10 herramientas tecnológicas para gestionar mejor a tus equipos

En vista de los grandes cambios que ha tenido el mercado, las empresas han tenido que mejorar sus procesos a través de la tecnología y la automatización para sobrevivir. Tras mucho ensayo y error, descubrieron que la mejor forma de hacer frente a este gran reto es con herramientas tecnológicas empresariales. ¿Quieres saber más? En este nuevo artículo te ayudaremos a saber cuáles puedes implementar en tu empresa y cómo te beneficiarán, ¡Vamos!

Equipos digitales de alto rendimiento, la clave para una transformación digital exitosa

Es cierto que las herramientas son una parte importante en la transformación digital de tu empresa, pero, todo el éxito comienza con la creación de un buen equipo digital. El conjunto de todos los talentos reunidos y dirigidos correctamente, organizados en equipos multidisciplinarios de alto rendimiento, es el paso más crítico, pero seguro, para una digitalización exitosa.

El grupo de personas que elijas para formar parte de tu equipo es el que trabajará en el cambio desde el inicio, echando mano de múltiples herramientas tecnológicas que pongas a su alcance para agilizar los procesos antiguos y obsoletos.

Un buen equipo, capaz de hacer frente y superar los retos de la digitalización, tiene las siguientes características:

herramientas tecnológicas

  • Son adaptables, pues están preparados para adaptarse a entornos en constante cambio y reconfigurar sus planes, procesos y roles de acuerdo a lo que se necesite para alcanzar una mayor eficiencia y productividad.
  • Son innovadores, porque no tienen miedo a probar nuevas ideas ni experimentar, no le temen al fracaso.
  • Son ágiles, porque organizan su trabajo de acuerdo a metodologías y filosofías que les hace posible desarrollar e implementar soluciones, probarlas y corregirlas en tiempo récord.
  • Tienen un pensamiento prospectivo, gracias a que su mente siempre permanece abierta, mirando hacia el futuro. Las personas que forman parte de equipos así, deben estar dispuestos a abrazar el cambio y sacar lo mejor de él.
  • Son multidisciplinares, pues sus habilidades en sus campos de especialización destacan, pero aun así tienen conocimiento de otras áreas y son capaces de trabajar con equipos de las mismas capacidades.
  • Son competentes y digitalmente inteligentes, puesto que mantienen sus conocimientos actualizados, adquiriendo cada vez más, lo que les permite mejorar cada vez la calidad de su trabajo.
  • Asumen el rol de líderes digitales, ellos están dispuestos a llevar la empresa a la digitalización al mismo tiempo que evangelizan el cambio para otros equipos no digitales.
  • Son altamente colaborativos, ya que siempre están dispuestos a compartir sus conocimientos con otros equipos, así como a colaborar con ellos para lograr los objetivos que tienen en común.

Ahora que sabes esto, seguramente te preguntas, ¿cómo es posible gestionar un equipo así? Pues, para eso necesitas a las herramientas tecnológicas sobre las que te contaremos en los próximos apartados.

¿Qué son las herramientas tecnológicas?

Cuando escuchas el término “herramienta tecnológica”, ¿en qué piensas? ¿Herramientas digitales? ¿Herramientas adaptadas a la nueva realidad? Pues, nosotros te diremos que es cualquier software o hardware capaz de ayudar a las personas a realizar bien sus tareas. Y, cuando decimos “realizar bien” nos referimos a que hacen posible que se obtengan los resultados esperados, ahorrando tiempo y recursos personales y económicos.

Este tipo de herramientas han sido diseñadas con el propósito de facilitar el trabajo, permitiendo que los recursos aplicados intercambien la información y conocimientos suficientes fuera y dentro de las organizaciones. 

Actualmente, no existe ninguna empresa cuyos departamentos no requieran ni se beneficien del uso de herramientas de este tipo. Es una realidad adaptada a los nuevos cambios del mercado de la que hay que formar parte.

Asimismo, es importante mencionarte que una herramienta tecnológica puede tener distintos usos dependiendo del tipo que sea. Para darnos a entender, mencionaremos al Internet como ejemplo, esta herramienta de alcance masivo representa un gran entorno de comunicación digital.

 

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¿Realmente las herramientas TIC han mejorado la productividad de las empresas?

Los avances tecnológicos de las últimas décadas —los cuales han avanzado con mucha rapidez— han redefinido por completo el entorno de trabajo de las empresas pertenecientes a cualquier sector. Gracias a las herramientas TIC, las empresas han visto mejorada su productividad, así como ven otros cambios significativos que te mencionaremos a continuación:

Mejora en la eficiencia de los procesos

Uno de las cosas por las cuales las herramientas tecnológicas fueron recibidas tan bien es por su capacidad para simplificar los procesos y automatizar las tareas repetitivas e improductivas que eran llevadas a cabo todos los días. 

Además, de eso, logro hacer más rápidas y fluidas las comunicaciones, lo que permitió a los empleados concentrarse en las tareas más importantes y trabajar mano a mano con todo el equipo sin las antiguas complicaciones.

Más comunicación y colaboración

Gracias a la hiperconexión que existe en la actualidad, es posible tener una eficiente y más rápida comunicación dentro de la empresa y entre los distintos equipos que la conforman, mejorando enormemente la calidad de la colaboración interna.

Gracias a las herramientas tecnológicas, hoy día es posible que haya un gran  número de empleados conectados entre sí, sin importar su jerarquía, y que pueden colaborar, así como compartir información y mucho más.

Costes controlados

Con la simplificación y mejora de los procesos internos de la empresa, inevitablemente ocurre una reducción de los costes. No solo es esto, gracias a las tecnologías puedes tener un mejor control del dinero, pudiendo detectar problemas con mayor rapidez y actuar con efectividad en las áreas que resultan menos eficientes.

Aumento de la seguridad

La seguridad optimizada en todos los niveles de la empresa es clave para la productividad de las empresas y la tecnología resulta un gran aliado para mantener a ras todo lo que pueda representar una amenaza, no solo para la productividad, sino para continuidad de la misma empresa.

 

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10 herramientas tecnológicas para mejorar la gestión de tus equipos digitales

Todas las empresas son capaces de mejorar y evolucionar a partir de la implementación de herramientas tecnológicas, ¿quieres saber cuáles son las herramientas TIC más usadas? A continuación te las mencionamos:

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1. Sistemas de gestión ERP

Las siglas ERP corresponden a Enterprise Resource Planning, cuyo significado en español es Sistema de Gestión Empresarial. Esta herramienta tiene con propósito agrupar y organizar en un solo lugar todos los procesos y actividades principales de la empresa, así como sus recursos.

La premisa esencial de este tipo de software consiste en centralizar y unificar los datos procedentes de todas las áreas de tu empresa, evitando la duplicidad y agilizando los flujos y manejos de información gracias a la política de dato único.

Un sistema ERP combina las funcionalidades de distintos programas de gestión en uno solo, teniendo como centro una base de datos centralizada que le permite garantizar la unicidad e integridad de los datos a los que accede cada departamento. Así, se evita que tengan que ser introducidos en cada módulo o aplicación que los requiera.

A partir de que es posible integrar flujos de información de los distintos departamentos de la empresa, se facilita el seguimiento de las actividades que constituyen la cadena de valor de la compañía.

2. CRM (Customer Relationship Management)

El CRM es una herramienta capaz de optimizar las ventas de las organizaciones comerciales que la utilizan, puesto que proporciona todas las herramientas necesarias para que toda la información de los clientes esté unificada en un mismo lugar. Permitiendo tener una visión global de cada uno de ellos con el propósito de ofrecerles un servicio personalizado.

Con los sistemas CRM, las funciones de marketing y ventas pueden ser integradas sin problemas, facilitando la comunicación entre departamentos. También, es posible aumentar la productividad comercial de la organización en la medida que los datos claves para el negocio son almacenados en un mismo lugar y los usuarios pueden acceder a ellos rápidamente desde cualquier dispositivo o lugar.

Con respecto a los sistemas ERP, los CRM aportan una operativa diferente a las empresas, puesto que el foco principal en este caso son los siguientes, mientras que, en el otro, es el proceso comercial en su conjunto.

3. Herramientas de Business Intelligence – BI

La toma de decisiones es un proceso vital en todas las empresas, puesto que de estas depende cómo reaccionas ante situaciones imprevistas, a cuáles estrategias te apegas o cómo delimitas las tareas. Siendo así que, para tomar buenas decisiones es necesario cumplir con dos requisitos: disponer de buena información y tener capacidad de análisis.

Las herramientas tecnológicas enfocadas en el Business Intelligence te permitirán procesar, reportar y analizar información sin mayores complicaciones, puesto que su razón de ser es detectar las fallas presentes en las empresas con el fin de crear estrategias que permitan mejorar y ganar ventaja competitiva.

Esto es gracias a que recolectan los datos sobre las ventas y sobre cualquier cambio que se relacione con la empresa, llevando registros, además, de los gastos y los ingresos.

Es así, pues, como podemos concluir que las herramientas de BI están orientadas a la compresión de los problemas para tomar decisiones correspondientes al control operativo y de orden estratégico. 

Entonces, cabe destacar que lo verdaderamente importante de este tipo de herramienta tecnológica no es solo su capacidad para convertir datos en información relevante, sino también en el motor de la presentación que facilitará la comprensión dinámica de la información.

4. Tecnología Workflow o BPM

La Gestión de Procesos de Negocio o, en inglés, Business Process Management (BPM) resulta ser una disciplina de gestión conformada por tecnologías y metodologías cuyo objetivo es mejorar el desempeño y aumentar la optimización de los procesos de negocio de tu empresa a través del diseño de flujos de trabajo eficientes.

Resulta tener gran importancia, puesto que las empresas suelen enfrentar arduos procesos de rediseño operacional del negocio. Por ello, se convierte en una de las herramientas básicas para facilitar y agilizar los resultados positivos al tiempo que los plazos se acortan y los procesos son automatizados y simplificados.

Por su naturaleza, los sistemas BPM son complementarios a los sistemas ERP, ya que este segundo se ocupa en contemplar los procesos básicos de la cadena de valor, mientras el primero permite el diseño de cualquier procedimiento específico. 

De ese modo, no solo se asegura una correcta ejecución, sino también da lugar a la comunicación con otros sistemas o elementos tecnológicos. Gracias a que los sistemas BPM y los ERP pueden ser integrados, los procedimientos más complejos pueden ejecutarse controlada y eficientemente.

5. Comunicación

El canal de comunicación que utilicen tus empleados es determinante para su productividad. Los emails se convirtieron en la vía principal de comunicación de muchas empresas, pero ello no significa que sea la más eficaz. En ocasiones, una conversación que pudo resolverse en 1 minuto, toma varios envíos de correos electrónicos, demorando toda la productividad.

Por ello, es importante que conozcan cuáles son los canales más adecuados para que tu equipo use y se mantenga en comunicación fluida y rápida. Entre las soluciones más frecuentes encuentras las videollamadas, los software de mensajería instantánea, los chats, etc. Además de ser eficientes, son baratas.

Actualmente, puedes encontrar diversas herramientas o aplicaciones que facilitan la comunicación instantánea entre los miembros de tu empresa. Permitiéndote crear canales según los proyectos que estén en marcha, asignando miembros que resuelven sus dudas y llevan a cabo sus tareas de la manera más práctica.

6. Facturación electrónica

Tal y como lo dice su nombre, esta herramienta tiene como propósito facilitar el envío de facturas a sus destinatarios en formato electrónico por medios telemáticos, reemplazando así el documento físico en papel, sin que deje de tener la misma validez fiscal y jurídica. 

Esto es porque que se valida con una firma electrónica avanzada emitida por una autoridad de certificación reconocida por la agencia tributaria que corresponda. Gracias a la factura electrónica, muchas empresas pueden reducir enormemente sus gastos administrativos y reducen los plazos de envío, lo que al final influye de forma positiva en los plazos de cobro.

7. Software de gestión de documentos

En la actualidad, es de vital importancia que una empresa pueda acceder a sus documentos de forma ágil y eficaz. Normalmente, los documentos pueden encontrarse en distintos formatos, bien sea papeles, imágenes o archivos de computador; por ello, su accesibilidad no es tan práctica ni fiable como se quisiera.

Para eso están los software de gestión de documentos: para eliminar estas preocupaciones y recordarnos la enorme cantidad de tiempo que se emplea encontrando un documento entre un montón más.

Gracias a los sistemas de gestión documental, el tiempo invertido en este tipo de tarea se ven reducido significativamente. Además, significa una reducción de los costes importante y la oportunidad de emplearlo en otras tareas de mayor valor.

Un sistema de gestión documental gana interés cuando se implementa junto con sistemas ERP, puesto que permite establecer vínculos entre los registros y los datos en los documentos, mejorando la seguridad de acceso y, desde luego, ofreciendo la posibilidad de acceder de forma remota a toda tu información y en cualquier momento.

8. Aplicaciones móviles

Los teléfonos inteligentes son más que nuevos dispositivos en los cuales puedes instalar software que antes solo podías utilizar en un computador, si no también que son alternativas con las que puedes transformar tu negocio, creando con ellos nuevos procesos, servicios para clientes e, incluso, nuevos mercados.

Ese es el motivo por el cual hoy día se han desarrollado —y se seguirán desarrollando— aplicaciones móviles que abaraten los gastos de infraestructura física.

9. Sistemas de geolocalización

Este tipo de herramienta ofrece servicios para la optimización de rutas y control de visitas realizadas por flotas de vehículos o equipos de ventas de una empresa. Los datos obtenidos, reunidos en una base de datos, pueden mejorar la toma de decisiones de la empresa y la gestión de esta parte del equipo.

10. Gestión de proyectos

Muchas empresas funcionan con base en proyectos que tienen, además, a varios empleados implicados. Por esa razón, es importante contar con espacios comunes que faciliten su gestión y se eviten procesos paralelos que reduzcan la productividad y aumenten la dedicación de cada miembro.

Cualquier pyme que desee gestionar mejor sus proyectos y la información que cada uno conlleva deberá recurrir a soluciones tecnológicas que le permita crear varios a la vez y asignar miembros a cada uno. 

Así, cada parte involucrada puede hacer seguimiento del proyecto a través de un espacio común, añadiendo tareas, registrando los tiempos o marcarlas como finalizadas. Y así como estás, muchas más funciones están disponibles para personalizar lo más que se pueda el proyecto.

 

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