Actualmente, la elección del software de contabilidad de tu empresa tiene una gran relevancia. Es importante que sepas que esta herramienta jugará un papel importante en el crecimiento de tu negocio. Por eso, en este artículo te brindaremos los consejos que más nadie sabe a la hora de escoger un buen software de contabilidad. ¡Sigue leyendo y no te pierdas los detalles!
¿Cómo ha sido la evolución de la gestión contable?
La gestión contable consiste en registrar, analizar y comunicar la información financiera de una organización. La evolución de este proceso ha estado marcado por los cambios tecnológicos, sociales y normativos del mundo de los negocios.
En sus orígenes, esta se basaba en el uso de documentos físicos como libros, facturas y recibos. Los cuales se almacenaban en archivos y se consultaban manualmente. La información obtenida se transmitía de forma oral o escrita, lo que implicaba un alto riesgo de errores, fraudes y demoras.
Con el desarrollo de la informática, la gestión contable se fue informatizando y automatizando. Esto permitió agilizar los procesos, reducir los costes y mejorar la calidad y seguridad de la información.
Los sistemas informáticos facilitaron el almacenamiento, la clasificación y el acceso a los datos contables, así como su integración con otras áreas de la organización. La información contable, entonces, pudo transmitirse electrónicamente, lo que amplió su alcance y utilidad.
Actualmente, la gestión contable se enfrenta a nuevos retos y oportunidades derivados de la globalización, la digitalización y la sostenibilidad. Ya que, debe adaptarse a las normas internacionales de contabilidad que buscan homogeneizar los criterios y las prácticas contables en el mundo.
Además, debe aprovechar las ventajas de las nuevas tecnologías, como el cloud computing, el big data o la inteligencia artificial. Todas ellas permiten optimizar los procesos, generar valor añadido y ofrecer servicios personalizados. Pero, también debe incorporar la responsabilidad social y ambiental como un elemento clave de la estrategia empresarial.
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¿Por qué es importante contar con un buen software de contabilidad?
Llevar la contabilidad de forma manual o con herramientas obsoletas puede ser una tarea tediosa, propensa a errores y poco eficiente. Por eso, contar con un buen software de contabilidad es una inversión que trae muchos beneficios para tu negocio. Por ejemplo:
Como ves, contar con un buen software de contabilidad es una ventaja competitiva para tu empresa. Esto gracias a que te permitirá mejorar tu gestión financiera, aumentar tu productividad y potenciar tu rentabilidad.
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5 consejos para elegir el mejor software de contabilidad online
Es importante que lleves un control de tus ingresos y gastos, así como cumplir con tus obligaciones fiscales. Para ello, necesitas contar con un software de contabilidad que te ayude a gestionar tu negocio de forma eficiente y sencilla. Aquí te damos algunos consejos que te pueden servir de orientación:
1. Define tus necesidades y objetivos.
Antes de elegir cualquier herramienta, determina las necesidades de su negocio. Identifica las tareas contables que realiza tu empresa y las funciones básicas que debe incluir tu software.
Además, de tener claro qué tipo de actividad haces, debes conocer qué régimen fiscal te corresponde, qué documentos necesitas emitir y recibir, qué información quieres obtener y qué nivel de automatización quieres alcanzar. Así podrás filtrar las opciones disponibles y elegir el software de contabilidad ideal para ti.
2. Compara las características y funcionalidades.
Una vez definas tus necesidades, compara lo que ofrecen los diferentes software de contabilidad del mercado. Ten en cuenta aspectos importantes como:
- La facilidad de uso.
- La seguridad.
- La integración con otros programas o aplicaciones.
- La personalización.
- El soporte técnico.
- El precio.
También deberás buscar opiniones y referencias de otros usuarios que hayan probado el software que te interesa. Comprueba si ofrece una versión de prueba gratuita.
3. Evalúa el rendimiento y la calidad.
Después de probar el software de contabilidad, evalúa si cumple con tus expectativas y si te ofrece los resultados que esperas. Para ello, puedes fijarte en indicadores como: la velocidad, la precisión, la fiabilidad, la actualización, la escalabilidad, la compatibilidad, etc.
Otro punto a evaluar son los servicios extra que ofrece. Por ejemplo, asesoramiento, formación, soporte técnico o software complementario. Tendrás que valorar si necesitas estos servicios y analizar su coste.
Recuerda que la mayoría de las empresas te ofrecen productos de prueba para que puedas conocerlos mejor y decidirte. Prueba varios para verificar que la herramienta es fácil de utilizar, intuitiva y que dispone de todo lo que necesitas.
4. Contar con un almacenamiento seguro de datos
No te puedes permitir que el programa guarde datos localmente. Es fundamental que el software pueda guardar copias de seguridad en la nube para evitar la pérdida de información si la computadora se daña o se infecta con un virus.
De esa manera te aseguras que toda la información de tu empresa se encuentra protegida y libre de cualquier pérdida o robo.
5. Elige el software de contabilidad que más te convenga.
Finalmente, después de haber seguido los consejos anteriores, podrás elegir el software de contabilidad que más te convenga. Tomando siempre en cuenta la relación calidad-precio y el valor añadido que te ofrece.
Recuerda que el software de contabilidad es una herramienta que debe facilitarte la gestión de tu negocio, no complicarla.
Por eso, es importante que elijas uno que se adapte a ti y no uno al que tú debas adaptarte. Sin embargo, tus necesidades pueden cambiar a medida que vayas creciendo, por lo que la herramienta software que selecciones también debería poder hacerlo.
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