¿Tienes ideas de la cantidad de pasos que implica gestionar contratos de la forma tradicional? ¿También tenías idea de que puedes ahorrártelos todos y simplificar esta tarea? Con la gestión de contratos puedes disfrutar de múltiples beneficios, además de la simplificación. ¿Quieres saber cuáles son y cómo disfrutar de ellos? ¡Quédate aquí y no te pierdas los detalles!
¿Qué es la gestión de contratos en España?
La gestión de contratos es el proceso que coordina todo el ciclo de vida del contrato. Esto incluye desde las solicitudes iniciales, cronogramas y fechas de pago hasta su vencimiento y su renovación.
Además, la gestión de contratos implica la administración de los aspectos legales, financieros y operativos de los acuerdos entre las partes. Así como también, implica el seguimiento del cumplimiento y el rendimiento de los contratos de manera óptima.
Por ende, se trata de una actividad esencial para cualquier organización que celebre contratos con proveedores, clientes, socios o empleados.
Dicho lo anterior, los contratos son documentos que establecen los derechos y obligaciones entre las partes. Así como las condiciones y penalizaciones en caso de incumplimiento. Y también, pueden contener cláusulas que regulen aspectos como la confidencialidad, la propiedad intelectual, la responsabilidad civil o la resolución de conflictos.
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¿Cuál es el objetivo de la gestión de contratos?
La gestión de contratos tiene como objetivo asegurar que estos se elaboren, negocien, aprueben, ejecuten y almacenen de segura y eficientemente. Además, tienen la tarea de minimizar los riesgos y maximizar los beneficios para la organización.
No obstante, la gestión de contratos también implica la comunicación constante con las partes contratantes y la resolución de problemas o disputas que puedan surgir. Ello sin dejar de lado la evaluación del desempeño y la satisfacción de los contratistas.
Además, es importante para las empresas porque les permite optimizar el valor de sus relaciones comerciales. Pero también ayuda a reducir los costes y riesgos asociados a los contratos, mejorar su rendimiento y la satisfacción de los clientes y proveedores, así como facilitar el cumplimiento normativo y legal.
En España la gestión de contratos se rige por el ordenamiento jurídico español. Este establece las normas generales y específicas para cada tipo de contrato. Siendo así debes tener en cuenta el marco normativo europeo, que armoniza algunos aspectos de la contratación pública y privada entre los Estados miembros.
Tipos de gestión de contratos
La gestión de contratos en España se puede clasificar en dos grandes categorías: del sector público y del sector privado.
- Gestión de contratos del sector público. Refiere a la actividad de preparar, adjudicar, efectuar, cumplir y extinguir de los contratos onerosos. En estos, al menos una de las partes es una persona jurídico-pública o una entidad del sector público.
- Gestión de contratos del sector privado. Hace referencia a la actividad de preparar, negociar, formalizar, ejecutar y extinguir de los contratos onerosos donde todas las partes son personas físicas o jurídicas privadas.
La gestión de contratos se trata de una actividad compleja y dinámica que requiere de conocimientos jurídicos, técnicos y administrativos. Siendo que implica también el uso de herramientas tecnológicas que faciliten y agilicen el proceso contractual.
En definitiva, es una función estratégica para cualquier organización que quiera optimizar sus recursos y mejorar sus relaciones contractuales.
¿Cómo se puede mejorar la gestión de contratos?
La gestión de contratos es clave para cualquier organización que quiera optimizar sus relaciones comerciales, reducir riesgos y aumentar su rentabilidad. Sin embargo, muchas veces este proceso se realiza de forma manual, dispersa y poco eficiente. Como resultado, ocurren errores, retrasos y conflictos.
Sabemos que no quieres que esto te pase. Por ello, te traemos los 5 consejos clave para alcanzar el éxito en la gestión de contratos:
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4 beneficios de la gestión de contratos
Ya te hemos dicho que la gestión de contratos tiene diversos beneficios que ofrecer a tu empresa. Pero, aún, no decimos cuáles son; míralos a continuación:
Etapas de la gestión de contratos
La gestión de contratos es un proceso que implica planificar, ejecutar y controlar las actividades relacionadas con la creación, modificación y finalización de los acuerdos entre dos o más partes. Este proceso se puede dividir en cuatro etapas principales:
Planificación
La primera etapa especifica los términos generales del contrato, incluidas las obligaciones y la duración. La planificación es fundamental porque guiará los próximos pasos.
Preparación
En esta etapa se definen los objetivos, requisitos, riesgos y criterios de éxito del contrato, así como las responsabilidades y roles de cada parte. También se identifican y analizan las fuentes de información, los proveedores potenciales y las alternativas disponibles.
Negociación
En esta etapa se establecen las condiciones, términos y cláusulas, buscando el equilibrio entre los intereses de ambas partes. Se utiliza la comunicación efectiva, persuasión y resolución de conflictos para lograr un acuerdo satisfactorio y beneficioso para todos.
Ejecución
En esta etapa se implementa el contrato según lo acordado. Realizando las acciones necesarias para cumplir con las obligaciones y expectativas de cada parte.
Se hace el seguimiento, la evaluación y el control del desempeño del contrato. Así como la gestión de los cambios, las incidencias y los imprevistos que puedan surgir.
Revisiones
Incluso los contratos bien planificados pueden revisarse dentro de sus plazos. Pudiéndose hacer adiciones y cambios a medida que se identifiquen las necesidades.
Cierre
En esta etapa se verifica el cumplimiento de todas las cláusulas y condiciones del contrato. Posteriormente, se entregan los productos o servicios acordados, se ejecutan los pagos correspondientes y se cierran las cuentas.
También, se recopila la información y la documentación generada durante el proceso. Para luego hacer una retroalimentación y una lección aprendida, y se liberan los recursos involucrados.
La gestión de contratos es una actividad clave para el éxito de cualquier proyecto o negocio, ya que permite optimizar los recursos, minimizar los riesgos, mejorar la calidad y satisfacer las necesidades de los clientes.
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Si deseas aprender mucho más sobre la gestión de contratos, sus beneficios y sus etapas, te animo a comunicarte con nosotros a través de nuestro correo electrónico gestiondirect@gd.eu.
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