Qué es un plan de acción?
Un plan de acción es un documento que cumple la función de una hoja de ruta en la que recogerás los objetivos y metas que quieres alcanzar y, sobre todo, qué harás para lograrlo.
De la misma forma en la que hay distintas vías para llegar a un destino cuando vas de viaje, un proyecto puede tomar distintos caminos para alcanzar las metas, cumplir los objetivos y lograr los resultados esperados.
En ese sentido, los planes de acción deben quedar definidos por el qué, quiénes, cómo y cuándo del plan de negocio de tu empresa:
- Qué: los objetivos que persigues
- Quién: los responsables del cumplimiento de estos objetivos.
- Cómo: las acciones a realizar.
- Cuándo: los deadlines en los que deben lograrse los objetivos.
3 elementos que conforman el plan de acción
Para su buen funcionamiento, el plan de acción de la empresa debe estar conformado por 3 elementos esenciales:
1. Perfil de la empresa
Tu plan de acción debe indicar cómo es la empresa y a qué se dedica. En este apartado puedes incluir información de relevancia como los objetivos, la misión, la visión, la industria o sector al que se dedica, tamaño de la empresa, historia, los logros acumulados en el tiempo y su posicionamiento en el mercado.
Te recomendamos detallar muy bien la visión y misión para tener una visión precisa de lo que aspira la empresa y la justificación del plan de acción.
2. Valor para la comunidad
Este elemento del plan de acción está pensado para indicar todo aquello de valor que la empresa aporta a su entorno. Por ejemplo, si brinda apoyo a alguna comunidad o un grupo de personas que representan una minoría, si genera puestos de trabajo para las personas locales o si las operaciones de su negocio generan un impacto positivo a sus alrededores: genera empleo, atrae a turistas o grandes inversionistas.
3. Beneficios que se esperan obtener
Si una empresa está en proceso de crear un plan de acción, es porque está en la búsqueda de uno o más beneficios, los cuales pueden variar entre el mejoramiento de la imagen y reputación de la compañía, fortalecer las relaciones comerciales, incrementar sus beneficios económicos, convertirse en una empresa sostenible, etc.
Sin importar cuál sea el beneficio esperado, este debe indicarse en el plan de acción. De esa forma, nunca se perderá de vista la razón por la que se llevan a cabo las acciones o se planifican las estrategias.
¿Quiénes necesitan un plan de acción?
El plan de acción es una herramienta útil para cualquier persona que desee organizar un proceso de su empresa paso a paso. Al crear este tipo de plan, es importante que detalles con exactitud cuáles son las acciones que debes llevar a cabo para alcanzar los objetivos que te has propuesto.
Cuando elaboras tu propio plan de acción es seguro que ganas una gran ayuda en lo que respecta la organización de tareas pendientes, así como también puedes garantizar a ti y a tus colaboradores que se cuenta con toda la información y los recursos necesarios para alcanzar las metas planteadas.
Generalmente, los planes de acción son usados en el ámbito de la planificación estratégica, en donde debe definirse los objetivos a alcanzar en los próximos 3-5 años y en los que todos deben trabajar. Una vez tengas un plan estratégico estructurado, puedes echar mano del plan de acción para describir con detalle cómo pretendes alcanzar los objetivos.
Cuando lo haces, puedes brindar al equipo una visión más completa de lo que se espera conseguir y dar seguimiento a cada una de las tareas individuales que deben completarse con el fin de estar cada vez más cerca del objetivo general.
No obstante, los planes de acción no solo son usados en la planificación estratégica de las empresas. También puedes sacar provecho de ellos para alcanzar los objetivos de otras áreas. En la siguiente lista te mencionaremos otros planes de acción que puedes elaborar:
- Plan de acción de negocios.
- Plan de acciones correctivas.
- Plan de acción de proyecto.
- Plan de acción para el desarrollo personal.
- Plan de acción de ventas.
- Plan de acción de marketing.
Indiferentemente del tipo de plan de acción que quieras crear, es importante que siempre te asegures de hacerlo con un software de gestión de tareas. De ese modo, siempre podrás compartir y asignar las actividades a realizar, desarrollar tus cronogramas y dar seguimiento a las tareas pendientes y las finalizadas.
Además, en vez de ofrecer actualizaciones de estado manuales y entregables que no son del todo claros, gracias al plan de acción todo el equipo consulta una misma fuente de información para todo lo que deben hacer y alcanzar los objetivos establecidos.
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6 pasos para crear el plan de acción de la empresa
Ahora, en este apartado te explicaremos cuáles son los 6 pasos a seguir para crear un plan de acción eficaz que incremente la productividad y compromiso de tu equipo de trabajo para con la empresa:
1. Define un objetivo SMART
Cuando de establecer objetivos se trata, ser claro es lo único fundamental. Cuando hablamos de objetivos SMART nos referimos a metas que son S (Specific, Específicos), M (Measurable, Medibles), A (Achievable, Alcanzables), R (Realistic, Realistas), T (Time-bound, tiempo limitado).
En este sentido, con el método de los objetivos SMART puedes tener la tranquilidad de que, si tu objetivo cumple con estas características, significa que está claramente definido y puedes seguir aprovechando las ventajas que te ofrece esta técnica.
Vamos a ponerte un ejemplo, supongamos que quieres aumentar las ventas de tus productos estrella en un 45% a lo largo del próximo año para acumular suficiente presupuesto que ayude a lanzar nuevos productos.
Querer aumentar tus ventas, es el aspecto específico de tu objetivo; que sean de tus productos estrella, hace que sea alcanzable, pues es un número finito de cosas que debes evaluar; la meta de que aumente un 45% es el aspecto medible; establecer que sea a lo largo del próximo año es el tiempo límite en el que debe cumplirse y, finalmente, que sea para acumular presupuesto para lanzar nuevos productos es el aspecto realista.
2. Identifica las tareas
Ahora que tienes el objetivo claro y escrito, es momento de identificar los pasos a seguir para llegar a él. Enumera una por una las labores que tú y tu equipo deben completar hasta alcanzar los hitos hasta llegar al objetivo principal.
Aquí va un ejemplo:
Objetivo: escoger y comenzar a usar un nuevo software para gestión de trabajo en toda la empresa para finales del segundo semestre del año.
Tareas:
- Investigar varias opciones
- Solicitar precios
- Crear un plan de implementación.
- Programar capacitaciones por equipos de trabajo.
3. Asignación de recursos
Una vez delimites todas las tareas, llegó el momento de asignar recursos, los responsables de las tareas, el presupuesto del proyecto o el equipo necesario. Este es el momento para considerar todos estos aspectos: a quiénes asignarás ciertas tareas, la solicitud de presupuesto o investigación de las herramientas que serán las adecuadas para lo que quieres hacer.
En ocasiones, no puedes asignar los recursos sin antes dar inicio al plan de acción. Puede presentarse la posibilidad de que requieras financiamiento o necesites de la aprobación ejecutiva antes de comenzar con alguna tarea.
Si este es el caso, te recomendamos convertir la asignación de recursos en una tarea del plan para que puedas abordarla más tarde.
4. Priorizar las tareas
Cuando cada miembro del equipo conoce con certeza las prioridades, saben qué trabajo es el que hay que sacar primero y cuáles tareas pueden ser reprogramadas de ser necesario. Ningún plan de acción es definitivo ni estático, por ello, la mejor forma para empoderar al equipo es aclarar desde el principio cuáles tareas son de prioridad alta y cuáles tienen mayor flexibilidad.
Para que no existan dudas, te recomendamos organizar todas aquellas acciones que se realizarán por prioridad y en secuencia:
- Prioridad: desde las tareas más importantes a las menos importantes.
- Secuencia: orden en el que deben completarse las tareas para poder comenzar con las otras.
Una vez organices y des prioridad a las tareas, notarás que algunas dependen de otras para ser completadas, es decir, alguna tarea no puede ser comenzada hasta que no finalice la anterior.
Es importante que destaques cuáles son esas dependencias y considerar cuál es la secuencia que debe seguirse cuando haya que priorizar el trabajo. Al fin y al cabo, el objetivo es evitar que se creen cuellos de botella.
5. Definir los hitos y los plazos
Cuando el equipo sabe cuál es el propósito de su trabajo, significa que cuenta con el contexto para poder priorizar las tareas de forma eficaz y la motivación suficiente para hacer un buen trabajo. Todo miembro de equipo suele incrementar su motivación cuando sabe y entiende cómo su trabajo favorece el logro de los objetivos generales.
Entonces, para apoyar la participación de tu equipo desde el inicio, procura asignar una fecha límite a todas las acciones a realizar y define cuáles son los hitos. Esto te ayudará a señalar puntos específicos dentro del cronograma, así como identificar cuándo está completada una tarea o cuándo es momento de comenzar con la siguiente fase.
Recuerda, los hitos y fechas límite deben ser realistas, para así mantener a tu equipo enfocado y motivado, lo cual es esencial para la completación del proyecto a tiempo y con éxito.
6. Revisar y adaptar el plan de acción
¿Sabes lo que te convierte en un gran gerente de proyectos? Tu capacidad de mantenerte actualizado y adaptarte a los cambios. Resulta fundamental que constantemente supervises el progreso del equipo y modifiques el plan de acuerdo a lo que sea necesario, recuerda que no es lineal ni estático.
La mejor forma en la que puedes dar seguimiento a las tareas prioritarias o los deadlines potencialmente variables es con la ayuda de una herramienta dinámica, como un software de gestión de trabajo.
De ese modo, te será posible actualizar las tareas pendientes y las dependencias en tiempo real. Así puedes mantener a tu equipo alineado para seguir avanzando con éxito en tu plan de acción.
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5 consejos para implementar un plan de acción con éxito
Ahora que sabes cómo crear un plan de acción, es momento de aprender cómo implementarlo con éxito. Para ello, necesitas contar con las herramientas adecuadas y usarlas como se debe. Estos son nuestros 5 consejos claves para que tu plan de acción sea eficaz:
1. Utiliza un software de gestión de tareas
Centralizar todas las tareas y los cronogramas en una única fuente, de seguro optimizará tu plan de acción. Un software de gestión de tareas como Trello, Monday, Asana o ClickUp te resultará perfecto para llevar a cabo tu plan de acción.
Una herramienta como esta te permitirá hacer seguimiento de tus actividades pendientes, asignar responsables a las tareas, definir dependencias y conectarte con todo tu equipo en tiempo real o de forma asincrónica, siempre manteniendo las conversaciones activas y fluidas.
2. Crea o utiliza plantillas
Puedes crear tus propias plantillas o utilizar una que encuentres en internet para enumerar todas las acciones que necesites realizar para alcanzar tus objetivos. Te recomendamos incluir notas, estados, etiquetas y las prioridades de cada una de las tareas.
Si elaboras tu propia plantilla, procura que se adapte a todos tus proyectos y puedas utilizarla una y otra vez.
3. Establece alertas en tiempo real y asigna las dependencias
Verifica que todas las acciones que se deban realizar tengan establecidas una fecha límite y también que estén configuradas las dependencias que le corresponda a cada tarea, en caso de haberlas. De esa forma, el equipo sabrá, entonces, cuando puede comenzar a trabajar en una tarea y cuáles otras dependen de ella para seguir avanzando.
4. Marca como finalizadas tus tareas una vez las completes
Cuando completes acciones no olvides marcarlas como finalizadas. Además, verifica que los otros miembros del equipo tengan visibilidad en tiempo real de estas acciones, de ese modo el responsable del siguiente paso puede comenzar a trabajar en él lo más pronto posible.
5. Dedica un tiempo para hablar sobre las tareas retrasadas o pendientes
Ante cualquier problema o demora, siempre tómate un tiempo para hablar con tu equipo e identificar los posibles cuellos de botella y hallar soluciones que no descompongan el plan de acción ya encaminado mientras pueda evitarse.
Puedes hacerlo dejando notas directamente en el plan, como comentarios en tu herramienta de gestión, u organizar una reunión breve donde hables de estos problemas.
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Planifica el éxito de tu proyecto con un plan de acción estructurado. Trabaja alineado con tu equipo a través de una misma fuente de verdad y, recuerda, el plan de acción no es algo definitivo, puedes cambiarlo cuando lo amerite. Si quieres enterarte de más técnicas para agilizar el flujo de trabajo en tu empresa, suscríbete a nuestro blog en Gestion Direct donde constantemente subimos contenidos sobre las tendencias empresariales y te contamos cómo ser un mejor empresario cada día. Si tienes dudas pendientes o necesitas alguna asesoría, contáctanos a través de gestiondirect@gd.eu y te atenderemos con mucho gusto.
