Hace ya bastante tiempo que se oye hablar sobre la automatización de procesos en las empresas y los grandes beneficios que ofrece: desde el mero ahorro de gastos a la mejora de la productividad de los equipos. Sin embargo, el término “automatización” sigue siendo un poco abstracto para muchos. Por esa razón, te explicaremos mejor en qué consiste y cuáles son los tipos de automatización de procesos que puedes implementar en tu empresa, ¡Vamos a ello!
Existen tres tecnologías que conviene tener en cuenta y que te detallaremos en los siguientes apartados: macros, ITPA y RPA. Tres entornos distintos que procuran la evolución de esta tendencia hacia gestiones tan eficientes como inteligentes para las tareas cotidianas en las empresas.
La automatización de procesos: qué es y cuál su propósito
La automatización de procesos no es más que el uso de tecnologías para la agilización de las tareas o procesos rutinarios en una empresa donde existe la posibilidad de ceder las tareas manuales a la tecnología.
En este sentido, forma parte de los esfuerzos de la transformación digital por la forma en que contribuye con la minimización de costes, mejora de la eficiencia y optimización de los procesos empresariales.
Para comprender mejor cómo funciona la automatización de procesos, piensa en la contratación e incorporación de nuevos empleados. Aunque pueda parecer un proceso sencillo, implica múltiples tareas: búsquedas largas y extenuantes, completar formularios de información para empleados, organizar sesiones de entrevista e inducción, organizar capacitaciones, configurar las cuentas bancarias y mucho más.
Sin automatización, este proceso que, como ves, requiere de mucho, puede convertirse en un caos y resultar en un papeleo sin fin, causando insatisfacción en los empleados y, peor, disminuir la productividad. En ese sentido, es gracias a la automatización del proceso de incorporación lo que garantiza transiciones fluidas de una tarea a la siguiente, sin caos, involucrando solo a las personas necesarias y ofreciendo una vista detallada del estado del proceso.
El propósito de la automatización
Quizá parezca obvio, pero no está de más decirlo: el principal objetivo de la automatización de procesos en una empresa es procurar la mejora en el flujo de trabajo de la organización
Gracias a esta, es posible reducir significativamente los gastos, el desperdicio de tiempo que es empleado a cada tarea, así como también aumentar la productividad, minimizar al máximo las fallas y controlar, en tiempo real, todos y cada uno de los procesos comerciales.
Para ofrecerte una mejor comprensión: imagina el proceso para la solicitud de una compra. Realizado manualmente, el equipo de compras debe negociar con los proveedores por teléfono y correo electrónico, esperar respuestas, remitirlas al responsable de verificar y aprobar los presupuestos y localizar el centro de los costos, y muchas otras operaciones.
Ahora, piensa que todos estos procesos están concentrados en una misma plataforma y su sistema, automatizados. Por medio de formularios y pasos previamente definidos en la herramienta, todo lo que tiene que ver con el flujo de compra, desde la perspectiva de la empresa, puede ser estandarizado y llevarse al mundo online, incluyendo:
- La etapa de aprobación del presupuesto, con la que es suficiente con asignar a un responsable.
- Cotización generada automáticamente para los proveedores
- Evaluación de viabilidad técnica a través de reglas comerciales previamente establecidas.
- Negociación de los precios, basada igualmente en reglas.
- Aprobación
- Recibo de pago
- Contratación
Automatizar no es sinónimo de quedar fuera de tu control, cualquier empleado con acceso al sistema, o tú mismo, puede seguir el progreso de la tarea y actuar en consecuencia según los parámetros establecidos. Ello evitará errores y acelerará la ejecución de actividad y más.
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7 razones de por qué automatizar los procesos en tu empresa
Automatizar los procesos de tu empresa te ayudará a mejorar las relaciones tanto con tus empleados (que son quienes deben llevar a cabo las tareas) como con tus clientes, así como te puede ayudar a estandarizar tus procesos empresariales. Pero, si aún te preguntas por qué automatizar los procesos en tu empresa, acá te dejamos 7 razones:
- Minimizas costes, pues mejora la carga de trabajo del equipo y reduce la cantidad de recursos a usar.
- Se cometen menos errores, si tienes la oportunidad de reducir al mínimo los errores humanos y de comunicación, tómala. Esta es la oportunidad.
- Aumenta significativamente la velocidad de ejecución de las tareas, pues las empresas se mueven con mucha rapidez y se necesita reducir los tiempos.
- Posibilidad de conseguir informes de forma más rápida.
- Podrás hacer seguimiento a todas y cada una de las tareas automatizadas, pudiendo seguir a la vez la trazabilidad del proceso en cada una de sus etapas.
- Estarás al tanto de los resultados de la automatización en tiempo real.
- Fin de la acumulación de papeles, reduciendo los gastos tanto materiales como de impresión.
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3 tipos de automatización de procesos
Macros
Podemos decir de las macros que son una serie de funciones que hacen posible la automatización de algunas tareas repetitivas, procesos habituales o acciones complejas que requieran de mucho tiempo, ya sea que se integren en aplicaciones de negocios como las bases de datos u otros sistemas informáticos.
Para darte un ejemplo sencillo, las macros funcionan igual que un atajo de teclado o el botón de marcado rápido de tu móvil: cuando se aglutinan una secuencia de tareas o procesos, se ponen en marcha repetitivamente en cuanto se les dé la orden correspondiente.
De ese modo, se elimina la necesidad de que el operador humano conozca todas las tareas que deben realizarse para lograr un objetivo en específico, así como también puede ahorrarse el tiempo de ejecutar estas repetitivas tareas de forma manual.
De igual forma, en los campos más técnicos, el uso de macros permite disminuir considerablemente la barrera de conocimiento necesaria para trabajar con procesos complejos, permitiendo que cualquier profesional pueda, por ejemplo, analizar los datos sin tener información específica de la programación.
Ahora, ¿el lado no tan positivo? Las secuencias, para que funcionen, deben ser establecidas con anterioridad, pues son limitadas a procesos muy específicos y no aceptan variaciones o adaptaciones. Además, que, la intervención humana no queda descartada del todo, pues siempre se necesitará a alguien que le aporte la información a los macros y se asegure de su calidad, así como también deberá activar el botón correcto.
Automatización de procesos IT (ITPA)
La automatización de procesos IT, mejor conocida por sus siglas ITPA, es un tipo de automatización de procesos mucho más avanzada y madura en comparación con los macros, puesto que mejora la eficiencia en la reducción de trabajo manual, así como la medición y ejecución de tareas rutinarias.
En ese sentido, la ITPA se usa mayormente en los departamentos de informática y coordina perfectamente los distintos flujos de trabajo y procesos de carácter multifuncionales. Este tiene una mayor capacidad que los macros para efectuar automatizaciones integrales que integran diversas capas de tecnología: del backoffice al UX y la experiencia de los usuarios.
El tipo de automatización ITPA ofrece una visión coherente entre las diversas versiones de software que puedas tener y genera una estandarización entre todas las tecnologías de la empresa con protocolos específicos. Y, más importante: al haber una caída del servicio, esta automatización facilita un montón la resolución de los problemas.
Automatización Robótica de Procesos (RPA)
Por último, pero no menos importante, tenemos la automatización robótica de procesos o RPA, según sus siglas en inglés. Gracias a la Inteligencia Artificial puedes tener a tu disposición y la de tu empresa robots que se encargan automáticamente de tareas administrativas de cualquier índole. Claro está, siempre y cuando sean tareas 100% automatizables y no requieran de un pensamiento demasiado “creativo”.
Respecto al resto de las digitalizaciones, la RPA se diferencia por sus procesos productivos en los que su flexibilidad e integración con los flujos de trabajo resulta mucho más profunda. Visto desde afuera, pareciera que las tareas fuesen ejecutadas por un trabajador cualquiera, cuando, en realidad, se trata de un robot.
De cualquier forma, la RPA promete grandes cosas para las empresas: ahorro de costes, fiabilidad y eficiencia en los procesos fáciles de descomponer en reglas simples y gran volumen de transacciones. Asimismo, resultan una pieza clave en flujos de trabajo con grandes cargas de documentación, vulnerables ante los errores humanos.
Ahora bien, no todos los procesos RPA son iguales, desde luego. En algunos casos, los robots trabajan con datos estructurados y procesos basados en reglas, mientras que otros gestionan procesos no tan definidos apoyados en análisis de probabilidad. Este segundo caso integra la IA a su desarrollo, poniendo sobre la mesa un montón de nuevas posibilidades.
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Esperamos este resumen sobre los principales tipos de automatización de procesos te haya sido de ayuda. Como habrás podido ver, todos y cada uno han atravesado una gran evolución a través de los años hasta que hoy día podemos disfrutar de robots que se encargan de hacer las tareas de empleados. Aun en futuras funciones y ventajas, el objetivo será el mismo: facilitar los procesos, contribuir con la productividad y hacer crecer a las empresas a partir del impulso tecnológico.
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