Un componente vital para el bienestar de los empleados y la salud financiera de tu empresa es un sistema de gestión de nóminas eficiente. Si te preguntas, ¿cuáles son los métodos más efectivos para manejar esta tarea impecablemente y sin estrés? A continuación, te contamos los secretos mejor guardados. Sigue leyendo y no te pierdas de ningún detalle, ¡vamos!
¿Qué es la gestión de nómina?
El sistema de gestión de nóminas es el proceso de administrar los salarios de los empleados de una empresa o sociedad. También, es la gestión de todas las actividades relacionadas con sus obligaciones laborales.
Esta incluyen aspectos como la nómina, la seguridad social y las obligaciones fiscales. Esto lo convierten en los procedimientos más importantes en la administración de recursos humanos.
Para automatizar la gestión de los salarios, se utiliza un sistema de gestión de nóminas. Este recopila los datos del trabajador relativos a su empleo, asistencia, retrasos, deducciones e impuestos y cotizaciones sociales. Pero, también emite de forma periódica la orden de pago correspondiente.
La nómina, por su parte, se define como el comprobante que los trabajadores reciben mensualmente de la empresa. Siendo que representa el desglose de la cantidad económica que reciben a cambio de sus servicios.
Generalmente, este monto es transferido a sus cuentas bancarias. En resumen, la nómina es un documento legal que detalla por escrito el salario de los trabajadores.
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Elementos imprescindibles para un buen sistema de gestión de nóminas
El cálculo de las bases de cotización en una nómina puede presentar cierta complejidad para la administración de recursos humanos. Por esta razón, muchos empresarios optan por realizar cursos de sistema de gestión de nóminas y seguros sociales.
Es importante destacar que tanto las empresas como los trabajadores realizan sus contribuciones a la Seguridad Social y otras cotizaciones de manera diferenciada. En este sentido, en todas las nóminas, es necesario incluir los siguientes cálculos de manera obligatoria:
Base de cotización por contingencias comunes (BCCC)
Son las contingencias comunes en las cuales el trabajador no puede desempeñar su labor debido a motivos no relacionados con el trabajo. Dentro del sistema de gestión de nóminas se incluyen enfermedades no laborales o accidentes fuera del ámbito laboral.
Base de cotización por contingencias profesionales (BCCP)
Incluye el cómputo de las horas extraordinarias y abarca las contingencias relacionadas con accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. La administración de recursos humanos debe tener esa información de forma mensual o trimestral.
Base sujeta a la retención del IRPF
Los porcentajes de retención varían según distintos criterios, como el tipo de contrato, antigüedad y tipo de empresa.
Según la elección del sistema de gestión de nóminas, es recomendable considerar la posibilidad de adquirir una herramienta especializada. Una que realice los cálculos automáticamente, cumpliendo así con los requisitos legales de manera adecuada.
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3 enfoques para administrar nóminas de forma eficiente
La gestión adecuada de las nóminas no solo garantiza el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales. También contribuye a la satisfacción y retención del talento en el equipo. Esto debe ser garantizado por la administración de recursos humanos.
En este sentido, existen diferentes enfoques que las organizaciones pueden implementar para optimizar el sistema de gestión de nóminas:
Gestión de nómina interna
Crear un sistema de gestión de nóminas puede ser una tarea compleja, dado que involucra diversos cálculos, deducciones y compensaciones. La administración de recursos humanos, entonces, debe manejar:
- Seguridad Social
- Cálculos de impuestos
- Pago de beneficios
- Primas y bonos
- Horas extras
- Retenciones
- Horarios y tiempo de trabajo
- Tipo de contrato.
En este enfoque, la empresa se encarga internamente de realizar los pagos y todas las actividades relacionadas con la nómina.
Un sistema de gestión de nóminas tiene a un responsable que recopila los datos de los empleados desde las hojas de tiempo. Y, luego, introduce la información en un software especializado o en una hoja de Excel.
Por lo general, estas tareas son realizadas por administrativos o el gerente de recursos humanos. Por ello, es necesario contar con conocimientos en contabilidad, así como habilidades en el uso de computadoras y sistemas de nómina automatizados.
Subcontratación de nómina (Outsourcing)
Con este método, basta con emitir un cheque al final del mes y todas tus boletas de pago estarán listas. La gestión de la nómina y su carga laboral se transfieren a un experto en consultoría de contabilidad o recursos humanos.
Es un sistema de gestión de nóminas para enviar los datos de asistencia y ausencia de tus empleados cada mes. No requerirás personal competente y calificado para esta tarea, puesto que el proveedor se encarga de todo. Este incluye el aspecto legal, los pagos, las cotizaciones para la Seguridad Social, los impuestos, etc.
Gestión de nómina en la nube (Software SaaS)
La gestión de nómina en la nube, conocida como Software as a Service (SaaS), se refiere a programas informáticos alojados en la nube.
Este tipo de software permite a los usuarios interactuar con los datos a través de navegadores web, sin necesidad de instalarlo en los equipos o servidores de la empresa. Podemos considerar que este sistema de gestión de nóminas en línea combina características de la gestión interna y el outsourcing.
Revisa los puntos más importantes de cada enfoque aquí:
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